Чат-бот – это программа с искусственным интеллектом или без него, которая 24/7 имитирует общение HR-специалиста с кандидатами или сотрудниками в формате сообщений через корпоративный мессенджер, веб-сайт или мобильное приложение. Преимущество работы с чат-ботом в том, что он помогает решать задачи быстрее и с большим охватом аудитории. В статье – подробнее о HR-задачах, которые удобнее решать через чат-боты.
|
Памятка «Инструменты автоматизации и цифровизации подбора персонала»
Памятка «Подборка популярных чат-ботов для текстового общения с кандидатами и сотрудниками»
Таблица программ для автоматизации подбора персонала
Таблица цифровых компетенций, которые нужны HR-специалистам в текущем году |
Задача 1. Входящая оценка кандидатов через чат бот
Главное преимущество HR чат-бота для подбора персонала в том, что он умеет собирать информацию о релевантных кандидатах и проводить предварительный отбор. Правильно настроенный виртуальный помощник менеджера по персоналу способен оперативно обработать отклики с работных сайтов и любых рекрутинговых платформ, а также полноценно общается с кандидатом посредством переписки или голосовых сообщений.
Кроме того, HR чат-бот может обратиться к соискателям из загруженной в систему базы контактов и предложить им откликнуться на вакансию. Это как рассылка, но с понятным диалогом и ответами на вопросы потенциального соискателя.
То же самое программа проделает с отобранными по первичным признакам кандидатами:
-
задаст нужные вопросы;
-
выгрузит ответы в CRM-систему;
-
договорится о встрече или личном звонке рекрутера.
Когда специалист по подбору одобрит претендента в ходе телефонного собеседования, бот пригласит его на очное или онлайн собеседование. Автоматизация первичной входящей оценки с помощью чат-бота разгрузит сотрудников отдела подбора и сократит издержки компании – время найма может снизиться с нескольких недель до нескольких дней.
Возможности работы с чат-ботом для сотрудников
| Действие | Описание |
|
Информирование потенциального кандидата о вакансии |
Отвечает на стандартные вопросы о вакансии, собирает информацию о готовности специалиста рассмотреть предложение |
|
Подбор на подходящую вакансию |
Опрашивает респондента и предлагает ему позицию, которая точнее всего подходит под формальные признаки |
|
Сбор анкетных данных |
Действует по прописанному шаблону, составляя краткое резюме и отсеивает неподходящих кандидатов |
|
Оценка кандидатов по формальным признакам и ответам на вопросы |
Проводит тестирование или опрос |
Задача 2. Работа с чат-ботом при адаптации новых сотрудников
Чат-боты для адаптации сотрудников в запрограммированном режиме общаются с работниками и взаимодействуют с любыми платформами для адаптации и вводного обучения новичков. В частности, программа виртуального помощника участвует в оформлении документов новым сотрудникам, разъясняет политику и правила компании в формате гайдов, предлагает изучить рабочие инструкции и проводит другие процедуры в рамках пребординга.
Чат-бот может предложить новичку сформировать круг общения, исходя из выполняемых задач по должности, расскажет об интересных корпоративных событиях, познакомит с основными вехами истории компании и предложит развлекательно-познавательный контент.
Возможности чат-бота для сотрудников в адаптации новичков
| Действие | Описание |
|
Информирование финального кандидата |
Донесет до кандидата дату выхода на работу и место оформления, напоминает о необходимых документах и анкетах |
|
Согласование адаптационных мероприятий |
Чат-бот спросит и согласует сроки и проконтролирует факт выполненного мероприятия: создание учетной записи, встречу с секретарем, окончание адаптационного периода |
|
Информирование о работе офиса |
Ответит на вопросы по работе в офисе – правила, места обедов, туалеты, комнаты отдыха |
|
Организация вводных тренингов |
Проведет автоматизированные тренинги по охране труда и пожарной безопасности с последующим тестированием. Опросит руководителя и составит план адаптации, согласует его с ответственными лицами и специалистом, обеспечит контроль выполнения |
|
Контроль стресса во время адаптации |
Будет регулярно оценивать уровень напряженности и контролировать ситуацию с сотрудником посредством опросов и технологии распознавания эмоций по голосу. Даст возможность прикрепить сотрудника к нескольким наставникам или коучам по специализации |
|
Преимущества HR-работы через чат боты
1. Повышение эффективности HR-блока: автоматизация рутинных задач позволяет HR-специалистам сосредоточиться на более важных стратегических вопросах, таких как разработка кадровой политики и развитие талантов.
2. Улучшение опыта сотрудников: круглосуточный доступ к информации и быстрые ответы на вопросы повышают удовлетворенность сотрудников и способствуют созданию позитивной рабочей атмосферы.
3. Сокращение затрат: автоматизация процессов позволяет снизить затраты на персонал, обучение и другие ресурсы.
4. Улучшение коммуникации: чат-бот обеспечивает мгновенную и эффективную коммуникацию с сотрудниками, независимо от их местонахождения.
5. Повышение вовлеченности сотрудников: регулярная обратная связь и доступ к ресурсам для развития способствуют повышению вовлеченности сотрудников и их лояльности к компании.
6. Улучшение анализа данных: чат-бот собирает данные о запросах сотрудников, которые можно использовать для анализа тенденций, выявления проблемных зон и принятия более обоснованных решений в области управления персоналом. |
Задача 3. Информирование и HR-сервис сотрудникам
С помощью одного HR чат-бота можно организовать полноценный центр поддержки персонала, в который каждый может обратиться в любой момент в случае необходимости. Программа поможет сотрудникам получить доступ к нужной информации и ответит на часто задаваемые и рутинные вопросы.
В результате вместо того, чтобы идти в отдел кадров, дозваниваться до должностного лица или ждать ответ на свое письмо по электронной почте, сотрудник сразу же получит ответ на свой вопрос в режиме онлайн.
Чат бот способен собрать жалобы, отзывы и предложения по работе компании и сервисных подразделений, чтобы оперативно устранять проблемы и оптимизировать процессы и повышать производительность. Так, к примеру, с помощью чат-бота можно автоматизировать заказ канцелярских товаров, оформление пропусков, командировок, заказ билетов и технической поддержки.
Возможности работы через чат боты для сервиса и информирования
| Действие | Описание |
|
Отвечает на популярные вопросы |
Дает типовые ответы на рутинные вопросы об оставшихся днях отпуска, болезни или опоздании на работу, отпуске, переносе смены, дополнительной нагрузке |
|
Рассказывает о наличии внутренних вакансий |
Оповещает сотрудников об открытии вакансии внутри компании и собирает заявки от кандидатов |
|
Проводит общее информирование |
Чат-бот выдает запрограммированную общую информацию об офисе – рабочие места, этаж, телефон сотрудника, открытие новых объектов, сервисов и служб |
|
Развлекает |
Чат-бот проведет квест для сотрудников или поможет сделать ставки на внутреннем тотализаторе |
|
Управляет эффективностью |
Вносит в режиме онлайн данные по выполнению планов, закрытию проектов, формированию рабочих групп. Так же согласует встречи и напоминает про дедлайны |
|
Проводит пульс-опросы |
Проводит регулярные короткие опросы сотрудников, чтобы оценить уровень удовлетворенности, вовлеченности и узнать мнения по какому-то вопросу |
|
Обратите внимание! Одна из самых рутинных задач службы персонала – оформление документов: прием заявок, оформление справок, уведомлений. Эту часть работы можно упростить с помощью чат-бота для процессов. Например, использовать приложение для подачи заявок на справки и выписки. Выглядеть диалог бота с сотрудником может так: «Я хочу оформить служебное задание для командировки». Ответ бота: «Пожалуйста, введите свои имя, фамилию и отчество, а также напишите, когда и куда направляетесь». Реплика сотрудника: «Любимова Мария Ивановна, Кемерово». Далее нужный документ формируется автоматически. |
Задача 4. Внутренние опросы с использованием чат-бота для сотрудников
Службе персонала полезно собирать и анализировать информацию о том, почему увольняются сотрудники. Это поможет получить данные, на основе которых можно организовать постоянные улучшения.
Большинство сотрудников скрывают правду и не хотят раскрывать причины, которые побудили уволиться. В процессе выходных интервью мало кто бывает откровенным. Люди неохотно рассказывают о личных проблемах или конфликтах. Чат-бот для сотрудников компании убирает неловкость и гарантирует сотрудникам анонимность – в результате сотрудник может дать более честные ответы на важные вопросы.
Еще один плюс бота для выходных интервью – возможность одновременно опросить несколько сотен увольняющихся в разных регионах. HR-специалисты вручную, как правило, успевают провести интервью на выходе только с ключевыми сотрудниками.
|
|
Обратите внимание! Скорость – важный показатель чат-ботов. К примеру, компания сферы ритейла с сотней объектов в месяц может прощаться со 120–150 сотрудниками по разным причинам. Живое интервью по 10 минут с каждым займет слишком много рабочего времени HR-ов. Тогда как бот справится с задачей за минуту, а результаты опроса будут обновляться в реальном времени. |
Задача 5. Обучение и развитие персонала
Чат-бот для обучения сотрудников может разрабатывать индивидуальные планы обучения и развития для каждого сотрудника или для отдельных категорий. Он включает машинное обучение, искусственный интеллект и обработку естественного языка. Чат-бот помогает сотрудникам отслеживать свои цели и соответствовать требованиям компании. Программа предлагает обучающий контент, литературу или курсы по определенным компетенциям.
Чат-бот может провести экспресс-тестирование после пройденного обучения, презентовать результаты сотруднику и предложить дополнительные развивающие активности в зависимости от результатов оценки остаточных знаний. И главное: внедрение обучающих программ с чат-ботами сделало обучение по-настоящему мобильным и персонифицированным – сотрудник имеет возможность учиться там и тогда, когда ему удобно. При этом все материалы, тесты, лекции и видео хранятся в смартфоне.
Обратите внимание на несколько вариантов готовых HR чат-ботов
| Название | Функционал |
|
SkillangeBot |
Помогает искать кандидатов, делая упор на выявление нужных навыков |
|
Gmail Bot |
Позволяет получать новые сообщения по почте, не выходя из мессенджера |
|
Plop |
Используется в адаптации и помогает в формате игры знакомить новичков с коллегами по команде и лучше узнать их. |
|
BirthdayBot |
Бот отправляет приватные уведомления, которые напоминают о предстоящем дне рождения сотрудника. |
|
AI Partner |
Чат-бот соединяет в себе все процессы HR и рекрутинга, позволяя отправлять и утверждать запросы на больничный, отпуск и другие виды отсутствий |
|
Восемь сценариев использования HR чат-ботов
1. Онбординг новых сотрудников: чат-бот может предоставить новым сотрудникам необходимую информацию о компании, ее культуре, политиках и процедурах, а также ответить на распространенные вопросы о заработной плате, льготах и возможностях обучения. Это позволяет значительно сократить время адаптации и повысить лояльность новичков.
2. Ответы на вопросы сотрудников: от банальных вопросов о графике работы до сложных вопросов о политике компании – чат-бот может быстро и эффективно предоставить ответы, значительно уменьшая нагрузку на HR-отдел.
3. Управление отпусками и больничными: чат-бот может помочь сотрудникам запросить отпуск, проверить количество доступных дней отдыха, подать заявление на больничный и отследить статус своих запросов.
4. Обучение и развитие: чат-бот может рекомендовать сотрудникам соответствующие курсы обучения, помогать в регистрации на вебинары и предоставлять доступ к ресурсам для развития навыков.
5. Обратная связь и оценка производительности: чат-бот может собирать отзывы о работе сотрудников, проводить анонимные опросы и предоставлять информацию для оценки производительности.
6. Поддержка сотрудников: чат-бот может предоставить сотрудникам информацию о программах поддержки сотрудников, таких как консультации по вопросам психического здоровья, финансовое планирование и юридические консультации.
7. Администрирование льгот: чат-бот может помочь сотрудникам разобраться в программах льгот, зарегистрироваться в них и получить доступ к информации о страховках и других преимуществах.
8. Помощь в решении IT-вопросов: для многих компаний, где IT-отдел часто перегружен, чат-бот может предоставить первоначальную поддержку, отвечая на простые вопросы и направляя запросы в нужный отдел. |
Как успешно внедрить чат-ботов в HR: алгоритм
Чтобы решать вышеперечисленные задачи через чат-бота, его необходимо грамотно внедрить в HR-процессы. Алгоритм, как это сделать смотрите ниже.
Шаг 1. Сформулируйте цели и задачи разработки чат-бота. Определите, какие участки работы хотите автоматизировать с помощью чат-бота. Важно понять, какие проблемы при этом нужно решить. Например, справиться с массовым подбором, предупредить расширение штата рекрутеров, наладить дистанционную адаптацию или обеспечить связь с аудиторией 27/7.
Шаг 2. Проанализируйте возможные решения. Пообщайтесь с разработчиками чат-ботов, изучите различные платформы с точки зрения их функциональности, стоимости и возможности интеграции с существующими системами. Обратите внимание на чат-боты для телеграма – они удобны и обладают широким охватом.
Шаг 3. Организуйте обучение чат-бота. Заполните чат-бот обширной базой знаний, чтобы он мог отвечать на широкий спектр вопросов. Постоянно обновляйте и улучшайте базу знаний на основе обратной связи от сотрудников.
Шаг 4. Интегрируйте чат-бот с корпоративными системами. Инструмент будет работать внутри системы управления персоналом (HRMS) и системы отслеживания кандидатов (ATS), чтобы обеспечить бесперебойный поток информации.
Шаг 5. Обучите сотрудников службы персонала работе с новшеством. Сообщите сотрудникам о новом инструменте и научите их, как им пользоваться. Подчеркните преимущества использования чат-бота и убедите их в его полезности.
Шаг 6. Собирайте обратную связь и улучшайте чат-бот. Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников о работе чат-бота и используйте ее для улучшения его функциональности и точности.
|
|
Читайте на сайте статьи по теме
Цифровые компетенции: что нужно освоить HR-специалисту
Как внедрить электронный документооборот: пошаговый алгоритм
|
