HR-бюджет: какие статьи расходов обязательно включить и как согласовать у руководства

Над бюджетом на персонал совместно работают экономический, финансовый и HR-блок компании. Утверждает документ генеральный директор или совет директоров. Бюджет на персонал представляет собой план затрат на содержание, развитие и поощрение сотрудников в течение определенного времени. Этот план затрат входит в общий бюджет доходов и расходов компании и, как правило, содержит одни из самых весомых цифр по сравнению с бюджетами других направлений. В статье – с чего начать планирование HR-бюджета, какие статьи включить в него и как согласовать бюджет у руководства.

Пример обоснования затрат на мероприятие Пример оформления статей HR-бюджета Чек-лист для защиты бюджета перед топ-менеджментом

Проанализируйте исполнение бюджета прошлого периода

Анализировать бюджет прошлого года нужно, чтобы выявить фактические отклонения в исполнении плана с помощью план-факторного анализа. Важно понять, какие статьи бюджета оказались перерасходованы, а какие, напротив, освоить не удалось и по каким причинам это произошло. Причем неизрасходованные запланированные средства не могут считаться экономией, так как указывают на то, что нужные программы не были реализованы. А значит компания не получила ожидаемой пользы и, скорее, недополучила прибыль.

Нужно всесторонне изучить причины, по которым возникли отклонения от запланированных трат и учесть это в новом бюджете. Причинами незапланированных расходов, к примеру, могут быть вынужденные простои, экстренное сокращение численности персонала и политики начислений. А может быть и так, что при планировании были допущены системные ошибки бюджетирования расходов на персонал – не учли новые рабочие места, изменение технологий или средства внесли на всякий случай, чтобы перестраховаться на будущее.

Совет. Прежде чем планировать расходы на подбор персонала на следующий год нужно оценить текучесть персонала, уровень удовлетворенности сотрудников условиями работы, посчитать эффективность действующей системы мотивации о ценить качественный состав персонала. Предварительная работа поможет разработать более точный план кадровой работы на следующий год и оптимизировать будущие расходы на персонал.

Актуализируйте планы по работе с персоналом

План работы по персоналу, соответствующий стратегическим целям компании – это основа HR-бюджета. Поэтому в первую очередь смотрят утвержденные генеральным директором планы развития компании на год, как в целом, так и по отдельным подразделениям. После этого можно составлять подробный перечень мероприятий по каждому направлению работы с персоналом: привлечение, отбор, адаптация, обучение, оценка с определенными суммами затрат для дальнейшего формирования статей расходов на персонал.

К примеру, в следующем году компания планирует закрыть цех обработки импортируемых из других стран древесных блоков. В связи с этим будет сокращен штат. Значит, ожидаются дополнительные расходы на выплату выходных пособий и компенсаций. Или же, напротив, совет директоров решил масштабировать производство и открыть дополнительно несколько цехов в разных локациях. Теперь уже потребуются новые сотрудники, следовательно, возрастут расходы на подбор, адаптацию и оплату труда.

Расходы, о которых идет речь в примерах, формируются из стратегических планов организации. В первом и во втором случаях суммы затрат фиксируют в бюджете на следующий год в рамках планирования расходов персонала. Если к моменту составления бюджета расходов планы организации не сформированы – разрабатывают инвестиционный бюджет. В нем отдельно учитывают расходы, которые утверждены и отдельно те, которые будут уточнены позже.

Какие статьи расходов включать в бюджет, как анализировать бизнес-цели, какие методы бюджетирования расходов на персонал использовать, делится свои опытом Наталья Володина, директор департамента управления персоналом Государственной корпорации, ментор для HR на нашем флагманском курсе.

Сформируйте статьи расходов на персонал

Статьи бюджета на персонал классифицируют по направлениям HR-работы, включая бюджет самой службы персонала. Во-первых, это расходы на оплату труда персонала. Как правило, в компании это одна из самых объемных областей затрат. ФОТ рассчитывают, включая оклады, бонусы, надбавки, премии и другие выплаты стимулирующего характера. Здесь же в отдельной подстатье показывают налоги и страховые взносы, которые платит предприятие с ФОТ.

Вторая важная статья бюджета на персонал – финансирование социальных программ, льгот и компенсаций. В этом разделе отражают расходы на медицинскую страховку, оплату питания, спорт, материальную помощь в различных ситуациях, транспортировку сотрудников до места работы или аренду жилья. Отдельно планируют расходы на охрану труда и технику безопасности.

Третья статья расходов – бюджет на подбор персонала. Сюда вносят суммы, которые понадобятся на оплату работных сайтов, сотрудничество с кадровыми агентствами, размещение вакансий в СМИ, участие в ярмарках вакансий, сотрудничество с вузами и покупку инструментария для входящей оценки кандидатов.

Еще одна важная статья – обучение и развитие персонала. Это расходы на оборудование корпоративного подразделения обучения, взаимодействие с тренинговыми компаниями и организацию учебного процесса. В качестве подстатьи эта часть бюджета включает расходы на профессиональную подписку и покупку деловой и профессиональной литературы.

Так же значимые статьи – аттестация персонала, развитие корпоративной культуры, материальное обеспечение деятельности службы персонала, расходы на подарки и командировочные выплаты.

Пример оформления некоторых статей HR-бюджета по подразделениям скачайте здесь

Обратите внимание! Относительно новые отдельно выделенные направления бюджетирования затрат на персонал – это HR-маркетинг и аналитика, исследования в области управления человеческими ресурсами, активности для повышения лояльности сотрудников, внутренний PR и создание привлекательного имиджа работодателя на рынке труда.

Разработайте бланки планирования и оформите в бюджет

Унифицированные бланки сводных таблиц позволят собрать необходимую информацию с заявками в бюджет у руководителей подразделений по каждой статье расходов на персонал. Готовя формы бланков, нужно учитывать, что информацию будут предоставлять сотрудники службы персонала, ответственные за различные направления работы с персоналом: руководитель отдела подбора, руководитель отдела обучения, начальник отдела кадров и другие должностные лица. Также заявки в бюджет подают руководители подразделений компании.

Заявленные суммы по каждому подразделению или направлению HR- работы согласовывают с экономически и финансовым блоком и проверяют ответственным за составление бюджета. Всем задействованным в процессе участникам будет удобнее, если формы сводных таблиц будут единообразными. Их можно разработать самостоятельно и учесть в них особенности бюджетирования организации и отдельных подразделений, либо воспользоваться готовыми формами из автоматизированных систем.

Совет. Чтобы составить бюджет все суммы, которые подали руководители подразделений, сведите в единый документ. Чтобы удобнее было согласовать содержание документа перед генеральным директором, на первой странице поместите краткое предисловие. В него включите наименование статей и общих сумм расходов по ним. На других страницах подробно расшифруйте каждую статью с пояснениями.

Согласуйте бюджет у генерального директора

Начинают процесс согласования HR-бюджета со специалиста, который отвечает в целом за бюджетирование в компании. Чаще всего это руководитель планово-экономического отдела или финансовый директор. Далее предстоит обосновать расходы перед генеральным директором. Сделать это получится быстрее, если заранее сформулировать информацию об ожидаемой экономической выгоде вложений – посчитать ROI по основным проектам, связанным с персоналом.

Спикер курса «Директор по персоналу» Наталья Володина, поделилась чек-листом с вопросами, на которые нужно подготовить ответы, прежде чем показывать бюджет руководителю. Чек-лист скачайте по ссылке.

Также полезно будет приложить к бюджету планы работ, расчеты, прайс-листы, коммерческие предложения, проекты бюджетов по каждой статье для всех подразделений. Бюджетный комитет или генеральный директор могут попросить отчет по итогам исполнения бюджета прошлого периода и привести результаты от финансирования прошедших мероприятий. Здесь важно показать, какой эффект они принесли для компании.

Пример, как можно обосновать затраты на мероприятие скачайте здесь

Читайте на сайте Главные HR-метрики, которые все анализируют Стратегия управления персоналом: как разработать HR-бренд: как сформировать и продвигать