Над бюджетом на персонал совместно работают экономический, финансовый и HR-блок компании. Утверждает документ генеральный директор или совет директоров. Бюджет на персонал представляет собой план затрат на содержание, развитие и поощрение сотрудников в течение определенного времени. Этот план затрат входит в общий бюджет доходов и расходов компании и, как правило, содержит одни из самых весомых цифр по сравнению с бюджетами других направлений. В статье – с чего начать планирование HR-бюджета, какие статьи включить в него и как согласовать бюджет у руководства.
Содержание
Проанализируйте исполнение бюджета прошлого периода Актуализируйте планы по работе с персоналом Сформируйте статьи расходов на персонал |
![]() |
Пример обоснования затрат на мероприятие
Пример оформления статей HR-бюджета
Чек-лист для защиты бюджета перед топ-менеджментом |
Проанализируйте исполнение бюджета прошлого периода
Анализировать бюджет прошлого года нужно, чтобы выявить фактические отклонения в исполнении плана с помощью план-факторного анализа. Важно понять, какие статьи бюджета оказались перерасходованы, а какие, напротив, освоить не удалось и по каким причинам это произошло. Причем неизрасходованные запланированные средства не могут считаться экономией, так как указывают на то, что нужные программы не были реализованы. А значит компания не получила ожидаемой пользы и, скорее, недополучила прибыль.
Нужно всесторонне изучить причины, по которым возникли отклонения от запланированных трат и учесть это в новом бюджете. Причинами незапланированных расходов, к примеру, могут быть вынужденные простои, экстренное сокращение численности персонала и политики начислений. А может быть и так, что при планировании были допущены системные ошибки бюджетирования расходов на персонал – не учли новые рабочие места, изменение технологий или средства внесли на всякий случай, чтобы перестраховаться на будущее.
![]() |
Совет. Прежде чем планировать расходы на подбор персонала на следующий год нужно оценить текучесть персонала, уровень удовлетворенности сотрудников условиями работы, посчитать эффективность действующей системы мотивации о ценить качественный состав персонала. Предварительная работа поможет разработать более точный план кадровой работы на следующий год и оптимизировать будущие расходы на персонал. |
Актуализируйте планы по работе с персоналом
План работы по персоналу, соответствующий стратегическим целям компании – это основа HR-бюджета. Поэтому в первую очередь смотрят утвержденные генеральным директором планы развития компании на год, как в целом, так и по отдельным подразделениям. После этого можно составлять подробный перечень мероприятий по каждому направлению работы с персоналом: привлечение, отбор, адаптация, обучение, оценка с определенными суммами затрат для дальнейшего формирования статей расходов на персонал.
К примеру, в следующем году компания планирует закрыть цех обработки импортируемых из других стран древесных блоков. В связи с этим будет сокращен штат. Значит, ожидаются дополнительные расходы на выплату выходных пособий и компенсаций. Или же, напротив, совет директоров решил масштабировать производство и открыть дополнительно несколько цехов в разных локациях. Теперь уже потребуются новые сотрудники, следовательно, возрастут расходы на подбор, адаптацию и оплату труда.
Расходы, о которых идет речь в примерах, формируются из стратегических планов организации. В первом и во втором случаях суммы затрат фиксируют в бюджете на следующий год в рамках планирования расходов персонала. Если к моменту составления бюджета расходов планы организации не сформированы – разрабатывают инвестиционный бюджет. В нем отдельно учитывают расходы, которые утверждены и отдельно те, которые будут уточнены позже.
![]() |
Какие статьи расходов включать в бюджет, как анализировать бизнес-цели, какие методы бюджетирования расходов на персонал использовать, делится свои опытом Наталья Володина, директор департамента управления персоналом Государственной корпорации, ментор для HR на нашем флагманском курсе. |
Сформируйте статьи расходов на персонал
Статьи бюджета на персонал классифицируют по направлениям HR-работы, включая бюджет самой службы персонала. Во-первых, это расходы на оплату труда персонала. Как правило, в компании это одна из самых объемных областей затрат. ФОТ рассчитывают, включая оклады, бонусы, надбавки, премии и другие выплаты стимулирующего характера. Здесь же в отдельной подстатье показывают налоги и страховые взносы, которые платит предприятие с ФОТ.
Вторая важная статья бюджета на персонал – финансирование социальных программ, льгот и компенсаций. В этом разделе отражают расходы на медицинскую страховку, оплату питания, спорт, материальную помощь в различных ситуациях, транспортировку сотрудников до места работы или аренду жилья. Отдельно планируют расходы на охрану труда и технику безопасности.
Третья статья расходов – бюджет на подбор персонала. Сюда вносят суммы, которые понадобятся на оплату работных сайтов, сотрудничество с кадровыми агентствами, размещение вакансий в СМИ, участие в ярмарках вакансий, сотрудничество с вузами и покупку инструментария для входящей оценки кандидатов.
Еще одна важная статья – обучение и развитие персонала. Это расходы на оборудование корпоративного подразделения обучения, взаимодействие с тренинговыми компаниями и организацию учебного процесса. В качестве подстатьи эта часть бюджета включает расходы на профессиональную подписку и покупку деловой и профессиональной литературы.
Так же значимые статьи – аттестация персонала, развитие корпоративной культуры, материальное обеспечение деятельности службы персонала, расходы на подарки и командировочные выплаты.
Пример оформления некоторых статей HR-бюджета по подразделениям скачайте здесь
![]() |
Обратите внимание! Относительно новые отдельно выделенные направления бюджетирования затрат на персонал – это HR-маркетинг и аналитика, исследования в области управления человеческими ресурсами, активности для повышения лояльности сотрудников, внутренний PR и создание привлекательного имиджа работодателя на рынке труда. |
Разработайте бланки планирования и оформите в бюджет
Унифицированные бланки сводных таблиц позволят собрать необходимую информацию с заявками в бюджет у руководителей подразделений по каждой статье расходов на персонал. Готовя формы бланков, нужно учитывать, что информацию будут предоставлять сотрудники службы персонала, ответственные за различные направления работы с персоналом: руководитель отдела подбора, руководитель отдела обучения, начальник отдела кадров и другие должностные лица. Также заявки в бюджет подают руководители подразделений компании.
Заявленные суммы по каждому подразделению или направлению HR- работы согласовывают с экономически и финансовым блоком и проверяют ответственным за составление бюджета. Всем задействованным в процессе участникам будет удобнее, если формы сводных таблиц будут единообразными. Их можно разработать самостоятельно и учесть в них особенности бюджетирования организации и отдельных подразделений, либо воспользоваться готовыми формами из автоматизированных систем.
![]() |
Совет. Чтобы составить бюджет все суммы, которые подали руководители подразделений, сведите в единый документ. Чтобы удобнее было согласовать содержание документа перед генеральным директором, на первой странице поместите краткое предисловие. В него включите наименование статей и общих сумм расходов по ним. На других страницах подробно расшифруйте каждую статью с пояснениями. |
Согласуйте бюджет у генерального директора
Начинают процесс согласования HR-бюджета со специалиста, который отвечает в целом за бюджетирование в компании. Чаще всего это руководитель планово-экономического отдела или финансовый директор. Далее предстоит обосновать расходы перед генеральным директором. Сделать это получится быстрее, если заранее сформулировать информацию об ожидаемой экономической выгоде вложений – посчитать ROI по основным проектам, связанным с персоналом.
Спикер курса «Директор по персоналу» Наталья Володина, поделилась чек-листом с вопросами, на которые нужно подготовить ответы, прежде чем показывать бюджет руководителю. Чек-лист скачайте по ссылке.
Также полезно будет приложить к бюджету планы работ, расчеты, прайс-листы, коммерческие предложения, проекты бюджетов по каждой статье для всех подразделений. Бюджетный комитет или генеральный директор могут попросить отчет по итогам исполнения бюджета прошлого периода и привести результаты от финансирования прошедших мероприятий. Здесь важно показать, какой эффект они принесли для компании.
Пример, как можно обосновать затраты на мероприятие скачайте здесь
![]() |
Читайте на сайте
Главные HR-метрики, которые все анализируют
Стратегия управления персоналом: как разработать
HR-бренд: как сформировать и продвигать
|