Agile: суть, принципы и как применять в HR

Технология Agile в HR-работе – это практика постоянного подстраивания процессов под нужды сотрудников и соискателей, а также сбор обратной связи в режиме реального времени. Продвинутые команды применяют принципы Agile вместо традиционного разделения функционала: подбор, документационное обеспечение, обучение, внутренние коммуникации. Здесь происходит объединение и пересечение задач, над которыми работают проектные группы. А проектом становится все, начиная с выполнения заявки на подбор и заканчивая цифровизацией процессов.

Суть управленческой технологии Agile

Понятие Agile в HR оформилось в 2012 году с участием специалистов Deloitte, которые сформулировали, в каком случае следует применять Agile. В большей степени тогда, когда компания готовится к нововведениям и планирует амбициозные задачи. Тогда HR-специалистам нужен новый инструментарий, чтобы лучше приспосабливаться к быстрым изменениям, управлять талантами и укреплять межличностные связи внутри компании.

В результате внедрения Agile система управления персоналом становится более прозрачной и управляемой. Ведь в традиционной парадигме основными задачами HR-службы считают контроль, обеспечение порядка, согласованности действий исполнителей, внедрение и мониторинг выполнения стандартов и регламентов.

Обратите внимание! При переходе же к управлению на основе принципов Agile фокус смещается на возможность быстро отреагировать на изменение и адаптироваться к новым условиям выполнения задач. Ничего не может быть решено раз и навсегда – новые вводные должны повлечь за собой новые способы решения задач.

У Agile-методологии есть ценности, которые собраны в манифест и предусматривают четыре ключевых положения.

Первое – люди и взаимодействие между ними важнее, чем процессы и инструменты. Это значит, к примеру – если даже самый продвинутый инструмент не удобен сотрудникам в работе, его нужно менять.

Второе положение гласит, что бесперебойно работающий продукт важнее самой гладкой и правильной документации. Это значит, что можно написать грамотное и исчерпывающее положение о карьерном продвижении. Но если на практике на ключевые должности принимать новичков со стороны, а не собственноручно подготовленных в компании кандидатов – система не работает.

Третье положение говорит о том, что сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта. Четвертое – готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану. Если в процессе работы становится понятно, что первоначальный план требует корректив, их нужно вносить.

Еще Agile предполагает полную прозрачность рабочих процессов, потому что в открытой среде со свободным движением информации проще управлять созданием продукта и делать точные прогнозы. Подойдут любые инструменты – Scrum, Канбан, их сочетание в той или иной форме.

Совет. Полезно обеспечить команды досками со столбцами «Задачи», «Очередь на исполнение», «В работе», «Готово», «Доработка», стикерами с задачами. Организовать работу спринтами по две недели с обязательной обратной связью в конце и короткими ежедневными митапами. Это поможет каждому участнику в режиме онлайн видеть реальный объем задач, регулировать скорость их выполнения, управлять нагрузкой на каждого сотрудника, а также вовремя ловить узкие места процесса, которые тормозят реализацию проектов.

Особенности управленческой технологии Agile

Первая особенность работы Agile-команды – понадобится менять структуру управления. Agile невозможен там, где есть жесткая иерархия и традиционные должности – на смену им должны прийти роли. Один и тот же сотрудник в зависимости от проекта или задачи может в разное время выступать лидером, исполнителем, аудитором или экспертом. При этом отчетность не отменяется – данные по каждой роли и по каждой задаче доступны для всех участников команды в режиме онлайн. Каждый из участников Agile-команды несет солидарную ответственность за конечный результат и имеет возможность влиять на процесс работы на любом ее этапе.

Вторая особенность управление Agile в том, что все решения принимаются децентрализованно, поэтому процесс управления персоналом становится более гибким, комфортным и мотивационно заряженным. Например, руководитель принимает кадровые решения совместно с сотрудниками – по результатам мозговых штурмов, митапов, совещаний и летучек. Особенно если в работе возникают проблемы: они касаются всех, а значит, единоличные решения здесь не подойдут.

В результате за счет большой самостоятельности каждого сотрудника скорость решения операционных задач увеличивается. Ведь исполнителям не приходится ждать отмашки или решения начальника по каждому операционному вопросу – можно действовать самому. Если же происходят ошибки и сбои в работе работник учится и расширяет амплитуду своих компетенций.

Еще одна особенность новой технологии управления предполагает замену оценки на обратную связь. Не так важны ключевые показатели, рейтинги и традиционные оценочные мероприятия.

Применить Agile – значит включить в управленческий цикл постоянный диалог с сотрудниками, коучинговые сессии, непрерывную обратную связь на разных уровнях. Во многих случаях сама команда дает оценку вклада каждого конкретного специалиста в проект, а не только формальный лидер.

С переходом к самоорганизованным командам с максимально вовлеченными участниками роль руководителя трансформируется. Вместо сверхконтроля проявляется лидерство, которое основано на помощи коллегам в развитии, на улучшении корпоративной среды – тогда сотрудники сами без «кнута» добиваются результатов.

Обратите внимание! Работа в формате Agile не приемлет фиксированных зарплат – успех компании зависит от степени участия каждого конкретного сотрудника. Оклад есть, да, но он минимален, а основной доход формируется по конечному результату и без «потолка».

Следующая особенность технологии Agile в том, что фокус внимания направлен на клиента и его потребности. В зависимости от задачи или проекта клиентами в HR становятся топ-менеджеры, линейные руководители, сотрудники, внешние организации – например, контролирующие органы. Работу над HR-проектом начинают со снятия потребности клиента и формулирования задачи, которую нужно помочь решить.

Так же философия Agile гласит – экспериментировать лучше, чем долго планировать. А в процессе работы важно проверять гипотезы и масштабировать положительный опыт. Часть из них может оказаться ошибочной, но в конце концов приведет к идее, которая благоприятно повлияет на конечный результат. Но и эти успешные идеи когда-то придется отложить и заменить другими – со временем условия внешней среды будут меняться, и потребуются переделки. Поэтому нужно постараться сделать эксперимент постоянной частью рабочего процесса.

Например, прежде чем перейти на новую мотивационную модель производства или продаж, поставить двухнедельный эксперимент, подвести итоги, при необходимости внести изменения и только потом внедрять.

Читайте на сайте Матрица компетенций: для чего нужна и как составить Как дать обратную связь работникам, чтобы она их не демотивировала Почему HR должен обладать высоким уровнем эмоционального интеллекта Демотивация персонала: как выявить причины и провести профилактику