Чат-бот для HR-процессов – программа, которая имитирует общение HR-специалиста с сотрудником в формате мессенджеров и автоматизированных систем. Функционал виртуальных помощников зависит от конкретных HR-задач – в целом упрощает выполнение рутинных задач, персонифицирует общение и структурирует информацию о сотрудниках. В статье несколько задач, которые удобнее решать с привлечением корпоративного чат-бота службы персонала.
Какие цифровые компетенции нужны современному HR-специалисту, читайте в статье
|
Содержание
Задача 1. Организовать первичный входящий отбор кандидатов Задача 2. Организовать пребординг и онбординг новичков Задача 3. Наладить HR-сервис, поддержку и информирование |
|
Памятка «Обзор популярных чат-ботов» |
Задача 1. Организовать первичный входящий отбор кандидатов
Главное преимущество HR чат-бота для подбора персонала в том, что он умеет собирать информацию о релевантных кандидатах и проводить предварительный отбор. Правильно настроенный виртуальный помощник способен оперативно обработать отклики с работных сайтов и любых рекрутинговых платформ, а также полноценно общается с кандидатом посредством переписки или голосовых сообщений.
Кроме того, HR чат-бот может обратиться к соискателям из загруженной в систему базы контактов и предложить им откликнуться на вакансию. Это как рассылка, но с понятным диалогом и ответами на вопросы потенциального соискателя. Тоже самое программа проделает с отобранными по первичным признакам кандидатами: задаст нужные вопросы, выгрузит ответы в CRM-систему, договорится о встрече или личном звонке рекрутера.
Когда специалист по подбору одобрит претендента в ходе телефонного разговора, бот пригласит его на очное или онлайн собеседование. Автоматизация первичной входящей оценки с помощью чат-бота разгрузит сотрудников отдела подбора и сократит издержки компании – время найма может снизиться с нескольких недель до нескольких дней.
Возможности чат-бота в рекрутинге
| Действие | Описание |
|
Информирует потенциального кандидата о вакансии |
Отвечает на стандартные вопросы о вакансии, собирает информацию о готовности специалиста рассмотреть предложение |
|
Подбирает подходящую вакансию |
Опрашивает респондента и предлагает ему позицию, которая точнее всего подходит под формальные признаки |
|
Проводит сбор анкетных данных |
Действует по прописанному шаблону, составляя краткое резюме и отсеивает неподходящих кандидатов |
|
Оценивает кандидатов по формальным признакам и ответам на вопросы |
Проводит тестирование или опрос |
Задача 2. Организовать пребординг и онбординг новичков
Чат-боты для адаптации сотрудников в запрограммированном режиме общаются с работниками и взаимодействуют с любыми платформами для адаптации и вводного обучения новичков. В частности, программа виртуального помощника участвует в оформлении документов новым сотрудникам, разъясняет политику и правила компании в формате гайдов, предлагает изучить рабочие инструкции и проводит другие процедуры в рамках пребординга.
Чат-бот может предложить новичку сформировать круг общения, исходя из выполняемых задач по должности, расскажет об интересных корпоративных событиях, познакомит с основными вехами истории компании и предложит развлекательно-познавательный контент.
Возможности чат-бота в адаптации персонала
| Этап | Описание |
|
Информирование финального кандидата |
Доносит до кандидата дату выхода на работу и место оформления, напоминает о необходимых документах и анкетах |
|
Согласует адаптационные мероприятия |
Чат-бот спросит и согласует сроки и проконтролирует факт выполненного мероприятия: создание учетной записи, встречу с секретарем, окончание адаптационного периода |
|
Расскажет о работе офиса |
Ответит на вопросы по работе в офисе – правила, места обедов, туалеты, комнаты отдыха |
|
Организует вводные тренинги |
Проведет автоматизированные тренинги по охране труда и пожарной безопасности с последующим тестированием |
|
Планирует адаптацию и контролирует факт исполнения |
Чат-бот опросит руководителя и составит план адаптации, согласует его с ответственными лицами и специалистом, обеспечит контроль выполнения |
|
Контролирует стресс во время адаптации |
Способен регулярно оценивать уровень напряженности и контролировать ситуацию с сотрудником посредством опросов и технологии распознавания эмоций по голосу |
|
Координирует наставничество |
Дает возможность прикрепить сотрудника к нескольким наставникам или коучам по специализации |
Задача 3. Наладить HR-сервис, поддержку и информирование
С помощью одного HR чат-бота можно организовать полноценный центр поддержки персонала, в который каждый может обратиться в любой момент в случае необходимости. Программа поможет сотрудникам получить доступ к нужной информации и ответит на часто задаваемые и рутинные вопросы. В результате вместо того, чтобы идти в отдел кадров, дозваниваться до должностного лица или ждать ответ на свое письмо по электронной почте, сотрудник сразу же получит ответ на свой вопрос в режиме онлайн.
Чат-бот способен собрать жалобы, отзывы и предложения по работе компании и сервисных подразделений, чтобы оперативно устранять проблемы и оптимизировать процессы и повышать производительность. Так, к примеру, с помощью чат-бота можно автоматизировать заказ канцелярских товаров, оформление пропусков, командировок, заказ билетов и технической поддержки.
Возможности чат-бота для функций сервиса
| Этап | Описание |
|
Принимает информацию и отвечает на популярные вопросы |
Об оставшихся днях отпуска, болезни или опоздании на работу, отпуске, переносе смены, дополнительной нагрузке |
|
Рассказывает о наличии внутренних вакансий |
Оповещает сотрудников об открытии вакансии внутри компании и собирает заявки от кандидатов |
|
Проводит общее информирование |
Чат-бот выдает запрограммированную общую информацию об офисе – рабочие места, этаж, телефон сотрудника, открытие новых объектов, сервисов и служб |
|
Развлекает |
Чат-бот проведет квест для сотрудников или поможет сделать ставки на внутреннем тотализаторе |
|
Управляет эффективностью |
Вносит в режиме онлайн данные по выполнению планов, закрытию проектов, формированию рабочих групп. Так же согласует встречи и напоминает про дедлайны |
|
Проводит пульс-опросы |
Проводит регулярные короткие опросы сотрудников, чтобы оценить уровень удовлетворенности, вовлеченности и узнать мнения по какому-то вопросу |
|
Обратите внимание! Одна из традиционных и самых рутинных задач службы персонала – оформление документов: прием заявок, оформление справок, уведомлений. Это длительная, утомительная и неизбежная часть работы, которую можно упростить с помощью чат-бота для процессов. Например, использовать приложение для подачи заявок на справки и выписки. Выглядеть диалог бота с сотрудником может так: «Я хочу оформить служебное задание для командировки». Ответ бота: «Пожалуйста, введите свои имя, фамилию и отчество, а также напишите, когда и куда направляетесь». Реплика сотрудника: «Касатонов Иван Евграфович, Челябинск, 1 февраля». Далее нужный документ формируется автоматически. |
Задача 4. Провести опрос увольняющихся сотрудников
Службе персонала полезно собирать и анализировать информацию о том, почему увольняются сотрудники. Это поможет получить данные, на основе которых можно организовать постоянные улучшения. При этом большинство сотрудников скрывают правду и не хотят раскрывать причины, которые побудили уволиться. В процессе выходных интервью мало кто бывает откровенным. Люди неохотно рассказывают о личных проблемах или конфликтах. Чат-бот для сотрудников компании убирает неловкость и гарантирует сотрудникам анонимность – в результате сотрудник может дать более честные ответы на важные вопросы.
Еще один плюс бота для выходных интервью – возможность одновременно опросить несколько сотен увольняющихся в разных регионах. HR-специалисты вручную, как правило, успевают провести интервью на выходе только с ключевыми сотрудниками.
|
|
Обратите внимание! Скорость – важный показатель чат-ботов. Если, к примеру, компания сферы ритейла с сотней объектов в месяц прощается со 120–150 сотрудниками по разным причинам. Живое интервью по 10 минут с каждым займет слишком много рабочего времени HR-ов. Тогда как бот справится с задачей за минуту, а результаты опроса будут обновляться в реальном времени. Для блестящего результата нужно только правильно составить вопросы и распределить их по группам. |
Задача 5. Структурировать процесс обучения
Чат бот для обучения сотрудников может разрабатывать индивидуальные планы обучения и развития для каждого сотрудника или для отдельных категорий. Он включает машинное обучение, искусственный интеллект и обработку естественного языка. Чат-бот помогает сотрудникам отслеживать свои цели и соответствовать требованиям компании. Программа предлагает обучающий контент, литературу или курсы по определенным компетенциям.
Чат-бот может провести экспресс-тестирование после пройденного обучения, презентовать результаты сотруднику и предложить дополнительные развивающие активности в зависимости от результатов оценки остаточных знаний. И главное: внедрение обучающих программ с чат-ботами сделало обучение по-настоящему мобильным и персонифицированным – сотрудник имеет возможность учиться там и тогда, когда ему удобно. При этом все материалы, тесты, лекции и видео хранятся в смартфоне.
Обзор популярных HR чат-ботов для решения задач скачайте здесь
|
|
Совет. Сотрудники позитивно воспримут дружелюбный тон обучающего чат-бота. Программируя диалоги при разработке чат-ботов, нужно постараться избежать тяжелого слога и сложных речевых конструкций. Лучше прописать короткие и простые фразы: «Привет! Предлагаю посмотреть видео, чтобы прокачать soft skills». После того, как работник посмотрит видео и сообщит об этом, бот попросит ответить на вопросы. Например, так: «Пожалуйста, ответь на несколько вопросов, которые касаются этого видео. Вопрос 1: Когда вы работаете с клиентом, нужно ли удерживать зрительный контакт? Ответьте «Да» или «Нет». |
