Как сократить затраты на подбор персонала

Поиск и подбор персонала без бюджета – это красивая картинка, которую часто создают пиарщики публичных семинаров и лекций по организации HR-процессов, завлекая участников перспективами. Но это не значит, что затраты на подбор персонала невозможно оптимизировать, а точнее, сократить до разумного уровня. Многие компании в условиях кризиса придумывают легитимные и некритичные для качества подбора способы, как правильно планировать бюджет подбора персонала и при этом экономить. В статье несколько идей, как это сделать.

Какую выбрать систему автоматизации подбора для того, чтобы сократить временные и денежные затраты – в статье

Таблица способов снизить затраты на рекрутинг

Правильно посчитать расходы на подбор

Расходы на подбор персонала складываются из нескольких блоков:

• организация рекламной компании для привлечения кандидатов;

• оплата работы рекрутеров и экспертов;

• актуализация доступов к рекрутинговым ресурсам и платформам;

• внешний HR-маркетинг;

• оценка практических навыков специалистов.

Чтобы понять, насколько оправданы текущие затраты на подбор в тот или иной период, нужно точно посчитать стоимость найма одного сотрудника и срок окупаемости новичка. Для этого полезно наладить регулярную аналитику и детализировать платежи на разные каналы привлечения. При этом нужно учесть и все неочевидные траты: связь, оборудование, социальные выплаты на персонал.

Как анализировать HR-метрики, в том числе и метрики рекрутинга, читайте здесь

Желательно, чтобы бюджет на подбор одного сотрудника не превышал 20–30 процентов его месячного дохода. При точечном подборе руководителей и узких специалистов это условие соблюсти несложно, а вот при закрытии массовых позиций могут быть перекосы.

Что касается окупаемости специалиста, здесь зависимость обратная: чем дороже позиция, тем дольше период окупаемости. Другими словами, стоимость подбора работника торгового зала окупится уже в первый месяц работы, а для руководителя проекта или начальника отдела этот период может растянуться до полугода.

Сократить количество согласований и этапов входящей оценки

Проблема с перерасходом бюджета подбора персонала возникает тогда, когда по разным причинам с момента первого собеседования до даты выставления оффера финальному кандидату проходит больше четырех-пяти этапов оценки, растянутых во времени. С каждым таким новым этапом мотивация ценного специалиста снижаться, а расходы на рекрутинг растут. Именно стоимость воронки больше всего влияет на окончательный размер затрат на подбор персонала.

Наиболее затратный сценарий – в процессе оценочных сетов соискатель принимает предложение сторонней компании, и весь процесс рекрутинга начинается заново. Чтобы минимизировать риски, нужно постараться максимально сократить этапы или совместить часть из них в единые блоки.

Например, провести интервью с выполнением тестового задания, собеседование с непосредственным руководителем подкрепить экспертным заключением, а службу безопасности провести вместе с профосмотром. При этом часть коммуникации целесообразно провести в онлайн режиме, чтобы одновременно сократить издержки и поддержать коммуникацию с кандидатом.

Обратите внимание! Представим себе две компании с одинаковым набором входящих требований и схожими этапами оценки. При этом у одной цикл подбора занимает три дня из-за того, что все этапы максимально совмещены и сжаты по времени. А другая то же самое делает за неделю-десять дней. Процент потери финальных кандидатов у второй компании увеличится по отношению к первой компании вдвое.

Использовать кейсы или тестовые задания для оценки профессиональных компетенций

Польза от грамотного входящего интервью по компетенциям, безусловно, велика. Не стоит только переусердствовать с повторными встречами и тратить на такие интервью больше часа. Это затратно по времени, ресурсам, а информация на выходе не может считаться исчерпывающей. У многих людей хорошо поставлена речь и в теории они понимают, как произвести на рекрутера должное впечатление: «я ответственный человек», «главное коллектив», «стремлюсь расти и развиваться», «ищу интересные задачи и единомышленников».

Другое дело практический тест или короткая стажировка. Задача этапа – оценить не только, как претендент мыслит и говорит, а что он умеет делать и какими профессиональными инструментами владеет. Хорошо работают методы тестирования, которые основаны на имитации часто встречающихся рабочих ситуаций.

Например, кандидату предоставляют материалы, и он, согласно своей будущей роли, принимает решение по ним в течение определенного срока. Будь то юрист, экономист или специалист по управлению персоналом. Или дает алгоритм принятия решений, обосновывает их, выделяет возможные последствия принятого им решения и оценивает результат.

Для линейного персонала больше подойдет стажировка на несколько часов, в течение которой будущий руководитель наглядно видит весь процесс работы. Тестирование или стажировка равноценны нескольким экспертным интервью и помогает более четкому и оптимальному планированию затрат на подбор персонала.

Настроить «сарафанное радио», чтобы снизить затраты на подбор

Искать работу по объявлению – привычный и понятный путь. При этом многие специалисты с удовольствием идут устраиваться на работу туда, где работает знакомый, родственник или бывший коллега. Найти работать по знакомству – по-прежнему желанный для многих и действенный метод.

Если это так, нужно постараться формализовать стихийный процесс и сделать его одним из источников рекрутинга. Для этого придется сформулировать принципы программы, рассчитать вознаграждение рекомендателю и организовать информирование сотрудников о новой возможности. Что называется, запустить «сарафанное радио». Если все сделать правильно, можно будет на постоянной основе решать вопрос с привлечением кандидатов, значительно повысить число лояльных сотрудников и легитимно снизить расходы на подбор персонала.

Памятку со способобами сокращения затрат на подбор скачайте по ссылке

Совет. Аккуратнее с вознаграждением «за приведенного друга»! Оно не должно становиться главным смыслом программы для сотрудников, иначе победит формальный подход к рекомендациям. Основной посыл реферальных акций, скорее, в том, что «команда должна пополняться теми, кому вы доверяете и за кого готовы поручиться».

Использовать цифровые технологии

Автоматизация, а потом и диджитализация значительно ускорила процессы рекрутинга и в долгосрочной перспективе сделала подбор дешевле. Сегодня на рынке есть предложения и для небольших бизнесов и даже профессионально выполненные бесплатные программы. Теперь чат-боты обрабатывают входящие обращения 24 часа в сутки, а многие рутинные задачи по первичному отбору по формальным признакам ушли.

Особенно полезны в части достижения результата наиболее оптимальным способом системы по управлению кандидатами – ATS-системы. Их можно установить отдельно, однако многие рекрутинговые платформы предлагают подобный функционал. Сервис собирает все отклики в одном месте, а для рекрутинга это значит сэкономленные время и деньги, ведь не нужно искать контакты в разных источниках.

Еще 4 действенных способа снизить затраты на рекрутинг

Обратите внимание! Сейчас в сфере ритейла активно используют HR-софт для тестирования и оценки навыков, искусственный интеллект для автоматизации поиска, программы отслеживания кандидатов (Applicant Tracking Systems), CRM-платформы для управления взаимоотношения с потоком соискателей, HRM-сервисы и программы по управлению персоналом, платформы для проведения онлайн-собеседований. Часть из них платны, а часть – бесплатны. В любом случае автоматизация снижает затраты на подбор.

Читайте на сайте Воронка подбора: как увеличить поток кандидатов HR-бюджет: какие статьи расходов обязательно включить и как согласовать у руководства Главные HR-метрики, которые все анализируют