Компании на законных основаниях могут использовать для транзакций в рамках электронного документооборота цифровой портал «Работа в России» или обзавестись информационной системой работодателя. Многие полагают, что второй способ более оправдан с точки зрения защиты конфиденциальной информации. Главное – правильно выбрать оператора системы ЭДО. В статье – по каким критериям сделать выбор оператора ЭДО.
|
Содержание
Суть электронного документооборота и что нужно для постановки системы |
|
Таблица операторов ЭДО с пояснениями |
Суть электронного документооборота и что нужно для постановки системы
Преимущества электронного документооборота в том, что он ускоряет процесс подписания различных документов в условиях работы распределенных команд, добавляет прозрачности процессам, снижает затраты на делопроизводство и облегчает поиск документов.
Также внедрение электронного документооборота уменьшает объем хранимых документов и повышает производительность персонала, который занимается документационным обеспечением деятельности компании. Цифровые версии при этом полностью легитимны, обладают юридической силой и хранятся столько же времени, сколько и бумажные аналоги.
С начала 2022 года уже повсеместно используются и электронные больничные листы, и трудовые книжки, и даже табели учета рабочего времени с командировками.
Требования к кадровому электронному документообороту сформулированы в статьях 22.2 и 22.3 ТК РФ и, в первую очередь, требуют от работодателя четко определить, какие документы он будет цифровизировать. При этом не обязательно оцифровывать весь объем кадрового делопроизводства – допустимо, к примеру, вести в электронном виде табеля, а остальное оставить в бумажном формате.
Второе важное требование – обеспечить участников цифрового взаимодействия электронными подписями (ЭЦП). Требования к ним указаны в ст. 22.3 ТК РФ. И, наконец, нужно определиться с оператором ЭДО - какой выбрать.
|
Обратите внимание! С 1 сентября 2022 года начали действовать правила взаимодействия информационной системы (ИС) работодателя и портала Госуслуги в ред. Постановления Правительства от 01.07.2022 №1192. Документ принят, чтобы облегчить процесс дистанционного обмена документами между кадровиками и работниками, а также соискателями на вакансии. |
Критерии выбора оператора ЭДО
Первый значимый критерий при выборе электронного оператора ЭДО – возможности, заложенные в программу. Система должна поддерживать работу со всем перечнем документов, который требуется работодателю. При этом важно, чтобы программа содержала готовые шаблоны и давала возможность пользователям менять их и добавлять новые бланки. Конечно, серьезный оператор должен предоставить демо-версию, чтобы будущий партнер мог познакомиться с продуктом и убедиться, что все функции ему подходят. Попутно нужно выяснить, есть ли у оператора удостоверяющий центр и возможность выпускать ЭЦП дистанционно.
Следующий критерий, по которому выбирают оператора системы ЭДО – это ценовая политика. Стоимость контракта на использование системы зависит, как правило, от количества подключенных пользователей и величины трафика документов. Условия и тарифы потенциальный партнер сможет представить, как только получит всю необходимую информацию, или, по-другому, техническое задание и составит коммерческое предложение.
Также при выборе системы электронного документооборота важно обращать внимание на уровень сервиса и поддержку пользователей – доступные и понятные инструкции, помощь в установке и настройке программы, дополнительные услуги.
|
|
Совет. Прежде, чем подписать договор и начать работать через оператора ЭДО стоит внимательно изучить отзывы пользователей в интернете. При этом не стоит сразу отказываться от сотрудничества, если вдруг обнаружили запись с негативным мнением о компании или самой системе. Этот момент можно обговорить с менеджером и, возможно, он пояснит, с чем было связано неудовольствие человека, написавшего отзыв. |
Еще пять критериев, по которым выбирают оператора ЭДО
| Критерий | Описание |
|
Понятный интерфейс и простота работы с документами |
С информационной системой работают через сетевой интерфейс и интеграцию. В первом случае работать с электронными документами может любой пользователь, у которого есть логин и пароль для входа. Во втором же на устройство устанавливается специальное программное обеспечение. Также в критерий входит простота получения, заполнения, подписания и отправки электронных документов |
|
Возможность роуминга |
Это возможность обмениваться документами с пользователями других систем ЭДО. Роуминговое соединение нужно для отправки кадровых отчетов и сведений в ЦЗН, ПФР, ФНС. Или при необходимости взаимодействовать с другими работодателями. Посмотреть, у каких операторов ЭДО настроено роуминговое соединение друг с другом, можно на ресурсе Ассоциации РОСЭУ |
|
Интеграция с другими программными продуктами |
Важно, чтобы информационная система была совместима с другими программными продуктами работодателя или контрагентов. Это могут быть любые CRM-системы, 1С, Битрикс и портал Госуслуги |
|
Готовые мобильные приложения или возможность их создать |
Электронный документооборот может быть по максимуму мобильным. Это важный современный критерий, так как в условиях повсеместной удаленки и личной мобильности многим пользователям удобно работать через приложения для смартфонов и планшетов |
|
Встроенные конструкторы шаблонов |
Это удобная функция распознавания документов для перевода «в цифру» бумажных оригиналов, например, паспорта |
Мы подготовили для вас сравнительную таблицу с операторами ЭДО. В ней собрали на свой взгляд список топ-7 надежных в России операторов ЭДО. Это: «Работа в России», оператор ЭДО «Контур.Диадок», оператор ЭДО СБИС, «Калуга-Астрал», «Такском», «СберКорус», «ELMA 365 КЭДО».
У многих из них есть собственные удостоверяющие центры. Это значит, что пользователи будут быстрее решать вопросы с получением ЭЦП, пригодной для работы на государственных ресурсах, и с ее продлением. А сервис «Работа в России» — это официальный ресурс Роструда, который интегрирован с платформой «Онлайнинспекция.рф» и работает через Госуслуги.
Операторы ЭДО в России - скачайте по ссылке
|
Методолог по ЭДО – новая профессия. К 2025 году она войдет в топ востребованных профессий, так как именно к этому году закончится пилотный проект по внедрению ЭДО в госорганах, а значит, ЭДО вполне могут сделать обязательным для всех компаний.
Ждать, когда все побегут осваивать новые навыки нет смысла. Лучше к этому времени уже иметь знания и опыт по внедрению ЭДО, чтобы в первых рядах занять эту нишу. Подробнее здесь.
|