HR-бюджет: какие статьи расходов обязательно включить и как согласовать у руководства

HR-бюджет с расходами на персонал верстается под руководством директора по персоналу с участием корпоративных экономистов, финансистов и руководителей направлений. Документ представляет план расходов с обоснованием на определенный срок, который утверждает генеральный директор или коллегиальных орган, например, совет директоров. Обсудим, как построить работу по составлению HR-бюджета – с чего начать, какие статьи учесть и как подготовиться к защите.

Памятка «Как составить и защитить HR-бюджет у генерального директора» Пример обоснования затрат на мероприятие Пример оформления статей HR-бюджета Чек-лист для защиты бюджета перед топ-менеджментом

Собрать статистику по расходам на персонал

Анализ HR-бюджета предыдущего периода помогает понять, как были использованы средства, выявить области для улучшения и обосновать будущие расходы.

Есть несколько методов проанализировать бюджет на персонал прошлого года:

• Собрать данные обо всех расходах на персонал, включая заработную плату, пособия, обучение и развитие, найм и увольнение.

• Разделить расходы на категории, такие как компенсация, подбор и удержание, обучение и развитие, организация кадрового делопроизводства, корпкультура, административные расходы.

• Изучить тенденции и понять, как расходы на персонал менялись с течением времени, выделить тренды и аномальные периоды.

• Оценить эффективность активностей, программ и инициатив, которые были профинансированы из HR-бюджета. Для этого рассмотреть показатели, такие как текучесть кадров, удовлетворенность сотрудников и производительность.

Нужно изучить причины, по которым возникли отклонения от планируемых расходов на персонал и учесть это в новом HR-бюджете. Причинами незапланированных расходов, к примеру, могут быть вынужденные простои, экстренное сокращение численности персонала и политики начислений. А может быть и так, что при прошлом бюджетировании расходов на персонал были допущены системные ошибки – не учли новые рабочие места, изменение технологий или средства внесли на всякий случай, чтобы перестраховаться на будущее.

Обратите внимание! Анализировать HR-бюджет прошлого года важно не только для того, чтобы понимать, как были использованы средства и какие области получили наибольшее финансирование. Статистика поможет увидеть области, где можно повысить эффективность или снизить затраты и более наглядно обосновать будущие расходы. Также компаниям полезно время от времени сравнивать свои расходы на персонал с показателями отрасли, чтобы понять, где можно улучшиться.

Составить план активностей по работе с персоналом

За основу качественного HR-бюджета и бюджета управления персоналом должен быть взят план работы по персоналу, который соответствует стратегическим целям компании. Поэтому в качестве первого шага важно посмотреть утвержденные генеральным директором планы развития компании на будущий год. После этого можно будет уже составить подробный перечень мероприятий по каждому направлению работы с персоналом: привлечение, отбор, адаптация, обучение, оценка с определенными суммами затрат для дальнейшего формирования статей расходов на персонал.

Например, если в следующем году компания планирует закрыть обособленное подразделение или филиалы, то в связи с этим нужно будет спланировать внутренние ротации или сокращение штата. Значит, можно прогнозировать дополнительные расходы на выплату выходных пособий и компенсаций.

Или же, напротив, совет директоров решил масштабировать производство и открыть дополнительно несколько цехов в разных локациях. Теперь уже потребуется реализовать проекты по привлечению, найму и эффективному онбордингу. Следовательно, возрастут расходы на подбор персонала, адаптацию и оплату труда.

Расходы, о которых идет речь в примерах, формируются из стратегических планов организации. В первом и во втором случаях суммы затрат фиксируют в бюджете на следующий год в рамках планирования расходов на персонал. Если к моменту составления бюджета расходов планы организации не сформированы – разрабатывают инвестиционный бюджет. В нем отдельно учитывают расходы, которые утверждены и отдельно те, которые будут уточнены позже.

Выделить отдельные статьи расходов на персонал

Статьи расходов на персонал классифицируют по направлениям HR-работы, включая бюджет самой службы персонала.

Во-первых, это расходы на оплату труда персонала. Как правило, в компании это одна из самых объемных областей затрат. ФОТ рассчитывают, включая оклады, бонусы, надбавки, премии и другие выплаты стимулирующего характера. Здесь же в отдельной подстатье показывают налоги и страховые взносы, которые платит предприятие с ФОТ.

Вторая важная статья бюджета на персонал – финансирование социальных программ, льгот и компенсаций. В этом разделе отражают расходы на медицинскую страховку, оплату питания, спорт, материальную помощь в различных ситуациях, транспортировку сотрудников до места работы или аренду жилья. Отдельно планируют расходы на охрану труда и технику безопасности.

Третья статья расходов – бюджет на подбор персонала. Сюда вносят суммы, которые понадобятся на оплату работных сайтов, сотрудничество с кадровыми агентствами, размещение вакансий в СМИ, участие в ярмарках вакансий, сотрудничество с вузами и покупку инструментария для входящей оценки кандидатов. Расходы на подбор персонала могут зависеть от смены сезонов, реализуемых проектов и продуктивности функции найма в целом.

Еще одна важная статья HR-бюджета – обучение и развитие персонала. Это расходы на оборудование корпоративного подразделения обучения, взаимодействие с тренинговыми компаниями и организацию учебного процесса. В качестве подстатьи эта часть бюджета включает расходы на профессиональную подписку и покупку деловой и профессиональной литературы.

Так же значимые статьи – аттестация персонала, развитие корпоративной культуры, материальное обеспечение деятельности службы персонала, расходы на подарки и командировочные выплаты.

Обратите внимание! Относительно новые отдельно выделенные направления бюджетирования затрат на персонал – это HR-маркетинг и аналитика, исследования в области управления человеческими ресурсами, активности для повышения лояльности сотрудников, внутренний PR и создание привлекательного имиджа работодателя на рынке труда.

Свести отдельные бланки в бюджет на персонал

Унифицированные бланки сводных таблиц позволят собрать необходимую информацию с заявками в бюджет у руководителей подразделений по каждой статье расходов на персонал. Готовя формы бланков, нужно учитывать, что информацию будут предоставлять сотрудники службы персонала, ответственные за различные направления работы с персоналом: руководитель отдела подбора, руководитель отдела обучения, начальник отдела кадров и другие должностные лица. Также заявки в бюджет подают руководители подразделений компании.

Заявленные суммы по каждому подразделению или направлению HR-работы согласовывают с экономически и финансовым блоком и проверяют ответственным за составление бюджета. Всем задействованным в процессе участникам будет удобнее, если формы сводных таблиц будут единообразными. Их можно разработать самостоятельно и учесть в них особенности бюджетирования организации и отдельных подразделений, либо воспользоваться готовыми формами из автоматизированных систем.

Совет. Чтобы составить бюджет на персонал, все суммы, которые подали руководители подразделений, сведите в единый документ. Чтобы удобнее было согласовать содержание документа перед генеральным директором, на первой странице поместите краткое предисловие. В него включите наименование статей и общих сумм расходов по ним. На других страницах подробно расшифруйте каждую статью с пояснениями.

Защитить и согласовать HR-бюджет у генерального директора

Начинают процесс согласования HR-бюджета со специалиста, который отвечает в целом за бюджетирование в компании. Чаще всего это руководитель планово-экономического отдела или финансовый директор. Далее предстоит обосновать расходы перед генеральным директором и согласовать бюджет. Сделать это получится быстрее, если заранее сформулировать информацию об ожидаемой экономической выгоде вложений – посчитать ROI по основным проектам, связанным с персоналом.

Также полезно будет приложить к бюджету на персонал:

• планы работ;

• расчеты;

• прайс-листы;

• коммерческие предложения;

• проекты бюджетов по каждой статье для всех подразделений.

Бюджетный комитет или генеральный директор могут попросить отчет по итогам исполнения бюджета прошлого периода и привести результаты от финансирования прошедших мероприятий. Здесь важно показать, какой эффект они принесли для компании.

Скачайте шпаргалку «Как составить и защитить HR-бюджет у генерального директора» по ссылке

Читайте новые статьи на сайте Как составить HR-отчет о проделанной работе Как внедрить электронный документооборот: пошаговый алгоритм Реестр воинского учета и реестр электронных повесток: как будут работать и какие ограничительные меры предусмотрены