Как правильно составить job-offer – приглашение на работу

Джоб-оффером в HR-практике называют документ, с помощью которого работодатель делает предложение о работе финальному кандидату на вакансию. Формат job-offer не закреплен Трудовым кодексом, поэтому его составляют в произвольной форме. Цель документа – сообщить кандидату, что компания приглашает его на работу и готова заключить трудовой договор. В статье о том, как правильно составить джоб-оффер и не попасть в неприятную ситуацию.

Памятка «5 способов повысить эффективность пребординга» Примеры офферов Таблица метрик и активностей системы подбора и адаптации Чек-лист оценки профиля вакансии

Что такое job-offer и зачем его составлять

Job-offer – это приглашение кандидата на работу в свободной форме с указанием даты трудоустройства и условий будущего сотрудничества. Поскольку документ не регламентирован законодательством о труде, его стиль и наполнение остаются на усмотрение компании.

Менеджер по подбору персонала в сотрудничестве с нанимающими менеджерами принимают решение о том, что указывать в письменном приглашении на работу в зависимости от позиции. Для топ-менеджеров и узких специалистов может понадобиться более подробно расписать предмет сотрудничества и ожидаемый результат, а для линейного исполнителя или представителя синих воротничков важно четко сформулировать условия работы.

Фиксируемая информация зависит от достигнутых договоренностей. Ключевая ценность джоб-оффера в том, что он позволяет работодателю минимизировать риск быть неверно понятым, а кандидату – почувствовать доверие к компании. 

Чаще всего в документе фиксируют:

• основные задачи;

• размер зарплаты;

• график работы и выходные дни;

• дополнительные преференции:

• наличие и продолжительность испытательного периода.

Например, финальный кандидат на вакансию по работе с клиентами точно уверен, что с первого дня будет работать по действующим договорам компании и стабильно зарабатывать. На практике же новому сотруднику предстоит пройти обучение, стажировку и только потом выйти к клиентам. Если все это прописано в приглашении на работу, разночтений не возникнет.

Еще один пример: кандидату озвучили зарплату, а на деле цифра оказалась до вычета налогов или вовсе с усредненным значением по итогу года с учетом квартальных премий. Неприятное открытие в итоге снизило мотивацию и лояльность новичка к работе – лучше было бы прописать нюансы оплаты в тексте приглашения на работу от работодателя.

Что такое контроффер

Есть еще одна популярная форма джоб-оффера – контроффер. От стандартного приглашения на работу он отличается тем, что его составляют не для внешнего кандидата на вакансию, а адресуют действующему сотруднику. Это происходит, когда ценный специалист получает предложение от другой компании, а руководитель не готов так просто его отпустить. Это один из инструментов удержания талантов, работа которых заметно влияет на процессы. Контроффер содержит информацию о готовности работодателя повысить сотруднику доход, назначить его на более статусную должность, перевести на следующий грейд или улучшить условия труда.

Что включить в приглашение на работу

Job-offer не должен копировать форму и текст трудового договора или должностной инструкции. По сути, это предложение о сотрудничестве в свободной форме, поэтому лучше постройте текст, как личное и уникальное обращение к специалисту. Начать документ можно с приветствия и слов воодушевления, что вскоре финальный кандидат присоединится к команде. Потом перейти к подробностям – указать название должности, подразделение и уровень подчиненности будущего сотрудника.

Финансовые условия в джоб-оффере желательно представить с помощью конкретных цифр, а не ограничиться фразой «оклад согласно штатному расписанию». Размытые фразы без конкретных цифр в графе о заработной плате могут привести к тому, что на этапе подписания трудового договора ожидания специалиста не оправдаются, и он откажется от трудоустройства.

В конце текста хорошо поместить завершающую или побудительную фразу. Это может быть приглашение в офис поучаствовать в процессе двустороннего подписания джоб-офера. Можно попросить кандидата проверить информацию и подтвердить job-offer ответом.

Приглашение на работу - образец скачайте по ссылке

Совет. В идеале джоб-оффера нужно написать на корпоративном бланке и в соответствии с tone-of-voice компании. Этим термином называют особый стиль общения компании с аудиторией, который поддерживается во всех каналах коммуникации. В том числе при написании объявлений о вакансиях. Понятие предполагает единство речевого стиля и интонации сообщений, которые формируют уникальный имидж бренда.

Возможные последствия отзыва job-offer для компании

Job-offer не имеет юридической силы в России и не дает гарантий сотрудничества. Это просто предложение и добровольная фиксация намерения сторон, которое может перерасти в подписание трудового договора. Несмотря на это в судебной практике были случаи, когда уже действующий сотрудник обратился в суд с просьбой признать джоб-оффер трудовым договором и выиграл иск.

Основание – джоб-оффер содержал пункты, которые выглядят, как разделы договора: должность, перечень должностных обязанностей, размер и порядок начислений заработной платы, локация офиса, график работы, права и обязанности сторон, а также необходимость соблюдать коммерческую тайну компании. Последние два пункта и склонили судью на сторону сотрудника, которому сначала дали подписать оффер с одними условиями, а в трудовом договоре были прописаны другие. В итоге первоначальное приглашение на работу признали действующим договором.

Бывают случаи, когда ранее выставленный джоб-оффер нужно отозвать. Как правило, это происходит по нескольким причинам: кадровые перестановки в команде, сокращение или перераспределение задач. Или наступление непредвиденных обстоятельств, которые мешают заключить трудовой договор со специалистом. Также может получиться, что предыдущего сотрудника восстановили в должности, или компания в последний момент предпочла внутреннего кандидата.

Отзывая джоб-оффер, несостоявшийся работодатель не нарушает законодательство, но отношения с кандидатом важно закончить максимально корректно и извиниться за непредвиденную ситуацию. Предоставьте кандидату вежливое письменное объяснение, подкрепленное нормами закона, особенно если от него поступил запрос. Как правило, отказ обосновывают организационными и производственными обстоятельствами. Помните, что нельзя отказать кандидату в приеме на работу беспричинно (ст. 64 ТК РФ, Определение 8-го КСОЮ от 30.04.2020 № 88-6667/2020).

Как вручить джоб-оффер финальному кандидату

Читайте на сайте статьи по теме Как адаптировать новичков на этапе подбора: pre-boarding Подбор и найм персонала: как организовать в компании Подбор руководителей: как найти, оценить и нанять Подбор рабочего персонала: как привлечь и оценить