HR-отчет дает возможность отчитаться руководителю о реализованных планах и показать, насколько эффективно сработала служба персонала. С другой стороны, в управлении персоналом отчет позволяет проанализировать собственные результаты, увидеть узкие места, выловить ошибки и скорректировать в соответствии с полученной информацией функции и задачи на следующий период. В статье о том, что включить в отчет HR о проделанной работе и как это сделать.
Содержание
|
Перечень видов и сроков сдачи HR-отчетов
Таблица платформ для автоматизации HR-отчетности |
Для чего готовить HR-отчет
HR-отчет для генерального директора или коллегиального органа управления – одна из операционных задач службы персонала. Информацию предоставляют с периодичностью в месяц, квартал, полгода или год. Формат итоговых документов контроля в разных компаниях свой, хотя структура и метрики похожи.
Четко и наглядно составленная отчетность в управлении персоналом помогает руководству и HR-блоку компании иметь достоверную информацию, чтобы совершенствовать инструменты управления и методы работы с персоналом. В целом наблюдение за HR-процессами и результатами позволяет отслеживать ключевые метрики, которые касаются человеческих ресурсов.
HR-отчет помогает отследить возникающие проблемы и решить их, не дожидаясь негативных последствий для бизнеса. Так, например, растущие цифры добровольной текучести за квартал дадут возможность пересмотреть подбор и онбординг – профили должностей, источники привлечения, инструменты входящей оценки и адаптационные активности.
Еще одна функция отчетов HR-отдела – презентовать менеджменту компании результаты работы разных категорий персонала:
-
насколько вовлечены и удовлетворены работой сотрудники,
-
какова продуктивность команд, достаточно ли ресурсов для выполнения задач и проектов,
-
конкурентоспособна ли система мотивации.
Если, к примеру, из HR-отчета за полгода становится понятно, что сроки подбора значительно отстают от плана подбора, стоит должности, на которые с трудом подбираются люди и скорректировать их.
Совет. Важно, чтобы отчет службы персонала не зависел от коньюнктуры и текущих событий внутри компаний. Лучший вариант – предоставлять отчет HR о проделанной работе по утвержденному образцу не по запросу руководителя или линейных менеджеров, а на постоянной основе выкладывать их в общий доступ в заранее согласованное с управленцами время – раз в месяц, до 10 числа, к примеру. |
Форматы отчетов HR-отдела
Стандартной установленной формы HR-отчета не существует. Каждая компания разрабатывает и утверждает свой собственный набор метрик и правил. Документ может быть текстовым, в инфографике или в формате статистики. Соответственно текстовый отчет HR о проделанной работе представляет собой релиз с описанием с таблицами, которые иллюстрируют выводы. Этот вариант больше подойдет небольшой компании, где генеральный директор погружен в оперативную деятельность и непосредственно управляет всеми процессами. Как правило, это компании с линейной организационной структурой.
HR-отчет в формате интерактивных панелей, инфографики или статистики состоит из диаграмм, графиков и цифровых слайдов с показателями, которые сопровождают краткими пояснениями. Это наиболее популярная форма отчетности в управлении персоналом, которая показывает динамику процессов, помогает подать информацию наглядно и безоценочно со стороны исполнителя.
Перечень сроков, когда готовят и предоставляют HR-отчеты, скачайте здесь
Сравнение традиционного текстового HR-отчета и подачи информации в формате интерактивной панели
Текстовый HR-отчет | Интерактивная панель |
Больше описания ситуации и результатов работы. Документ построен по логике: вступление, основная часть, заключение. В качестве примеров и иллюстрации текста могут использоваться таблицы, слайды, акцентные выносы, диаграммы и графики или на слайдах. Иногда – с небольшим количеством диаграмм и графиков |
Дает возможность с помощью одного клика отфильтровать ненужное и оставить на экране только те данные, которые нужны в определенный момент. И так порционно подавать информацию, начиная с любого места |
Информация представлена на нескольких листах, в разных файлах или с помощью целой серии слайдов |
Все метрики отчета, графики, динамика и иллюстрации отображены одним экраном, что дает дополнительную наглядность |
HR-отчет содержит избыточное количество информации и попытки объяснить так или иначе сложившуюся ситуацию |
Отображены только нужные показатели, на основании которых можно принимать управленческие решения |
Громоздкий и требует времени, чтобы найти и вычленить нужные данные |
Наглядная картинка, где ничего не нужно искать |
Большой объем ручного труда |
Автоматический сбор и обновление данных |
Как составить HR-отчет
Для начала важно понять, кто будет изучать HR-отчет. От этого зависит, какую информацию в нем следует подсветить чуть больше, а что можно оставить в режиме для ознакомления.
Так HR-отчет для генерального директора лучше начать с информации об исполнении стратегических задач. Например, показать результаты проектов развития HR-бренда компании и динамику роста производительности команд. В этом случае в отчете полезно перечислить активности и инструменты, которые были применены для достижения целей. А также показать на какие показатели работы в целом они повлияли: количество откликов на вакансии, упоминаемость компании в деловых СМИ, продуктивность команд.
Если же предстоит отчитаться перед финансовым блоком – больше внимания в отчете службы персонала стоит уделить аналитике, цифрам, корреляции по статьям бюджета.
Годовой HR-отчет о проделанной работе, к примеру, выстраивают, логично разделив на части. В первой можно кратко описать цели, которые ставил руководитель на отчетный период и этапы реализации этих целей: активности, инструменты, ресурсы. Во второй – анализируют результаты работы, сложности и способ их преодоления. В третьей части важно подытожить сказанное выше, сделать выводы и сформулировать предложения на следующий период.
Типичные ошибки в HR-отчете:
|
Обратите внимание! Чтобы показать, что подразделение справилось с задачами, отчет HR-отдела должен содержать метрики ключевых HR-направлений. Обычно их утверждают в стратегии на год. |
Метрики отчета службы персонала
Первая метрика касается срока закрытия вакансий. Этот показатель выглядит как среднее количество рабочих дней, в течение которых рекрутер закрывает заявку на подбор. Чем больше времени на это требуется, тем выше стоимость подбора и ниже оценка продуктивности специалиста. В отчет HR о проделанной работе берут средний показатель за период или по какой-либо группе вакансий.
Вторая метрика в HR-отчет – это уровень текучести общей или по определенным категориям персонала. Текучесть персонала и срок закрытия вакансии полезно анализировать вместе: чем быстрее закрывается вакансия, тем вероятнее может быть рост текучести. У этой метрики много показателей и коэффициентов, а значит, и отчет получится более информативным.
Например, можно подготовить цифры добровольной текучести в период испытательного срока, первого года, после первого года, по подразделениям, по категориям персонала, по сезонам. Также этот показатель хорошо бы сопоставить с уровнем производительности труда, средним доходом и уровнем вовлеченности.
Третья метрика в HR-отчет – это оценка лояльности сотрудников. Результаты опросов, обилие негативных откликов о компании указывают на низкий уровень по этому показателю. Дальше могут последовать увольнения и незапланированные расходы бюджетных средств.
Четвертая метрика отчетности в управлении персоналом касается работы с бюджетом – важно показать, как освоены разные статьи, удалось ли сэкономить средства или случился перерасход.
И наконец, важно предоставить информацию о выполнении KPI сотрудниками подразделения. Для этого нужно проанализировать персональные показатели каждого работника и представить их в таблице. Если выявлены случаи невыполнения показателей, важно разобраться с причинами и спланировать меры, чтобы исправить ситуацию.
Список платформ, которые помогут автоматизировать отчетность по подбору персонала, скачайте здесь
Ключевые метрики в HR-отчете:
|
Обратите внимание! Хороший HR-отчет содержит цели на будущий период – полугодие, год. Цели должны быть связаны с бизнес-целями подразделений и компании в целом. Есть смысл сразу заложить критерии выполнения будущих целей по сравнению с цифрами в текущем отчете и согласовать их с руководителями направлений и линейными менеджерами. |
Читайте на сайте статьи по теме
Почему нужно освоить создание дашборда
HR-аналитика: зачем нужна и как внедрить в компании
Главные HR-метрики, которые все анализируют
|