Система OKR – управление по целям

Расшифровка аббревиатуры OKR в переводе с английского языка – «цели и ключевые результаты». Методология дает возможность синхронизировать цели и фиксировать ориентиры, по которым удобно будет оценить результаты работы. Это помогает контролировать все процессы и корректировать действия команды в случае отклонений. Также результатом внедрения OKR-системы становится понимание всеми сотрудниками целей собственных усилий и результатов, которых от них ждет компания.

Таблица соответствия OKR-целей показателям

Пять основных принципов OKR методологии

Первый принцип – OKR-цели должны быть значимыми, вдохновляющими, при этом оставаться достижимыми. Значимость заключается в том, в качестве ключевых результатов берут такие, для выполнения которых нужно проявить дополнительные усилия или найти нестандартные решения. То есть, чтобы приблизиться к цели, всей команде нужно поработать на максимуме возможностей, выложиться по полной, применить нестандартные инструменты или даже дополнительно овладеть нужными навыками.

Второй принцип – цели и OKR-показатели должны быть измеримыми, обозначать проблематику и описывать ее в формулировках результата. Например, не «сделать хорошо работающую систему оценки на допуск новичка к работе», а «внедрить решение, в результате которого к работе с клиентами будут допущены только те, кто на 100% подготовлен».

Третий принцип OKR-методологии в том, что все цели должны быть связаны – от уровня компании до конкретных команд и между разными командами. Так цель отдела обучения «подготовить менеджера по продажам в процессе вводного обучения» связана с целью департамента продаж «обеспечить по результатам текущего года прирост продаж». Цели выставляют исходя из понимания зоны ответственности команды и ее ключевых фокусов.

Четвертый принцип OKR-управления по целям – это полная прозрачность и публичность. Каждый участник команды видит OKR любого подразделения компании, может прокомментировать цели, задать вопрос и высказать пожелания или сомнения. Точно так же все видят результаты работы в любой конкретный момент. И, наконец, пятый принцип, который часто считают спорным – OKR-цели не должны быть напрямую завязаны с материальную мотивацию. Иначе у сотрудников может возникнуть соблазн приписок, принижение возможностей, попытки занизить плановые цели, чтобы не пролететь мимо премии или бонуса.

Для каких команд подойдет OKR методология

Что такое OKR и в чем его прелесть становится понятно командам, «замученным» KPI. Разница OKR и KPI в том, что в первом случае команда сознательно двигается к выбранной цели, а во втором – участвует в «собачьих бегах», чтобы добиться не результата, а спущенных сверху цифр.

Поскольку команде предстоит самой ставить себе цели и двигаться к ним, всем участникам нужен высокий уровень самосознания, профессиональная зрелость и самостоятельность. А также каждый должен хорошо понимать смысл своей работы и ее место в общих целях бизнеса.

Сотрудники-винтики, которые работают «от и до» и ни шагу в сторону – здесь не подойдут. Вместе с тем команда должна быть сработанной и сплоченной. Ведь людям предстоит не просто решать спущенные сверху задачи, а формулировать их самостоятельно исходя из интересов бизнеса и понимания своей роли в нем. К примеру, «мы придумаем и сделаем продукт (услугу), который повысит узнаваемость, рейтинг и капитализацию компании».

Еще один важный момент – команда или подразделение внутри себя должны четко понимать, какие проблемы решат, когда внедрят управление по целям. Поэтому методология идеально заходит там, где сотрудники устали от хаотичных и взаимоисключающих целей, отсутствия внятного направления движения, размывания ответственности или других проблем управления. Когда OKR заработают, для людей это станет мощным мотивирующим фактором и драйвером успеха. Ведь тогда команда искренне загорится классной целью, а не продолжит выполнять формальные функции, смысла которых не понимает.

Обратите внимание! Методология OKR больше подходит для продуктовых команд, которые выполняют каждый свою часть работы для общего результата. И успех в этой части продукта зависит целиком и полностью от них. Например, общий результат – «работающий кафетерий льгот». Одна команда дает экономическое обоснование (ПЭО), другая – проводит маркетинговое исследование потребностей внутри целевой аудитории (МарHR), третья команда заключает договора с контрагентами и формулирует регламент работы.

Как сформулировать OKR-цели

OKR-методология про то, как сфокусироваться на важном, не размениваясь на второстепенные и часто не нужные действия. Скажем, отдел рекрутинга компании отвечает за стабильную и качественную входящую воронку. Цель – «увеличить долю целевых кандидатов во входящей воронке» вполне понятная. Ведь от сотрудников на фронте подбора зависит, какие каналы задействовать, как составить объявления и в целом, как на первоначальном этапе продать компанию соискателям. А вот цель «укомплектовать штатное расписание новичками, которые успешно пройдут испытательный срок» нечеткая и даже сомнительная: рекрутеры не занимаются собственно штатным расписанием и адаптацией новичков.

OKR-цели должны быть интуитивно понятными, лаконичными и хорошо запоминаться. Это позволит команде не отклоняться от направления движения и опять же не распылять свои усилия на ненужные действия. «Привлечь в компанию несколько десятков молодых талантливых креаторов и разработчиков» – запоминается и мотивирует. «Улучшить качество входящей воронки на технические позиции» – не очень понятно и не очень мотивирует. И еще – цель нужно поставить так, чтобы в конце краткосрочного периода можно было «пощупать» результат и сказать «мы молодцы»!

Цель «стать лидером на мировом рынке через полгода» довольно призрачна и вряд ли через несколько месяцев у команды будет возможность порадоваться результату. А вот формулировка «через полгода попасть в топ-20 любимых продуктов (услуг, фильмов, компаний) целевой аудитории» – достижимо, амбициозно и вдохновляюще. При этом цель должна быть понятна всем: гендиру, тимлиду, координатору и всем исполнителям.

Совет. Начинать формулирование лучше с целей компании и спускаться ниже на уровень отдела, команды, сотрудника. Формулировать просто и понятно. Примеры OKR: «увеличить удовлетворенность персонала», «повысить регулярную выручку», «разогнать производительность системы», «сократить количество ошибок подбора».

Как отследить успех или неуспех команды с OKR-методологией

Так как в OKR-методологии не предусмотрена установка цифровых показателей, оценивать то, достигнута или не достигнута цель нужно по-другому. Для оценки можно взять, к примеру, шкалу от 0 до 1. По ней можно будет понять, достигла ли команда ключевого результата, приближается к нему или сработать как надо не удалось.

Например, показатель 0,3 означает, что команда очень и очень далека от поставленных целей. Показатель 0,6 показывает, что коллектив хоть еще и не достиг цени, но достаточно значительно продвинулся к ней. А если выпала 1 – команда достигла своей значимой и вдохновляющей цели.

Обратите внимание! OKR-целей не должно быть много – в один отчетный период достаточно две-три на одну команду. Если их будет больше, команда может потерять фокус на главное и заниматься всем понемногу. В результате – размытые цели и размытый результат.

Чем система OKR отличается от других способов ставить цели

Методология OKR сравнительно недавно получила широкую популярность по сравнению с другими системами целеполагания – KPI и SMART-целями. В разных ситуациях и в разных коллективах каждая из них может быть эффективной, хотя они отличаются.

Первое сравнение – OKR и KPI. Эти системы часто путают, поэтому возникают неточности и ошибки в процессе постановки целей. Ключевые показатели эффективности предполагают, что будет установлена измеримая, оцифрованная форма результата для планируемого проекта или рабочего процесса существующего проекта или процесса. Причем этот результат должен повторяться: «выполнять не менее 95% плана ежемесячно» или «отработать 350 заявок в неделю». В OKR по-другому – каждый раз устанавливается новая цель.

Или еще один пример: отдел обучения работает над повышением продуктивности команды по охвату региональных филиалов и партнерских офисов. Задача выполняется, но непонятно, когда ее можно считать выполненной. KPI-систем помогает решить вопрос: можно установить ключевой показатель производительности на уровне 100 прошедших обучение сотрудников в месяц.

Со SMART-целями по-другому. Аббревиатура расшифровывается как цель «конкретная, измеримая, достижимая, релевантная и ограниченная по времени». При установке целей с помощью этой системы нужно выполнить все перечисленные условия, чтобы убедиться, что команда идет к успеху. Пример SMART-цели. Ежемесячное обучение 100 сотрудников, чтобы повысить их продуктивность с помощью освоения специалистами новейшей автоматизированной системы.

Скачайте таблицу соответствие OKR целей OKR-ключевым показателям по ссылке