Как сделать корпоративный портал полезным инструментом коммуникации с сотрудниками

Корпоративный портал – один из онлайн-инструментов коммуникаций внутри организации, который дает сотрудникам доступ к информации, архивам и сервисам компании. Правильно выстроенный и наполненный полезным контентом ресурс становится основным источником информации о жизни компании, планах на будущее и текущих событиях. В статье рекомендации, с помощью которых интранет-портал станет полезным инструментом внутренних коммуникаций.

Правильно подавайте информацию

Новостная лента, объявления, информационные сообщения и отчеты о событиях в компании должны быть интересными, легко читаться и запоминаться. Для этого тексты на корпоративном портале должны быть сформулированы лаконичным простым языком без сложных конструкций и сопровождаться инфографикой – картинками, фото, схемами, графиками. Это повышает читабельность материалов.

Люди давно не воспринимают объемные тексты и не хотят тратить много времени на их изучение. Тренд диктует необходимость использовать короткие интерактивные форматы.

Стоит уделять внимание качеству изображений, видеоконтента и верстки, добавлять интерактивности и возможности реагировать на прочитанное с помощью комментариев, лайков, перепостов. И еще один момент – большинство людей хотят разнообразия и перестают пользоваться ресурсами со скучным и однообразным контентом. Поэтому читателей портала нужно удивлять чем-то новым и интересным, иначе корпоративный интранет не будет пользоваться популярностью.

Правильно подавайте информацию

Новостная лента, объявления, информационные сообщения и отчеты о событиях в компании должны быть интересными, легко читаться и запоминаться. Для этого тексты на корпоративном портале должны быть сформулированы лаконичным простым языком без сложных конструкций и сопровождаться инфографикой – картинками, фото, схемами, графиками. Это повышает читабельность материалов.

Элементы корпоративного портала

Персонифицируйте контент на корпоративном портале

Современный интранет дает возможность обращаться к определенным категориям персонала, таргетируя сообщения. В результате коммуникация сотрудников в организации становится более адресной. Участники определенных команд, локаций и профессиональных интересов могут видеть только ту информацию, которая их касается.

На базовом уровне индивидуальный подход к распространению контента заключается в том, что редакция портала предоставляет пользователю больше уникального контента, основанного на определенных характеристиках представителей потенциальной аудитории – должности, участию в проектах, общественной нагрузке, возрастных значениях.

Например, сотрудники филиалов в Росси и Казахстане могут получать часть общей корпоративной информации, но значительный объем сообщений будет касаться событий, которые происходят в контексте локаций.

Еще один прием сделать корпоративный портал для сотрудников более персонифицированным – это дать возможность им самим создавать и размещать контент и получать реакцию коллег. Возможность выражать собственное мнение или даже вести корпоративный блог повышает ощущение собственной значимости, формирует уверенность в себе и повышает вовлеченность.

Совет. Особое внимание стоит обратить на личный кабинет пользователя – важно сделать его удобным и функциональным. В кабинете на корпоративном портале сотрудник должен иметь возможность решать личные и рабочие вопросы: подписать документы, заказать справки, посмотреть график работы, оформить отпуск, командировку или больничный лист.

Продумайте механизмы вовлечения пользователей

Запуская корпоративный портал, нужно спланировать активности, которые привлекут к нему пользователей и позволят копить аудиторию. Кто-то решает вопрос административными методами, принуждая всех сотрудников сделать ресурс стартовой страницей. Но этого недостаточно. Лучше сфокусировать внимание на развитии добровольного интереса к порталу.

Аудитория хорошо воспринимает, к примеру, различные онлайн-конкурсы, игровые активности, интеграцию с корпоративным телевидением, возможность получать кадровые или юридические услуги и общаться с коллегами. Хорошая идея – запустить внутренний магазин со всякой полезной всячиной. В нем можно потратить полученные баллы на подарки от компании за победу в конкурсах, выполнению заданий геймификации, пройденное обучение.

Обратите внимание! Один из способов вовлечь аудиторию на интранет-портал – создавать чаты и группы. Например, чат в популярном портале Битрикс24 похож на обычный мессенджер. Можно отвечать на сообщения цитированием, использовать эмодзи, видеть кто и когда просмотрел сообщение. Этот инструмент доступен и в групповом чате. Также можно вести и совместную работу – обмениваться документами, лайкать сообщения коллег.

Анализируйте статистику для постоянных улучшений

Работая над созданием и продвижением корпоративного портала важно учитывать, что технические возможности современных средств коммуникаций дают возможность постоянно оценивать эффект:

·         отслеживать траффик,

·         видеть статистику посещаемости,

·         смотреть данные по прочтению новостей, по комментариям, лайкам, прохождению опросов, использованию сервисов.

Анализируя предпочтения пользователей и понимая, что им нравится гораздо проще совершенствовать сайт и создавать действительно востребованный контент.

Важный критерий для анализа статистики сайта – показатель отказов. Это одна из главных метрик в оценке эффективности корпоративного портала. Под отказом понимают посещение сайта определенным количеством сотрудников с пребыванием на нем менее 15 секунд. Чем выше этот показатель, тем ниже эффективность сайта. Получается, что пользователи заходят на страницу и тут же уходят.

Готовые современные решения на рынке корпоративных порталов

Читайте на сайте статьи по теме Как развивать цифровые компетенции Правила цифрового этикета: 5 советов, как быть понятым на расстоянии Чем полезен искусственный интеллект в управлении персоналом Какие HR-задачи можно решить с помощью чат-бота для сотрудников