Менеджер по подбору персонала: какие обязанности и KPI предусмотрены

Задача менеджера по подбору персонала в том, чтобы укомплектовывать штат подходящими сотрудниками и помогать им интегрироваться в команды. Профессия рекрутера постоянно развивается – появляются новые технологичные инструменты, способы привлечь таланты и возможности заинтересовать их предложением о работе. Меняются и требования к результатам работы менеджера по подбору кадров – они усложняются. В статье о том, какие задачи стоят перед менеджером по персоналу и как оценить его работу.

Алгоритм поиска кандидатов Памятка «Конструктор шаблонов продающего объявления о вакансии» Пример вопросов к руководителю для заявки на подбор персонала Таблица программ для автоматизации подбора персонала Чек-лист оценки качества рекрутинга

Функции и задачи менеджера по подбору персонала

Работа менеджером по подбору персонала предполагает много творческих и одновременно рутинных операций. Вот несколько ключевых для бизнеса задач и обязанностей менеджера по подбору персонала.

Первая задача рекрутера в компании – в широком смысле организовать процесс комплектации подразделений сотрудниками согласно действующему штатному расписанию и заявкам руководителей. 

Здесь можно выделить несколько подзадач:

• запуск рекламной компании;

• управление входящей воронкой;

• организация процесса первичной и профессиональной оценки;

• подготовка договоренностей кандидата с работодателем;

• контроль процесса найма.

Вторая задача менеджера по подбору персонала – определять потребность в персонале в периоды организационных изменений, расширения бизнеса, сокращений. Нужно не просто выполнять целевые цифры, но и регулярно оценивать оптимальный уровень загруженности специалистов на разных должностях, чтобы не допускать перекосов и избыточного найма.

Третья задача менеджера по подбору сотрудников заключается в том, чтобы организовывать взаимодействие кандидатов с внутренними экспертами и руководителями в период найма.

Четвертая задача менеджера по подбору персонала компании – самостоятельно проводить первичную оценку очно и онлайн. 

Сюда входят подзадачи:

• оценка резюме на соответствие требованиям вакансии;

• телефонные и видеоинтервью;

• очные встречи и собеседования;

• тестирование;

• информирование соискателей о планах и решениях компании.

Совет. Решающее слово в подборе сотрудников у нанимающих менеджеров, потому что сотрудник – это инструмент реализации задач его подразделения. Тем не менее, рекрутеру стоит активно участвовать в процессе оценки, высказывать опасения и предупреждать управленцев о рисках, если в ходе оценки такие вскрылись.

Основные KPI сотрудника на позиции менеджера по подбору персонала

Кроме вышеперечисленных задач менеджер по подбору персонала ведет отчетность в установленном внутренним документооборотом формате и предоставляет эту отчетность руководителю. Управленец в свою очередь на основании полученных данных оценивает работу рекрутера по определенным показателям. Эти показатели фиксируют в должностной инструкции менеджера по подбору.

Показатель 1. Коэффициент выполнения плана по подбору персонала. Показатель рассчитывают, как соотношение плана количества вакансий к закрытию и фактического количества закрытых вакансий.

Показатель 2. Срок закрытия вакансии. Этот показатель отражает время, которое проходит с момента получения заявки на подбор до даты, когда кандидат получает и принимает оффер компании. В некоторых компаниях финальной точкой работы менеджера по подбору персонала над вакансией считают дату заключения трудового договора с подобранным специалистом или даже момент окончания им испытательного срока. В данном коэффициенте именно эта финальная точка считается окончанием работы над вакансией и отражается в отчетах.

Совет. Формулируя заявки на подбор, отделу персоналу стоит закладывать дополнительное время на непредвиденные ситуации в работе. Если, к примеру, срок закрытия вакансии линейного исполнителя стандартные две недели, заложите еще несколько дней на случаи, если финальный кандидат заболеет или будет вынужден дольше решать какие-то личные вопросы.

Показатель 3. Стоимость закрытия одной вакансии. Этот показатель рассчитывают, сложив все расходы, которые понадобились на закрытие вакансии. Кто-то в отделе подбора персонала считает только прямые затраты, а кто-то включает и косвенные – коммунальные услуги и амортизацию оборудования.

Стоимость закрытия вакансии отличаться в зависимости от категории и сложности должности. Чтобы оценить этот показатель, нужно установить эталоны или вилки эталонов, а также допустимые нормы отклонений. Например, стоимость закрытия вакансии юриста – 15 000 рублей. Допустимое отклонение в сторону увеличения – до 15%.

Как правило, в расчет стоимости закрытия вакансии включают доступ к базам резюме, размещение на работных сайтах, изготовление информационных материалов, затраты на телефонную связь и интернет, а также организацию рабочего места для рекрутера. Сюда же входит оплата рабочего время рекрутера или оплата услуг рекрутингового агентства. Формула – ниже.

Показатель 4. Текучесть сотрудников на испытательном сроке. Здесь считают количество новичков, которые по разным причинам уволились или были уволены в первые три месяца работы, а работа с ними входила в обязанности менеджера по подбору персонала.

Чтобы правильно использовать данную формулу, нужно рассчитывать среднесписочную численность. Среднесписочная численность работников за отчетный месяц исчисляется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день отчетного месяца, т. е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней отчетного месяца.

Обратите внимание! Текучесть на испытательном сроке традиционно считается метрикой рекрутинга, хотя останется новичок в компании или нет зависит не только от качества подбора. Этот показатель нужно вводить и в KPI непосредственного руководителя, наставника и специалиста по адаптации.

Читайте на сайте статьи по теме Главные HR-метрики, которые все анализируют Реферальный рекрутинг: зачем нужен и как запустить Как не сгореть в массовом подборе: сервисы автоматизации, аудиоботы и другие полезные инструменты