В последние годы произошел взрывной рост популярности делового онлайн-общения – теперь люди чаще общаются с помощью цифровых инструментов, чем с глазу на глаз. Чтобы быть услышанным и понятым на расстоянии, полезно соблюдать цифровой этикет. В статье правила цифрового этикета в цифровой среде, которые помогут избежать негативных последствий сетевого взаимодействия.
Инструктаж по корпоративному цифровому этикету в сети можно включить в программу адаптации сотрудников. Подробнее о том, как организовать адаптацию в статье.
|
Памятка «10 важных элементов цифрового этикета» |
Правило 1. Использовать мессенджеры для коротких контактов
Мессенджеры ускоряют общение и позволяют оперативно решить тот или иной вопрос. Например, уточнить у кандидата факт из резюме или договориться о времени встречи. Если же переписка превращается в обмен длинными текстами, у кого-то из партнеров может возникнуть раздражение. Возможно, люди неверно выбрали средство общения или одна из сторон нарушила правила этикета.
Еще один момент – не стоит писать в чат деловому партнеру поздно вечером или в разгар рабочего дня забрасывать его голосовыми сообщениями. Человеку придется искать возможность уединиться, чтобы прослушать файл.
Чтобы избежать взаимного недовольства, достаточно соблюсти еще три правила цифрового делового этикета.
Первое – выражать мысли лаконично и без лишних эмоций. Неуправляемые эмоции в деловом общении отпугивают. Словосочетания «намалюйте логотипчик» или «прессануть контрагента» – перебор. Переписка в мессенджерах вроде бы располагает к свободному творчеству, но деловое общение требует сдержанности. Также стоит по минимуму использовать смайлики, стикеры и гифки. А от письма капслоком лучше отказаться совсем – это воспринимается как крик или происки агрессивных ботов. Согласно второму правилу цифрового этикета – не дробить фразы в сообщении на отдельные слова и словосочетания. Несколько уведомлений вместо одного раздражают и отвлекают от дел. Например, «Приветствую!», «хочу извиниться…», «с договором задерживаюсь», «завтра точно успею». Абонент лучше среагирует цельное послание.
Третье правило, которое в спешке часто игнорируют – обязательно перечитать текст прежде, чем нажать кнопку «отправить». Так получится обезопасить коммуникацию от банальных ошибок и устранить нежелательные автозамены Т9.
Правило 2. Соцсети уже не совсем личная территория автора
Страница в социальной сети для многих людей становится инструментом, с помощью которого ищут партнеров и демонстрируют собственную экспертизу. Причина возможных проблем с соцсетями в двоякой роли страницы – она все еще остается зоной общения с друзьями и близкими. Другими словами, приходится искусно сочетать личное с деловым, не заходя за красные флажки. Сохранить баланс между досугом и работой в соцсетях помогут несколько правил цифрового этикета в сети.
Перед тем, как зафолловить коллегу и клиента, полезно обратить внимание на его аккаунт. Нужно понять, открыта ли страница или состав подписчиков строго фильтруется. Если профиль открыт, имеет значение, какой контент транслирует владелец. Если большая часть постов — это фото детей, собак и пляжные сюжеты, не нужно спешить оставлять лайки и комментарии, пока знакомство не близкое. Это будет выглядеть как вторжение в личные границы нового делового знакомого.
|
Обратите внимание! Не стоит размещать на собственной странице в социальной сети негатив о работе, клиентах и коллегах, обсуждать конфликты и их последствия. Это может испортить репутацию, разрушить отношения и привести к потере работы. В целом лучше не оставлять двусмысленные комментарии под новостями и публикациями других людей. Однажды такие комментарии могут всплыть и испортить деловой имидж автора. |
Правило 3. Переписка по электронной почте тоже требует соблюдения цифрового этикета
Часть компаний предписывают своим сотрудникам и партнерам общаться только по корпоративной электронной почте. Другие выбирают этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности. Тем более что информацию, которая содержится в емейл, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде. Поэтому полезно будет учитывать несколько правил цифрового этикета.
Во-первых, правильно создать электронный адрес так, чтобы в нем были полезные данные и его легко было вбить в строку поиска. Тяжело работать, к примеру с адресом PrооliLykeW@. Намного проще воспринимать адрес Kruglova_rezume@. В тело письма можно добавить информацию о себе – об этом многие уже забыли, переписываясь в мессенджерах.
Во-вторых, в подписи к письму уместно поместить свои данные – должность, компанию, сайт, телефон, дополнительные контакты, например, Telegram или Skype.
Еще один момент – в отличие от сообщения в мессенджере, у электронного письма важно заполнять графу с темой. Иначе адресат не увидит послание или удалит его как нежелательное. Тема должна быть конкретной и понятной. Так адресату будет удобно ориентироваться в папках с письмами. Например, тема «Предложение о сотрудничестве» – не очень хороший вариант, потому что обезличенный. Лучше добавить подробности – «Предложение о сотрудничестве от компании такой-то».
|
|
Совет. По этикету цифрового общения не стоит тянуть с ответами. Иначе у собеседника создастся впечатление, что письмо попало в спам или адресат его не увидел по каким-то другим причинам. Человек вынужден будет писать снова и начнет раздражаться. Если нет возможности сходу дать ответ на запрос, нужно сообщить, что письмо получено и понадобится столько-то времени, чтобы изучить вопрос и подготовить ответ. |
Правило 4. Вести себя во время видеоконференций согласно собственной роли
Созвоны по Zoom или Skype стали нормой делового общения – многие предпочитают видеоконференции реальным встречам, потому что это удобно и экономит время. Со временем возникли правила этикета проведения видеоконференций. Эти нормы гарантируют продуктивность онлайн-встреч и уберегут участников от неприятных ситуаций и неловкости.
Инициатору видеоконференции следует провести подготовительную работу – заранее оповестить или согласовать с участниками время звонка и формат. Важно решить, с включенной камерой будет разговор или без. Людям нужно подготовиться к разговору, особенно если придется видеть друг друга. Коллега с неопрятной прической почувствует себя неловко и вряд ли сможет вникнуть в суть обсуждаемых вопросов. То же самое будет, если на дальнем плане замаячат домочадцы.
В самом начале онлайн-встречи также стоит проверить устойчивость интернет-соединения и попросить собеседников сделать то же самое. Включать или нет камеру, решает руководитель или подскажет большинство. По умолчанию можно ориентироваться на собеседников.
|
|
Обратите внимание! Участнику видеоконференции, который в данный момент ничего не говорит, лучше выключить микрофон. Камера в большинстве программ автоматически переключается на того, кто говорит. Чтобы она не переключалась при каждом постороннем фоновом шуме, лучше отключать микрофон во время молчания и попросить собеседников делать то же самое. |
Правило 5. Избегать несанкционированных телефонных звонков деловым партнерам
Этикет цифрового общения теперь касается и традиционных телефонных переговоров. Неожиданный звонок по телефону сегодня нежелателен и воспринимается как вторжение в личное пространство – нужно оторваться от дел, настроиться на разговор и быстро придумать ответ. Поэтому люди больше не берут трубку телефона, если не знают о звонке заранее. И дело даже не в навязчивых рекламных ботах – теперь без предварительной договоренности могут не ответить даже на знакомый номер. Для рекрутеров, к примеру, это может стать проблемой – чтобы установить контакт с кандидатом приходится тратить больше времени и сил.
Конечно, есть вопросы, которые по телефону решить проще и быстрее. Например, если нужно задать собеседнику несколько вопросов, проверить дикцию будущего специалиста или убедиться, что у соискателя хорошо поставлена культура речь. В ситуации, когда разговор предпочтителен, стоит заранее договориться с абонентом о времени и обозначить тему. А за 10–15 минут уточнить в мессенджере, ничего ли не изменилось в планах.
Скачайте памятку «10 важных элементов цифрового этикета, которые помогут сделать жизнь приятнее» по ссылке
|
|
Совет. Нет словесным войнам! Словесные войны – это сообщения с агрессивной критикой, троллингом и любыми нападками. В них легко вязаться тем, кто состоит в чатах, группах, переписках и соцсетях. Там оживленные дискуссии легко могут перерасти в словесные войны. Если это все же произошло, нужно хотя бы на время выйти из коммуникации без намерения сказать «последнее слово». Конечно, сетевой этикет не допускает ненормативную лексику и личные оскорбления. Важно помнить, что такой негатив в интернете может повлечь и негативные юридические последствия, став позже доказательством в суде. |
