Заявка на подбор: как правильно снимать потребность в подборе

Заявка на подбор персонала не регламентируется трудовым законодательством, поэтому ее составляют в свободной форме. Принцип такой: чем больше в документе будет полезной и точной информации от заказчика подбора, тем рекрутеру будет понятнее, кого искать и как оценивать. В статье рекомендации, как составить документ, какие разделы включить и образец заявки на подбор.

Алгоритм поиска кандидатов Памятка «О чем спросить и что оценивать в ходе телефонного интервью» Пример вопросов кандидату на должность руководителя Пример вопросов к руководителю для заявки на подбор персонала Пример заявки на подбор персонала

Кто участвует в работе над созданием заявки на подбор

Заявку на подбор сотрудника можно составить на основе профиля должности или внести дополнения по результатам интервью с заказчиком подбора. В первом случае документ получится формально точным, но не будет возможности учесть нюансы, которые возникают в процессе устной беседы.

Интервью даст возможность дополнить заявку на подбор важными подробностями, которые касаются личностных качеств искомого сотрудника, особенностей рабочего процесса и неочевидных требований в квалификации. Полно и грамотно сформулированные требования упрощают работу рекрутеров и экспертов, которые принимают участие во входящей оценке кандидатов.

Заявку на подбор персонала разрабатывает HR-специалист совместно с руководителем будущего сотрудника и экспертами кампании в той или иной области. Управленец даст информацию по задачам и рабочим операциям, а эксперт поможет прописать необходимые профессиональные компетенции.

Обратите внимание! Задача HR-специалиста – организовать процесс разработки заявки, зафиксировать полученную от руководителя и экспертов информацию, сверить ее со штатным расписанием и документами, в которых прописан функционал и требования к должности.

Какую информацию собрать для заявки на подбор сотрудника

Если заявки на подбор приходится составлять с нуля, для начала нужно составить список открытых вакансий, изучить запрос на поиск вакансий, определить круг лиц, которые будут участвовать в процессе подбора и оценки. Это могут непосредственный начальник, руководитель проекта, ведущий специалист в своей области. Например, ведущий логист, старший юрисконсульт или финансовый аналитик.

Затем нужно взять должностные инструкции и, если есть, профили должности и внести в будущие заявки информацию о функциях и требованиях. Теперь можно провести интервью с заказчиком вакансии, чтобы расширить и скорректировать данные. Например, в случае, если документы давно не обновлялись, и информация в них устарела.

Совет. Если позволяет время и ресурсы дополнительно полезно будет поговорить с будущими коллегами сотрудника, понаблюдать за их работой и работой других сотрудников на должностях, аналогичных искомой. Можно изучить отчетность, рабочую документацию и публичную переписку сотрудников на интересующих рекрутера должностях. Все это поможет конкретизировать заявку на подбор кандидата на должность.

Как выглядит структура заявки на подбор

Обязательной формы документа не существует, потому что он не регламентирован трудовым законодательством. Заявку на подбор персонала выполняют в добровольном порядке в свободной форме исключительно с целью сделать отбор и оценку кандидатов более точным и удобным.

Также полезно прописать требуемые личностные качества, возможные карьерные траектории, входящие испытания и форму трудового сотрудничества.

Обратите внимание! В процессе составления заявки на подбор стоит воздержаться от внесения в нее данных, которые расцениваются как дискриминационные и запрещены законом: требования к полу, возрасту, внешнему виду, весу, росту, национальности, вероисповеданию и политическим взглядам.

Как в заявке на подбор персонала отразить требования к кандидатам

Структура заявки на подбор персонала включает несколько разделов, изучив которые рекрутер сможет сопоставить данные из резюме, анкеты и тестов и сделать предварительный вывод, подходит или не подходит кандидат для конкретной вакансии.

Название должности. Тут все вроде бы просто и очевидно – руководитель подразделения назовет должность, на которую ему нужен человек. HR-специалисту нужно будет проверить, если ли такая вакансия в штатном расписании и правильно ли ее сформулировал управленец.

Важно не допустить путаницы, если в компании используются разные названия: «юрисконсульт» и «юрист», «бухгалтер» и «сотрудник бухгалтерии». В заявке на подбор тогда нужно точно отразить особенности каждой из должностей. Также внимательно нужно отнестись к градациям должностей: «главный специалист», «ведущий специалист», «младший специалист». Названия могут быть достаточно формальными, но для подбора и «продажи» вакансии ценным соискателям формулировки имеют значение.

Функционал и задачи. В заявке на подбор полезно разделить функции на основные и периодические. Особенно это важно для массовых вакансий, когда за одним названием должности стоят различные задачи. Например, в отделе персонала 4 менеджера по персоналу. Один 80 процентов времени занимается оценкой сотрудников, а оставшиеся часы готовит отчетность. Другой сотрудник на такой же позиции отвечает за пребординг и онбординг. Третий – занимается HR-аналитикой. Соответственно, к опыту и знаниям кандидатов на данную должность будут разные требования.

Требования к опыту. Главное – понять, что важнее руководителю будущего сотрудника: чтобы он обладал необходимыми опытом по профессии – так называемыми твердыми навыками или ключевым моментом в оценке станут личностные качества и модели поведения – мягкие навыки.

Например, для кандидата на должность инвестиционного аналитика на первом месте стоит подтвержденные квалификация, опыт в профессии, сертификаты и только потом командность, доброжелательность и умение стратегически мыслить. А для вакансии менеджера по сопровождению клиентов наиболее важны личностные качества: коммуникабельность, умение убеждать, активность, потом уже специальность по диплому.

Личностные качества. Здесь нужно указать черты характера будущего сотрудника, яркие стороны личности, которые помогут ему успешно справляться с работой. Пусть заказчик перечислит в заявке на подбор, какие пять качеств, по его мнению, наиболее важны в подчиненных, а какие по опыту только мешают работе.

Например, лидерские качества для тимлида обязательны, а рядовому разработчику они не нужны. А амбициозность и отличные ораторские навыки вряд ли пригодятся сотруднику, задача которого будет составлять планы и сводить отчеты. Человек с амбициями недолго останется на такой работе.

Условия работы. В разделе заявки на подбор кандидата об условиях работы нужно подробно описать условия трудового договора: основная работа, совместительство, возможность удаленной работы, режим работы, мобильность, размер зарплаты и ее составляющие, дополнительные льготы и компенсации. Сюда же можно внести информацию об оборудовании, которое предоставляет компания: компьютер, смартфон, служебный автомобиль.

Скачать заявку на подбор персонала – образец по ссылке

Читайте на сайте статьи по теме Как составить профиль должности, зачем нужен и что указать в документе Как составить оффер на работу. Образцы писем Менеджер по подбору персонала: какие обязанности и KPI предусмотрены Онбординг: что это такое и как организовать в компании