Заявка на подбор: как правильно снимать потребность

Заявка на подбор персонала не регламентируется трудовым законодательством. Ее составляют в свободной форме с целью наиболее точно зафиксировать требования к кандидатам и условия вакансии. Чем больше полезной информации будет в документе, тем вероятнее успешный подбор. В заявку на подбор вносят причины поиска специалиста, требования к его опыту, образованию и компетенциям. В статье несколько правил, как составить документ, какие разделы включить и образец заявки на подбор.

Скачайте образцы документов для работы:
	Пример вопросов к руководителю для заявки на подбор персонала
	Пример заявки на подбор персонала

Кто и зачем составляет заявку на подбор

Заявку на подбор сотрудника можно составить на основе профиля должности или внести дополнения по результатам интервью с заказчиком подбора. В первом случае документ получится формально точным, а во втором появится возможность дополнительно внести нюансы и подробности, которые касаются личностных качеств искомого сотрудника, особенностей рабочего процесса и неочевидных требований в квалификации. Полно и грамотно сформулированные требования упрощают работу рекрутеров и экспертов, которые принимают участие во входящей оценке кандидатов.

Как составить профиль должности, читайте в статье.

Заявку на подбор персонала разрабатывает HR-специалист совместно с руководителем будущего сотрудника и экспертами в той или иной области. Управленец даст информацию по задачам и рабочим операциям, а эксперт поможет прописать необходимые профессиональные компетенции.

Заявка на подбор: образец вопросов для руководителя скачайте по ссылке

Обратите внимание! Задача HR-специалиста – организовать процесс разработки заявки, зафиксировать полученную от руководителя и экспертов информацию, сверить ее со штатным расписанием и документами, в которых прописан функционал и требования к должности.

Как провести подготовительный этап

Если заявки приходится составлять с нуля, для начала нужно составить список открытых вакансий, изучить запрос на поиск вакансий, определить круг лиц, которые будут участвовать в процессе подбора и оценки. Это могут непосредственный начальник, руководить проекта, ведущий специалист в своей области. Например, ведущий логист, старший юрисконсульт или финансовый аналитик.

Затем нужно взять должностные инструкции и, если есть, профили должности и внести в будущие заявки информацию о функциях и требованиях. Теперь можно провести интервью с заказчиком вакансии, чтобы расширить и скорректировать данные. Например, в случае, если документы давно не обновлялись, и информация в них устарела.

Совет   Если позволяет время и ресурсы дополнительно полезно будет поговорить с будущими коллегами сотрудника, понаблюдать за их работой и работой других сотрудников на должностях, аналогичных искомой. Можно изучить отчетность, рабочую документацию и публичную переписку сотрудников на интересующих рекрутера должностях. Все это поможет конкретизировать заявку на подбор кандидата на должность.

Какие разделы включить в заявку на подбор

Обязательной формы документа не существует, потому что он не регламентирован трудовым законодательством. Заявку на подбор персонала выполняют в добровольном порядке в свободной форме исключительно с целью сделать отбор и оценку кандидатов более удобным.

Заявка на подбор - пример разделов:

• наименование должности;

• место в структуре компании;

• основные задачи и функционал должности;

• требования образованию специалиста;

• опыту работы;

• знания и навыки.

Полезно прописать требуемые личностные качества, условия работы, возможные карьерные траектории, возможные испытания и форму трудового сотрудничества.

Обратите внимание! В процессе составления заявки стоит воздержаться от внесения в нее данных, которые расцениваются как дискриминационные и запрещены законом: требования к полу, возрасту, внешнему виду, весу, росту, национальности, вероисповеданию и политическим взглядам.

Как отразить в заявке требования к кандидатам

Структура заявки на подбор персонала включает несколько разделов, изучив которые рекрутер сможет сопоставить данные из резюме, анкеты и тестов и сделать предварительный вывод, подходит или не подходит кандидат для конкретной вакансии.

Название должности. Тут все вроде бы просто и очевидно – руководитель подразделения назовет должность, на которую ему нужен человек. HR-специалисту нужно будет проверить, если ли такая вакансия в штатном расписании и правильно ли ее сформулировал управленец.

Важно не допустить путаницы, если в компании используются разные названия: «юрисконсульт» и «юрист», «бухгалтер» и «сотрудник бухгалтерии». В заявке на подбор тогда нужно точно отразить особенности каждой из должностей. Также внимательно нужно отнестись к градациям должностей: «главный специалист», «ведущий специалист», «младший специалист». Названия могут быть достаточно формальными, но для подбора и «продажи» вакансии ценным соискателям формулировки имеют значение.

Функционал и задачи. Здесь полезно разделить функции на основные и периодические. Особенно это важно для массовых вакансий, когда за одним названием должности стоят различные задачи. Например, в отделе персонала 4 менеджера по персоналу. Один 80 процентов времени занимается оценкой сотрудников, а оставшиеся часы готовит отчетность. Другой сотрудник на такой же позиции отвечает за пребординг и онбординг. Третий – занимается HR-аналитикой. Соответственно, к опыту и знаниям кандидатов на данную должность будут разные требования.

Требования к опыту. Главное – понять, что важнее руководителю будущего сотрудника: чтобы он обладал необходимыми опытом по профессии – так называемыми твердыми навыками или ключевым моментом в оценке станут личностные качества и модели поведения – мягкие навыки.

Например, для кандидата на должность инвестиционного аналитика на первом месте стоит подтвержденные квалификация, опыт в профессии, сертификаты и только потом командность, доброжелательность и умение стратегически мыслить. А для вакансии менеджера по сопровождению клиентов наиболее важны личностные качества: коммуникабельность, умение убеждать, активность, потом уже специальность по диплому.

Личностные качества. Здесь нужно указать черты характера будущего сотрудника, яркие стороны личности, которые помогут ему успешно справляться с работой. Пусть заказчик перечислит, какие пять качеств, по его мнению, наиболее важны в подчиненных, а какие по опыту только мешают работе.

Например, лидерские качества для тимлида обязательны, а рядовому разработчику они не нужны. А амбициозность и отличные ораторские навыки вряд ли пригодятся сотруднику, задача которого будет составлять планы и сводить отчеты. Человек с амбициями недолго останется на такой работе.

Условия работы. В разделе заявки на подбор кандидата об условиях работы нужно подробно описать условия трудового договора: основная работа, совместительство, возможность удаленной работы, режим работы, мобильность, размер зарплаты и ее составляющие, дополнительные льготы и компенсации. Сюда же можно внести информацию об оборудовании, которое предоставляет компания: компьютер, смартфон, служебный автомобиль.

Образец заявки на подбор персонала скачайте по ссылке.