Отчет о проделанной работе в HR-службе: как составить

Отчет о проделанной работе, с одной стороны, даст возможность отчитаться руководителю и показать, насколько эффективно сработала HR-служба. С другой стороны, регулярная отчетность позволяет службе персонала анализировать собственные результаты, вовремя обнаруживать узкие места, ошибки в работе и корректировать в соответствии с этим функции и задачи. В статье – что включить в отчеты службы персонала и как это делать.

Скачайте образцы документов для работы:
	Перечень видов и сроков сдачи HR-отчетов
	Таблица платформ для автоматизации HR-отчетности

Для чего готовят HR-отчеты

Отчетность перед генеральным директором – одна из обязательных задач HR-службы. Отчеты предоставляют с периодичностью месяц, квартал, полгода, год. В разных компаниях могут внедрять аутентичные формы отчетов или пользоваться готовыми формами и метриками.

Правильно составленная отчетность помогает менеджменту и блоку функции управления персоналом компании получить достоверную информацию для дальнейшего совершенствования форм и методов работы. Другими словами, наблюдение за HR-процессами и результатами позволяет отслеживать ключевые метрики, которые касаются человеческих ресурсов. Если появляются проблемы их всегда можно отследить в начале тренда и решить, не дожидаясь негативных последствий для компании в целом. Так, например, ниспадающие цифры добровольной текучести за квартал даст возможность пересмотреть подбор и онбординг – профили должностей, инструменты входящей оценки и адаптации.

Еще одна функция отчетов HR-отдела – проинформировать менеджмент компании о результатах работы персонала: насколько вовлечены и удовлетворены работой сотрудники, насколько продуктивны команды, достаточно ли ресурсов для выполнения задач и проектов, в рынке ли система мотивации. Если, к примеру, из HR-отчета за полгода становится понятно, что сроки подбора значительно отстают от принятого графика, руководителям подразделений стоит проанализировать дизайн должностей, на которые с трудом подбираются люди и скорректировать их. Также отчетность в управлении персоналом помогает отслеживать узкие места процессов за счет постоянного мониторинга набора важных метрик.

Совет   Важно сделать HR-отчетность проактивным процессом, который не зависит от коньюнктуры и текущих событий внутри компаний. Лучший вариант – предоставлять отчет о проделанной работе по утвержденному образцу не по запросу руководителя или линейных менеджеров, а на постоянной основе выкладывать их в общий доступ в заранее согласованное с управленцами время – раз в месяц, до 5 числа, к примеру.

Форматы HR-отчетов

Стандартной установленной формы отчета не существует – каждая компания в праве разработать и утвердить свой собственный формат, набор метрик и правил. Отчет управления персоналом может быть текстовым, представленным в инфографике или в формате статистики. Соответственно текстовый HR-отчет представляет собой релиз в форме повествования с таблицами, которые иллюстрируют выводы. Этот вариант больше подойдет небольшой компании, где генеральный директор погружен в оперативную деятельность и непосредственно управляет всеми процессами. Как правило, это компании с линейной организационной структурой.

В отчет в формате инфографики или статистики состоит из диаграмм, графиков и цифровых слайдов с показателями, которые сопровождают краткими пояснениями. сопровождают краткие текстовые пояснения. Это наиболее популярная форма отчетов, которая дает наглядность, безоценочность со стороны исполнителя и возможность увидеть результаты работы в динамике.

Перечень сроков, когда готовят и предоставляют HR-отчеты, скачайте здесь

Принципы создания отчета о проделанной работе

Для начала нужно понять, кто будет адресатом отчета за проделанную работу за год или за другой период – от этого зависит, какую информацию в него включать. Так HR-отчет для генерального директора лучше наполнить информацией об исполнении стратегических задач. Например, развитие и популяризация на рынке труда HR-бренда компании. В этом случае в отчете нужно перечислить активности и инструменты достижения цели, которые были реализованы. А также показать на какие показатели работы в целом они повлияли: количество откликов на вакансии, упоминаемость компании в деловых СМИ, продуктивность команд. Если же предстоит отчитаться перед финансовым блоком – больше внимания в отчете стоит уделить аналитике, цифрам, корреляции по статьям бюджета.

Годовой отчет о проделанной работе, к примеру, выстраивают, логично разделив на части. В первой его части можно кратко описать цели, которые ставил руководитель на отчетный период и этапы реализации этих целей: активности, инструменты, ресурсы. Во второй стоит проанализировать результаты работы, остановиться на сложностях и практике их решения. В третей части обязательно подытожить сказанное выше, сделать выводы и сформулировать предложения.

Обратите внимание! Чтобы показать, что подразделение справилось с задачами, отчет должен содержать метрики ключевых HR-направлений. Обычно их утверждают в стратегии на год.

Важные метрики отчетов службы персонала

Первая метрика касается срока закрытия вакансий. Этот показатель выглядит так – среднее количество календарных дней, в течение которого рекрутер выполняет заявку на подбор. Чем больше времени на это требуется, тем выше стоимость подбора и ниже оценка продуктивности специалиста. В отчет берут средний показатель за период или по какой-либо группе вакансий.

Вторая метрика в HR-отчет – это уровень текучести. Текучесть персонала и срок закрытия вакансии полезно анализировать вместе: чем быстрее закрывается вакансия, тем вероятнее может быть рост текучести. У этой метрики много показателей и коэффициентов, а значит, и отчет получится более информативным. Например, можно подготовить цифры добровольной текучести в период испытательного срока, первого года, после первого года, по подразделениям, по категориям персонала, по сезонам. Также этот показатель хорошо бы сопоставить с уровнем производительности труда, средним доходом и уровнем вовлеченности.

Третья метрика в HR-отчет – это оценка лояльности сотрудников. Результаты опросов, обилие негативных откликов о компании указывают на низкий уровень по этому показателю. Дальше могут последовать увольнения и незапланированные расходы бюджетных средств. Четвертая метрика касается работы с бюджетом – важно показать, как освоены разные статьи, удалось ли сэкономить средства или случился перерасход.

И наконец, важно предоставить информацию о выполнении KPI сотрудниками подразделения. Для этого нужно проанализировать персональные показатели каждого работника и представить их в таблице. Если будут выявлены случаи невыполнения показателей, нужно обязательно разобраться с причинами и спланировать меры, чтобы исправить ситуацию.

Список платформ, которые помогут автоматизировать отчетность по подбору персонала, скачайте здесь

Обратите внимание! Наиболее частые причины неудач – пробелы в квалификации и недостаточно развитые компетенции, низкий уровень мотивации, ошибки планирования и плохо поставленные задачи. Весь массив информации представляют в виде сравнительного отчета сотрудников одной категории: учебного центра, отдела рекрутинга, отдела кадров, группы экономистов по труду.

Читайте на сайте Главные HR-метрики, которые все анализируют Стратегия управления персоналом: как разработать HR-бренд: как сформировать и продвигать