Подбор персонала: как организовать в компании

В хорошо работающей системе подбора персонала важно, чтобы она была именно системой, а не набором спонтанных действий разных людей. Иначе возникнет большая вероятность потерь из-за ошибок входящей оценки – новички не будут приживаться в компании. Элементы этой системы – привлечение, оценка, продажа вакансии, инструменты адаптации – должны быть связаны друг с другом единым набором регламентов и правил, которые закреплены в положении о подборе персонала. Только в этом случае можно говорить о выстроенном бизнес-процессе и планомерно улучшать его. В статье несколько шагов, которые помогут организовать систему подбора персонала в компании.

Скачайте образцы документов для работы:
	Бланк плана подбора персонала
	Образец положения о подборе персонала
	Памятка для проведения телефонного интервью

Как определить потребность в подборе персонала

Реализация технологии побора персонала начинается с определения потребности в нем. В идеале в компании должны быть планы подбора сотрудников на год. Хотя в последние несколько лет горизонты планирования во многих компаниях снижаются из-за большой неопределенности и непредсказуемых внешних обстоятельств. В связи с этим достаточно будет квартального или полугодового плана с четкими датами вывода сотрудников на работу.

С планом подбора персонала рекрутеры будут знать, какие ресурсы им понадобятся в каждый отрезок времени. В документе должны быть учтены перспективные вакансии в связи с заменой сотрудников, которые уходит в декрет, длительный отпуск или повышение, подбор новых людей на место уволившегося или вышедших на пенсию, набор персонала на новые объекты.

Образец плана подбора персонала найдете по ссылке

Образец положения о подборе персонала скачайте здесь

Есть разные способы для определения потребности в персонале. На итоговые цифры плана влияют стратегия развития компании, необходимость оптимизировать ресурсы, уровень продуктивности команд, объем выручки и капитализация. В зависимости от стадии развития компании она может в разное время привлекать больше персонала или делать упор на развитии текущих сотрудников и внутреннем рекрутинге. В любой ситуации понимание потребности в подборе персонала даст возможность расставить приоритеты, спланировать бюджет и построить стратегию привлечения кадров.

Обратите внимание! Базовая потребность в кадрах определяется по формуле: БП = ОП / В, где ОП – объем производства, а В – выработка на одного работающего.

Как выбрать методы подбора персонала

Функции подбора персонала, как правило, возлагают на руководителей подразделений и службу персонала. Определив потребность в персонале на разных участках работы и подразделениях, можно переходить к выбору методов. Основные – это массовый подбор персонала, executive search, хедхантинг, точечный подбор, дистанционный подбор.

Массовый подбор применяют в производственных подразделениях, кол-центрах, логистике, ритейле, в строительстве. Как правило, это поиск сотрудников на начальные позиции, которые требуют минимальной квалификации. Например, поиск продавцов, рабочих на конвейер, операторов на телефонах. Текучесть персонала на этих должностях высокая, поэтому массовый подбор персонала компании ведут постоянно. Для массового найма используют инструменты: чат-боты, прямой обзвон, поиск через рекламу в соцсетях и на объектах, объявления в поисковиках и в местах массового скопления людей.

Executive search – используют, когда нужно найти управленцев и редких специалистов с высоким уровнем квалификации. При подборе важно правильно оценить опыт, знания, навыки и личностные качества соискателя. Чтобы избежать ошибки подбора нужно правильно снять запрос у заказчика, сформулировать задачу и выбрать инструменты оценки: кейсы, тесты, рабочие задачи.

Хедхантинг – одна из разновидностей точечного подбора и предполагает выставление оффера сотруднику, который работает на аналогичной должности в другой компании. Как правило, таким поиском занимаются кадровые агентства по подбору персонала, которые специализируются на услугах по подбору персонала – внешние рекрутеры, которые хорошо знают рынок и обладают нужными компетенциями, чтобы мотивировать ценного кандидата сменить работу.

Обратите внимание! Последние несколько лет развивается дистанционный подбор персонала. Это связано с бурным развитием цифровых технологий и прошедшей пандемией. Оказалось, что такой вид рекрутинга имеет полезные особенности: быстрее проводится первичный отбор кандидатов, сокращается время на организацию собеседований, не нужно тратить время, чтобы добраться до локации и заранее бронировать переговорную. Таким образом можно охватить большее количество кандидатов за тот же промежуток времени. В итоге снижаются косвенные затраты на подбор персонала.

Как организовать рекламную кампанию, чтобы привлечь нужных кандидатов

В зависимости от категории искомых сотрудников, полезно использовать различные каналы привлечения кандидатов и миксовать их между собой. Есть высокобюджетные, например, кадровые агентства по подбору персонала, работные сайты и телевидение. Есть малобюджетные. О них подробнее.

Первый канал привлечения кандидатов– реферальные программы. Такую программу можно запустить среди действующих сотрудников и мотивировать их приводить в компанию родственников, друзей и знакомых нужной квалификации за вознаграждение. Для этого можно сделать мини-рассылку с просьбой помочь, либо сообщить по секрету сотруднику, который любит распространять инсайдерскую информацию.

Второй канал, который можно использовать в процессе подбора персонала – сайты с бесплатными объявлениями. На многих из них есть раздел работа. Для некоторых видов вакансий, это самый продуктивный ресурс. Аналогично работают газеты бесплатных объявлений и ими до сих пор пользуются многие. Такие издания часто дублирует свое содержание в интернет, поэтому целевая аудитория расширяется.

Совет   Хорошо решает задачи подбора персонала нетворкинг на мероприятиях. Посещайте выставки, конференции, семинары, дни открытых дверей, бизнес-клубы, образовательные, отраслевые или спортивные события. Сюда же можно включить ярмарки вакансий. Там точно удастся найти подходящих кандидатов.

Еще один канал привлечения кандидатов – сайт компании, на который массово заходят люди. Ресурс может содержать раздел вакансий, блог, новости, а также яркие баннеры и всплывающие окна по горячим вакансиям. Тоже самое корпоративный портал. На нем обычно публикуют информацию для сотрудников, которая хорошо работает на цели и задачи подбора персонала.

Четвертый эффективный канал подбора – работа с профильными учебными заведениями. Это могут быть вузы или средние специальные профессиональные колледжи и училища. В первую очередь полезно наладить контакт с кафедрами и отделами по трудоустройству выпускников. Так же хорошо работает проведение занятий на профильных потоках.

Как организовать входящую оценку

Предлагаем несколько работающих и эффективных способов отбора и подбора персонала в организации. Какие именно использовать зависит от конкретной задачи и имеющихся в компании ресурсов. Начнем с пре-скрининга – предварительной оценки соискателей по профессиональным навыкам. В этом специалист оценивает только рабочие умения, так называемые, твердые навыки. Если претендент в нужной степени не владеет этими навыками, дальнейшая работа с ним не имеет смысла. Это относится скорее к технически специальностям.

Далее можно провести телефонное интервью или видеоинтервью. Это первый личный контакт с кандидатом, цель которого составить впечатление о человеке и его коммуникативных реакциях: как строит предложения, насколько поставлена речь, нет ли слов-паразитов. На данном этапе также важно равноценно опросить кандидатов, чтобы отсеять тех, кто по каким-либо критериям не подходит. Видеоинтервью выигрышно тем, что в оценке задействован не только аудиальный канал восприятия, но и визуальный – оценщик видит облик, манеру держаться, стиль. Внешние факторы играют ключевую роль, если будущему сотруднику нужно будет работать с клиентами и в целом с людьми.

Памятку, как провести телефонное интервью, скачайте по ссылке

Следующий этап оценки в процессе подбора персонала – структурированное интервью. В сравнении с предыдущими этапами это более глубокий метод оценки при подборе персонала. Рекрутер встречается с кандидатом лично и более детально проходит по вакансии и навыкам специалиста. Интервью проходит по определенному алгоритму и позволяет последовательно выяснить важную для оценщика информацию: оценить уровень навыков, полученных на предыдущих местах работы, узнать, каковы были результаты работы. Важно выяснить ожидания специалиста от работы в команде: с какими бы людьми хотел работать, что важно в командной работе, хочет ли уделять время индивидуальной работе над личными проектами.

Популярный метод отбора и подбора персонала – тестовое задание дает возможность рекрутеру на практике увидеть, как кандидат выполняет работу. Чтобы получить максимально достоверные представления о навыках испытуемого, нужно подготовить для него понятное техзадание – описать проблему и сформулировать вопрос, поставить сроки, показать аналогичные примеры решенных задач и сформулировать желаемый эффект от решения этой проблемы. Важно, чтобы тестовое задание не было слишком объемным и не занимало у кандидата более получаса. Иначе он воспримет его как бесплатную работу, а рекрутер получит негатив.

Обратите внимание! Сейчас одним из самых продуктивных методов входящей оценки специалисты по подбору признают хакатон, хотя он требует больших временных затрат. Инструмент представляет собой одно или двухдневный практикум, на котором кандидаты разрабатывают, собирают воедино и в финале презентуют проекты по заданной теме. В ходе реальной групповой работы хорошо видно лидеров и тех, кто обладает лучшим потенциалом.

Как выработать систему оценки системы подбора персонала

Искусство подбора персонала заключается в балансе вложенных сил и полученного результата, а также в удовлетворенности всех участников процесса – заказчика, исполнителя и сотрудника. В разных компаниях по-разному оценивают успешность системы управления подбором персонала, но основные метрики используют практически все директора по персоналу. Иногда показатели не транслируют высшему руководству, а используют только для внутреннего анализа работы службы персонала.

Первая метрика – время найма. Это отрезок времени от получения заявки на подбор до выхода человека на работу или в некоторых случаях до принятия кандидатом оффера. Дальше в работу уже вступают другие процессы и специалисты. Эталонное значение показателя меняется в зависимости от привлекательности компании, условий работы, профессии, ситуации на рынке и может быть установлено от двух недель до полугода. Оценивая время найма, можно оценить качество системы подбора, продуктивность рекрутера и привлекательность ценностного предложения.

Вторая метрика – эффективность источников привлечения. Чтобы посчитать ее нужно вести статистику качества, количества откликов и затрат по каждому источнику. Для разных категорий персонала и в разных регионах каналы-лидеры могут существенно меняться. Где-то лучше работают специальные сайты, а где-то востребовано трудоустройство на объекте непосредственно в компании. Метрика помогает оптимизировать затраты на подбор

Третья метрика – стоимость подбора на одного сотрудника. Можно считать по категориям должностей. Сколько компания платит за то, чтобы пришел подходящий соискатель? Каковы расходы на рекламу, плата за доступ к базе резюме, гонорар кадрового агентства, заработная плата специалиста по подбору персонала – все это прямые расходы на подбор персонала. К косвенным относят любые расходы, которые связаны с подбором сотрудника, начиная с расходов по созданию вакансии и заканчивая потерями, которые несет компания, оплачивая труд новичка, которые еще не вышел на проектную мощность.

Четвертая важная метрика – доля уволившихся новичков в первые полгода – год. Эта метрика указывает на общее качество подбора, хотя и не на 100 процентов. Важно еще, как проходила адаптация и как организует процесс непосредственный руководитель. В первые месяцы работы компании приходится тратить на нового сотрудника много ресурсов, включая внимание наставников и помощь коллег.

Обратите внимание! Увольнения в первые месяцы работы дорого обходятся компании. Если человек уволился по собственному желанию, скорее всего реальная работа не соответствовала ожиданиям. Если увольнение произошло по инициативе работодателя, вероятно, выбрали не самого подходящего кандидата.