Менеджер по подбору персонала: обязанности и KPI

Работа менеджера по подбору или по-другому – должность рекрутера, специалиста по подбору персонала обеспечивает компании полезное обновление команды. Вместе с новыми сотрудниками приходит больше знаний и компетенций, без которых развитие бизнеса было бы затруднено. Процесс подбора специалистов с каждым годом усложняется, а конкуренция работодателей за ценных кандидатов становиться острее. Значит и требования к менеджеру по подбору кадров становятся выше. В статье о том, какие задачи стоят перед менеджером по персоналу и как оценить работу этого специалиста.

Бланк для оценки компетенций рекрутера

Задачи менеджера по подбору персонала

Должность менеджера по подбору персонала предполагает много творческих и одновременно рутинных операций. Выделим несколько наиболее важных для бизнеса задач и обязанностей менеджера по подбору персонала.

Первая задача рекрутера в компании – это в широком смысле организация процесса комплектации подразделений сотрудниками согласно действующему штатному расписанию и заявкам руководителей. Здесь можно выделить несколько подзадач: создание входящей воронки, организация процесса оценки, подготовка договоренностей кандидата с работодателем.

Вторая важная задача рекрутера персонала – определять потребность в персонале в периоды организационных изменений, расширения бизнеса, сокращений. Нужно не просто выполнять целевые цифры, но и регулярно оценивать оптимальный уровень загруженности специалистов на разных должностях, чтобы не допускать перекосов и избыточного найма.

Третья задача менеджера по подбору сотрудников заключается в том, чтобы организовывать взаимодействие кандидатов с внутренними экспертами и руководителями в период найма. Четвертая задача менеджера по подбору персонала компании – самостоятельно проводить первичную оценку очно и онлайн. Сюда входят подзадачи: оценка резюме на соответствие требованиям вакансии, телефонные и видеоинтервью, очные встречи и собеседования, информирование соискателей о планах и решениях компании.

Бланк для оценки компетенций и качеств рекрутера (специалиста по подбору персонала, менеджера по подбору сотрудников) скачайте по ссылке.

Совет. Непосредственный руководитель имеет решающее слово в подборе, потому что сотрудник – это инструмент реализации задач его подразделения. Тем не менее рекрутеру стоит смело высказывать опасения и предупреждать управленцев о рисках, если в ходе оценки такие вскрылись.

Четыре основных KPI менеджера по подбору персонала

Кроме уже перечисленных задач менеджер по подбору персонала ведет отчетность в установленном внутренним документооборотом формате и предоставляет эту отчетность руководителю. Управленец в свою очередь на основании полученных данных оценивает работу рекрутера по определенным показателям. Эти показатели фиксируют в должностной инструкции менеджера по подбору.

Показатель 1. Коэффициент выполнения плана по подбору персонала. Показатель рассчитывают, как соотношение плана количества вакансий к закрытию и фактического количества закрытых вакансий.

Показатель 2. Срок закрытия вакансии. Этот показатель отражает время, которое проходит с момента получения заявки на подбор до даты, когда кандидат получает и принимает оффер компании. В некоторых компаниях финальной точкой работы менеджера по подбору персонала над вакансией считают дату заключения трудового договора с подобранным специалистом или даже момент окончания им испытательного срока. В данном коэффициенте именно эта финальная точка считается окончанием работы над вакансией и отражается в отчетах.

Совет. Формулируя заявки на подбор, отделу персоналу стоит закладывать дополнительное время на непредвиденные ситуации в работе. Если, к примеру, срок закрытия вакансии линейного исполнителя стандартные две недели, заложите еще несколько дней на случаи, если финальный кандидат заболеет или будет вынужден дольше решать какие-то личные вопросы.

Показатель 3. Стоимость закрытия одной вакансии

Этот показатель рассчитывают, сложив все расходы, которые понадобились на закрытие вакансии. Кто-то в отделе подбора персонала считает только прямые затраты, а кто-то включает и косвенные – коммунальные услуги и амортизацию оборудования. Стоимость закрытия вакансии отличаться в зависимости от категории и сложности должности. Для того, чтобы оценить этот показатель, нужно установить эталоны или вилки эталонов, а также допустимые нормы отклонений. Например, стоимость закрытия вакансии юриста – 15 000 рублей. Допустимое отклонение в сторону увеличения – до 15%.

Как правило, в расчет стоимости закрытия вакансии включают доступ к базам резюме, размещение на работных сайтах, изготовление информационных материалов, затраты на телефонную связь и интернет, а также организацию рабочего места для рекрутера. Сюда же входит оплата рабочего время рекрутера или оплата услуг рекрутингового агентства. Формула – ниже.

Показатель 4. Текучесть сотрудников на испытательном сроке

Здесь считают количество новичков, которые по разным причинам уволились или были уволены в первые 3 месяц работы, а работа с ними входила в обязанности менеджера по подбору персонала.

Чтобы правильно использовать данную формулу, нужно рассчитывать среднесписочную численность. Среднесписочная численность работников “за отчетный месяц исчисляется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день отчетного месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней отчетного месяца.

О причинах, последствиях и способах снизить высокую текучесть кадров, читайте в нашем материале

Обратите внимание! Текучесть на испытательном сроке традиционно считается метрикой рекрутинга, хотя останется новичок в компании или нет зависит не только от качества подбора. Этот показатель нужно вводить и в KPI непосредственного руководителя, наставника и специалиста по адаптации.