Как внедрить электронный документооборот: пошаговый алгоритм

Электронный кадровый документооборот, сокращенно КЭДО, вошел в повседневную практику кадровых служб в ноябре 2021 года, когда был закреплен в ТК РФ. С этого момента работодатели получили возможность оформлять документы в цифровом формате, не дублируя их на бумажных носителях. Это удобно, нужно только правильно перейти на электронный документооборот и применять единые требования к составу и форматам электронных документов. В статье подробнее о том, что это за требования и как перейти на КЭДО.

Детализированный алгоритм перехода на КЭДО

Суть электронных документов

Понятие электронного документа прописано в статье 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Он представляет собой информацию в цифровом формате, которую сотрудник может открыть, обработать с помощь компьютерного редактора и передать по существующим каналам связи.

В качестве кадрового электронного документа рассматривают всю документацию, которой работодатель обменивается с персоналом, собирает и хранит на цифровом носителе без дублирования на бумаге.

Все электронные документы заверяют электронной подписью с двух сторон – компании и сотрудника. Подпись может быть простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной. Все зависит типа документа и статуса того, кто его подписывает.

Перевести в цифру можно почти все документы, кроме четырех видов, в основном тех, где требуется личная подпись:

• трудовые книжки, если сотрудник отказался от их заполнения в электронном формате;

• приказ о прекращении трудового договора;

• акты о несчастном случае на производстве (форма Н-1);

• журналы ознакомления с инструктажем по охране труда.

Обратите внимание! Кадровая служба, которая перешла на КЭДО, должна выдавать копии электронных документов в бумажном виде сотрудникам, которые делают такой запрос. Это прописано в части 10 статьи 22.3 ТК РФ. Тоже самое относится и к случаям с электронной трудовой книжкой, если работник в заявлении попросил выдать сведения на бумажном носителе.

Требования к форматам электронных документов

По большей части требования к формату и составу электронного документа технические. Также в Минтруда создали и предложили пользователям названия файлов и справочник 123 видов кадровых мероприятий и другую полезную информацию, которая касается работы с персоналом. Каждый вид документа или кадровое событие имеет собственный код, который работодатель должен указывать в описании электронного документа. Также обратите внимание на требования к электронным кадровым документам по структуре. 

Каждый электронный документ во взаимодействии с сотрудниками состоит из таких элементов:

• собственно документ;

• приложение, например, разъяснения, дополнения, графики;

• электронная подпись для основного файла и приложений, если это требуется для этого вида кадрового мероприятия;

• машиночитаемая доверенность, которая нужна для подписания определенных документов от лица руководителя;

• описание документа с размером файлов, реквизитами юрлица и работника, датой подписания, сведениями о наличии и видах каждой ЭП, код документа из перечня;

• пакет из документа, приложения, описания и подписи перед отправкой в систему ЭДО должен быть заархивирован в одном файле – транспортном контейнере.

Польза перехода на электронный документооборот

Польза кадрового электронного документооборота в том, что он обеспечивает переход на цифровизацию делопроизводства, ускоряет и упрощает обмен документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами. 

Также переход на КЭДО дает возможность компании:

• хранить, сортировать и редактировать документы в одном месте;

• защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании;

• согласовывать и доставлять документацию быстрее, чем через курьера;

• быстро искать документы в электронном архиве;

• оптимизировать рабочее время и занятость сотрудников.

Алгоритм внедрения электронного документооборота

Переход на электронный документооборот предполагает несколько шагов в зависимости от того, цифравизуют ли по очереди разные отделы, либо разные категории документов. Все зависит от принятого плана цифровизации процессов, но в целом опыт внедрения электронного документооборот идет по похожему сценарию.

Шаг 1. Определить виды электронных документов. Сначала нужно составить перечень документов и список категорий работников, взаимодействие с которыми перейдет в цифровую плоскость. За редким исключением в КЭДО документы можно перевести практически все документы в трудовых отношениях. Такая возможность закреплена в статьях 22.1–22.3 ТК РФ. Работодатель сам должен решить, переводить ли в электронный формат все кадровое делопроизводство или только часть. Перечень электронных документов и категории работников, с которыми они оформляются, фиксируют в локальном нормативном акте компании.

Совет. Логично в первую очередь перевести в электронный формат взаимодействие с удаленными подразделениями и сотрудниками. Это поможет сэкономить время на получении личных заявлений и подписей об ознакомлении с документами.

В приложении к приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н есть список сведений по работе, которые нужно оформлять в письменном виде. Он сгруппирован по видам кадровых мероприятий, в том числе. 

Этот список полезно взять за основу для составления перечня «цифровых» документов при переходе на электронный документооборот:

• прием на работу;

• рабочее время и время отдыха;

• материальная ответственность;

• оплата труда;

• изменение условий трудового договора.

Шаг 2. Установить единые требования к форматам электронных документов. До 1 марта 2023 года кадровики могли работать в КЭДО с любыми файлами, которые поддерживала выбранная система электронного документооборота. 

Сейчас действуют требования для того, как должен выглядеть электронный документ:

• Основная часть (обязательный элемент). Это файл в формате PDF/A-1A – приказ, заявление работника и другое.

• Приложения (необязательный элемент). Оформляются в форматах для текста, таблиц или изображений отдельными файлами, либо сохраняются вместе с основной частью документа единым файлом в формате pdf.

• Электронная подпись (ЭП) для данного вида документа по ст. 22.3 ТК РФ (обязательный элемент). ЭП подписывают каждый файл – основную часть и приложения, если они сохранены отдельно от нее.

• Машиночитаемая доверенность (необязательный элемент). Требования к ней приведены в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 858. Машиночитаемая доверенность требуется, если кадровый документ подписан не руководителем, а уполномоченным лицом.

• Описание в формате xml (обязательный элемент). Оно формируется после подписания основной части и приложений. Требования к описанию приведены в приложении к единым требованиям по приказу № 578Н.

Совет. Приобретая для перехода на КЭДО готовые решения, нужно убедиться, что они учитывают требования приказа № 578н. Крупные вендоры типа «Контур» и СБИС уже доработали свои программные продукты для электронного документооборота. Это важно, так как «цифровой» кадровый документ с нарушением этого приказа считается неформализованным. Он не будет иметь юридическую силу для трудовой инспекции, суда и органов власти.

Шаг 3. Выбрать виды электронных подписей. Это нужно сделать, чтобы понять, какие электронные подписи понадобятся для подписания «цифровых» документов в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ. Например, приказ о дисциплинарном взыскании работодатель может подписать только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Нужно взять перечень кадровых документов, которые планируется перевести в электронный формат, и по каждому документу определить вид электронной подписи. Подписи потребуются руководителю, кадровикам и работникам.

Шаг 4. Подключиться к системе электронного документооборота. Можно выбрать один из двух вариантов, разрешенных ст. 22.1 ТК РФ. Первый – использовать ЭДО от частных компаний (вендоров), если она позволяет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, фиксирует факт получения цифрового оригинала сторонами и обеспечивает хранение электронных документов в такие же сроки, как бумажных версий.

Второй вариант подключиться к системе электронного документооборота – работать через ЭКД портала «Работа в России». Это официальный сервис Роструда, бесплатный для компаний, работников и соискателей. Для пользования им нужно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах.

Собственная ИС работодателя интегрируется с Госуслугами в соответствии с постановлением Правительства от 01.07.2022 № 1192. Это нужно, чтобы работник мог использовать свой личный кабинет в ЕСИА для подписания кадровых документов.

Шаг 5. Выпустить локальный нормативный акт о работе с КЭДО. В статье 22.2 ТК РФ установлено, что электронный документооборот в организации внедряется на основании локального нормативного акта (ЛНА), согласованного с профсоюзом в установленном порядке. На самом деле, документов будет, как минимум, два:

1. Приказ о переходе на электронный документооборот. В нем вы назначаете ответственного за процесс, который будет разрабатывать ЛНА, обеспечивать выполнение организационных мероприятий; устанавливаете перечень действий и их сроки.

2. ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота. Это может быть отдельное Положение или поправки в другие внутренние документы – ПВТР, Положение о кадровом делопроизводстве и др. Главное правило: приказ о переходе на КЭДО и ЛНА обязательно согласовываем с профсоюзом. Это требование ст. 22.2 ТК РФ.

Шаг 6. Провести организационные мероприятия. Во-первых, уведомить работников о переходе на КЭДО, например, попросить оставить запись с личной подписью в листе ознакомления к приказу.

Во-вторых, провести внутреннее обучение работников пользованию системой электронного документооборота – это важно, чтобы снизить тревожность и уменьшить сопротивление коллектива новшеству.

В-третьих, подписать с сотрудниками соглашение об электронном документообороте к трудовому договору с указанием порядка проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи, если она будет использоваться.

Читайте на сайте статьи по теме Как выбрать оператора ЭДО: важные критерии Правила цифрового этикета: 5 советов, как быть понятым на расстоянии HRM и HRIS системы: в чем разница и какую выбрать для управления персоналом Нейросети и ментальное здоровье: как сохранить баланс Чем полезен искусственный интеллект в управлении персоналом