Автоматизация оценки персонала

Оценка лежит в основе любого процесса управления персоналом компании – на этапе подбора, адаптации, карьерного развития и мотивации. Большинство управленческих решений принимаются с опорой на результаты оценки компетенций или результатов работы. Это большой пласт HR-работы, который требует объемных человеческих, временных и финансовых ресурсов. Оптимизировать процесс поможет переход на автоматизированную оценку персонала. В статье о том, как подготовить проект автоматизации и на какие программы обратить внимание.

Подробнее о видах и методах оценки персонала в компании читайте в статье

Таблица программ для автоматизации оценки персонала

Как понять, что пора начинать автоматизацию оценки

По опыту компаний, которые уже распробовали и используют автоматизацию оценки персонала и цифровизацию, можно сказать – процесс устранения рутины и ручного труда, как правило, начинают с кадрового делопроизводства и подбора. И только потом приступают к процессам обучения и оценки. Но, конечно, такая последовательность не единственно возможна и вовсе не обязательна.

Понять, что пора начинать автоматизацию процесса оценки можно по нескольким факторам. Первый заключается в том, что можно констатировать: в каждом подразделении и у каждого наставника свой подход к оценке подопечных, своя периодичность и набор критериев. В результате очень трудно в случае надобности найти историю оценки по сотруднику, а если она и найдется – невозможно точно интерпретировать результаты.

Второй фактор, указывающий на необходимость проводить автоматизацию оценки персонала – открытие, что часть сотрудников после испытательного срока больше не проходили оценку вовсе. И вообще трудно разобраться, кого оценивали, а кого пропустили. При этом сами сотрудники настороженно относятся к любой оценке, потому что процесс непрозрачен и люди не понимают, в чем ее суть.

И еще один, очевидно, главный критерий – HR и руководители не видят всей картины по проведенным оценкам и не доверяют результатам.

Обратите внимание! Автоматизация оценки незаменима и в других случаях. Например, часть сотрудников несколько месяцев работали на одних должностях, а к концу года перешли на другие позиции с другими целями и критериями успешности – движение по карьерной лестнице, внутренние ротации и замещения. В год таких процедур может набраться достаточно много. При этом учесть, проконтролировать и оценить это вручную очень сложно – автоматизация позволит решить задачу. Система сама отслеживает, что человек переместился. И тогда ему может быть назначена внеплановая оценка с учетом новых требований.

Какие операции автоматизировать

Если говорить в целом, «большими мазками» – полезно автоматизировать непосредственно процедуры оценки и рутинные операции. Далее список можно детализировать.

Лучше всего платформы и автоматизированные системы оценки персонала помогают упорядочить оповещение участников об активностях и контроле, согласование этапов процедур, мониторинг статуса оценки, документооборот по процедурам оценки, совмещение разных типов и маршрутов оценки и сбор итоговых данных. Хорошо настроенная платформа обучения позволяет избавиться от вороха бумаг или файлов с электронными таблицами. Вместо них пользователь получает единый понятный процесс, который легко запустить и контролировать.

Рассмотрим для примера операции, которые выиграют от процесса автоматизации.

Первая – настройка загрузки показателей. Цель – наладить внесение плановых и фактических показателей и наладить их сопоставление. Их могут вносить руководитель, HR, который отвечает за оценку или сам сотрудник. Внутри компании для разных подразделений могут работать разные способы.

Автоматизированный процесс выглядит так, что вносить ничего не нужно – фактическая информация выгружается из внешних систем. Это может быть CRM, автоматизированная банковская система, ERP. Дальше уже система сравнивает план-факт, сочетает оценку по KPI и оценку по целям, получает показатели для итоговых бонусов. Вторая операция – подведение итогов оценки, которые влияют на вознаграждения. Есть варианты, как это делать – с помощью интегральных показателей и нормирования. Формулу расчета заносят в систему и показатели будут рассчитываться автоматически.

Обратите внимание! Хорошо поддаются автоматизации операции непосредственно по тестированию остаточных знаний после прошедшего обучения и составление всевозможных рейтингов сотрудников на основании многофакторной оценки знаний, умений и достижений.

Какие проблемы автоматизации оценки персонала учесть

Автоматизировать оценку персонала один раз и навсегда невозможно – раз в квартал или может реже придется вносить изменения в алгоритмы, согласно стратегии управления человеческими ресурсами и опираясь на актуальный функционал должностей. Даже в ходе одной оценки иногда приходится менять настройки и перенастраивать процессы. Поэтому на этапе создания или покупки корпоративной системы нужно предусмотреть техническую возможность быстро вносить необходимые изменения – программа должна быть гибкой и давать возможность перенастраивать уведомления, KPI, количество целей, критерии.

Важно заранее обговорить с разработчиками проблему совместимости системы оценки с другим корпоративным программным обеспечением. Для этого HR, который курирует создание или приобретение автоматизированной системы оценки, должен работать в тесном контакте с IT-специалистами. Они помогут службе персонала интегрировать в разработку внутренние и внешние системы, проверят, корректно ли загружаются и выгружаются данные, обеспечат технические характеристики оборудования, которое сможет выдержать необходимые нагрузки.

Список программ для автоматизации оценки персонала скачайте здесь

Совет. Хорошо поддается автоматизации популярный инструмент оценки персонала 360 градусов. У этого многомерного метода много элементов, которые трудно обработать вручную. Ведь в оценке принимают участие как минимум четыре стороны: руководитель, коллеги, подчиненные и сам сотрудник. Иногда, вместо подчиненных – заказчики, клиенты, партнеры.