Как составить HR-отчет о проделанной работе

HR-отчет – информативный рабочий инструмент. Отчетность в управлении персоналом полезна двум сторонам: тому, кто ее предоставляет и тому, кому она предназначается. В первом случае дает возможность отчитаться о реализованных проектах, проанализировать свои результаты и в целом показать эффективность HR-блока. А руководителю отчеты HR отдела помогают планировать работу и принимать взвешенные решения по персоналу. В статье о том, что включить в отчет HR о проделанной работе и как правильно это сделать.

Памятка «12 условий информативного HR-отчета» Перечень видов и сроков сдачи HR-отчетов Таблица платформ для автоматизации HR-отчетности

Кому и зачем нужен HR-отчет

HR-отчет сам по себе не является самостоятельным результатом работы. Тем не менее, это одна из обязательных операционных задач подразделения и продукт, который демонстрирует успешность его работы. Предоставление отчетности фиксируют в планах с определенной периодичностью – месяц, квартал, полгода, год.

Генеральный директор или совет директоров могут запросить отчет службы персонала и внеурочно, например, к очередному совещанию по стратегии или в случае наступления кризисной ситуации. Формат итоговых документов контроля не регламентирован законодательством и в разных компаниях он свой, хотя структура и наполнение похожи.

В управлении персоналом отчет, составленный на основе реальных данных, помогает руководству HR-блоку компании иметь достоверную информацию, чтобы улучшать инструменты управления и методы работы с персоналом. Отчетность дает возможность наблюдать за развитием HR-процессов и вовремя отслеживать ключевые метрики, которые касаются работы с людьми. Также HR-отчет помогает на ранних этапах отслеживать проблемы и решать их, не дожидаясь негативных последствий для бизнеса.

Так, например, растущая динамика цифр по текучести первых трех месяцев работы должна вылиться более глубокий анализ причин проблем. А потом стать поводом сформировать новый план по изменению методов входящей оценки и адаптации новичков, а также, возможно, по изменению роли линейных менеджеров в управлении кадрами.

Еще одна функция HR-отчетов – презентовать менеджменту компании результаты работы разных категорий персонала:

• насколько вовлечены и удовлетворены работой сотрудники;

• какова продуктивность команд, достаточно ли ресурсов для выполнения задач и проектов;

• конкурентоспособна ли система мотивации.

Кому нужны HR-отчеты и для чего

Совет. Штатно нужно стремиться к тому, чтобы отчет службы персонала предоставлялся проактивно, а не реактивно. То есть не тогда, когда что-то случилось и идет разбор полетов, а по утвержденному образцу на постоянной основе. Лучше выкладывать отчет в общий доступ в заранее согласованное с управленцами время – раз в месяц, до 10 числа, к примеру.

Какие форматы отчетов службы персонала использовать

Стандартной установленной формы HR-отчета не существует. Каждая компания разрабатывает и утверждает свой собственный набор метрик и правил. Документ может быть текстовым, в инфографике или формате статистики.

Текстовый отчет HR о проделанной работе представляет собой релиз с описанием с таблицами, которые иллюстрируют выводы. Этот вариант больше подойдет небольшой компании, где генеральный директор погружен в оперативную деятельность и непосредственно управляет всеми процессами. Как правило, это компании с линейной организационной структурой.

HR-отчет в формате интерактивных панелей, инфографики или статистики состоит из диаграмм, графиков и цифровых слайдов с показателями, которые сопровождают краткими пояснениями. Это наиболее популярная форма отчетности в управлении персоналом, которая показывает динамику процессов, помогает подать информацию наглядно и безоценочно со стороны исполнителя.

Чтобы обеспечить эффективность и актуальность HR-отчетов, важно регулярно их составлять, использовать надежные данные и представлять их в ясном и понятном формате. Включая HR-отчеты в цикл управления персоналом, организации могут обеспечить более эффективное управление своими людскими ресурсами и достижение своих стратегических целей.

Как составить информативный HR-отчет

Для начала важно понять, кто будет изучать HR-отчет. От этого зависит, какую информацию в нем следует подсветить чуть больше, а что можно оставить в режиме для ознакомления.

Так HR-отчет для генерального директора лучше начать с информации об исполнении стратегических задач. Например, показать результаты проектов развития HR-бренда компании и динамику роста производительности команд. В этом случае в отчете полезно перечислить активности и инструменты, которые были применены для достижения целей. А также показать на какие показатели работы в целом они повлияли: количество откликов на вакансии, упоминаемость компании в деловых СМИ, продуктивность команд.

Если же предстоит отчитаться перед финансовым блоком – больше внимания в отчете службы персонала стоит уделить аналитике, цифрам, корреляции по статьям бюджета.

Годовой HR-отчет о проделанной работе, к примеру, выстраивают, логично разделив на части. В первой можно кратко описать цели, которые ставил руководитель на отчетный период и этапы реализации этих целей: активности, инструменты, ресурсы. Во второй – анализируют результаты работы, сложности и способ их преодоления. В третьей части важно подытожить сказанное выше, сделать выводы и сформулировать предложения на следующий период.

Элементы и метрики отчета HR о проделанной работе

Первая метрика HR-отчета касается срока закрытия вакансий. Этот показатель выглядит как среднее количество рабочих дней, в течение которых рекрутер закрывает заявку на подбор. Чем больше времени на это требуется, тем выше стоимость подбора и ниже оценка продуктивности специалиста. В отчет HR о проделанной работе берут средний показатель за период или по какой-либо группе вакансий.

Вторая метрика в HR-отчете – это уровень текучести общей или по определенным категориям персонала. Текучесть персонала и срок закрытия вакансии полезно анализировать вместе: чем быстрее закрывается вакансия, тем вероятнее может быть рост текучести. У этой метрики много показателей и коэффициентов, а значит, и отчет получится более информативным.

Например, можно подготовить цифры добровольной текучести в период испытательного срока, первого года, после первого года, по подразделениям, по категориям персонала, по сезонам. Также этот показатель хорошо бы сопоставить с уровнем производительности труда, средним доходом и уровнем вовлеченности.

Третья метрика в HR-отчете – это оценка лояльности сотрудников. Результаты опросов, обилие негативных откликов о компании указывают на низкий уровень по этому показателю. Дальше могут последовать увольнения и незапланированные расходы бюджетных средств.

Четвертая метрика отчетности в управлении персоналом касается работы с бюджетом – важно показать, как освоены разные статьи, удалось ли сэкономить средства или случился перерасход.

И наконец, важно предоставить информацию о выполнении KPI сотрудниками подразделения. Для этого нужно проанализировать персональные показатели каждого работника и представить их в таблице. Если выявлены случаи невыполнения показателей, важно разобраться с причинами и спланировать меры, чтобы исправить ситуацию.

Обратите внимание! Хороший HR-отчет содержит цели на будущий период – полугодие, год. Цели должны быть связаны с бизнес-целями подразделений и компании в целом. Есть смысл сразу заложить критерии выполнения будущих целей по сравнению с цифрами в текущем отчете и согласовать их с руководителями направлений и линейными менеджерами.

Читайте на сайте Как внедрить электронный документооборот: пошаговый алгоритм Бенчмаркинг: определение, суть метода в HR Оплата сверхурочной работы с 1 сентября 2024