Как установить KPI, чтобы они не демотивировали сотрудников

Ключевые показателей эффективности (KPI) должны мотивировать сотрудников работать лучше, постоянно повышая собственную производительность и результаты всей команды. Но время от времени получается так, что KPI дают обратный эффект – демотивируют, приводя к снижению производительности вплоть до выгорания и увольнения ценных специалистов. В статье о том, как поставить ключевые показатели, чтобы избежать негатива.

Алгоритм как установить KPI Таблица видов KPI

KPI - что это такое простыми словами

KPI или система ключевых показателей эффективности – это инструмент оценки работы сотрудников. Он представляет собой набор данных и цифр, которые работник должен достичь за определенное время. В идеале четкие индикаторы призваны помочь менеджеру лучше контролировать работу подчиненных и вовремя вносить изменения в производственный процесс. Также на основании результатов исполнения KPI получится справедливо начислить вознаграждение сотруднику в зависимости от реальных результатов работы.

С помощью системы KPI измеряют, во-первых, производительность как отношение конечного результата к затраченному времени. Например, считают количество реализованных единиц продукта в месяц.

Во-вторых, функциональность как соответствие действий исполнителей установленным регламентам и инструкциям. Например, насколько точно воспроизведены скрипты разговоров специалистом по рекламациям в процессе взаимодействия с клиентом.

В-третьих, эффективность, которая представляется как соотношение результата к затраченным средствам. Например, эффективность рекламной кампании по привлечению кандидатов: сколько стоило размещение объявлений и сколько в итоге пришло целевых кандидатов.

Как поставить KPI, показатели эффективности

Для формирования KPI отдела нужно определить, какой конечный результат нужно достичь подразделению. При этом важно учесть все факторы, которые могут повлиять на достижение этой главной цели.

Например, ключевая цель отдела рекрутинга – укомплектованность штата компании. Но внутри этой цели есть еще множество более мелких задач и подцелей, без которых показатели KPI вряд ли достижимы. Это может быть количество проведенных интервью, полученных тестовых заданий, а также число кандидатов, прошедших стажировку и испытательный срок.

Важно учесть, сколько работников трудятся на достижение цели, и какой бюджет затрачен на все виды работ. Исходя из целей организации нужно еще рассчитать показатели успешности работы начальников подразделений. Для КPI руководителя подразделения дополнительно ставят персональные показатели, исходя их текущего функционала и сферы ответственности.

Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени в соответствии с SMART-принципами. При этом стоит учесть индивидуальные навыки, опыт и способности работника, которому предстоит их поставить. Начинающий специалист заведомо не сможет качественно выполнить объем работ опытного коллеги и будет демотивирован.

Еще один важный момент при внедрении КPI – убедиться, что у сотрудников есть необходимые ресурсы: бюджет, инструмент, материалы, информация и регулярно предоставлять конструктивную обратную связь.

Обратите внимание! КРI персонала могут не сработать на результат, если допущены ошибки: личные КРI сотрудников противоречат целям компании; показатели почти не зависят от усилий специалистов; ключевые показатели эффективности показатели в принципе недостижимы; не учитывается качество и трудоемкость процессов; общие успехи подразделения или компании не влияют на вознаграждение сотрудников; выполненные показатели становятся поводом их увеличить на следующий период.

Отказ от заведомо недостижимых значений KPI

План, который не получится выполнить, демотивирует и ведет к потере продуктивности. Главный признак невыполнимых KPI показателей – значения более чем на 30 процентов превышают текущие значения без кардинальных изменений процесса или модернизации.

Например, один рекрутер при массовом подборе в течение нормального рабочего дня способен просмотреть сто резюме, оправить двадцать приглашений на интервью и провести 4 собеседования. Ставить план утроить продуктивность с теми же ресурсами нецелесообразно, потому что он невыполним. А вот внедрить в работу чат-ботов рекрутеров и только потом поставить новый план возможно. Продуктивность с современными высокотехнологичными цифровыми помощниками, очевидно, будет выше. Это позволит при этом высвободить сотрудников, которые займутся другими задачами.

Вывод один – нужно ставить реалистичные цели, чтобы человек в своей зоне ближайшего развития понимал, как ее достичь.

Система KPI должна состоять из количественных и из качественных показателей. С их помощью оценивают результат деятельности всей компании в целом, каждого подразделения и сотрудников. Эти данные показывают, на каком этапе работ могут возникать проблемы, сбои, и как их можно устранить.

Совет. Вредно превращать KPI персонала в самоцель деятельности сотрудника. Иначе в погоне за плановыми целями из виду могут быть упущены качество и сервисность по отношению к клиентам, партнерам, коллегам. Например, если менеджеру по обучению поставлена цель провести в течение месяца 20 активностей, он их, скорее всего, проведет – не захочет терять бонус. Но вот вопрос, с каким качеством, какими отзывами и эффектом для компании неизвестно, так как в KPI все это не было прописано.

Автоматизация процесса KPI

Автоматизация KPI показателей дает возможность унифицировать процессы сбора данных и анализировать информацию по каждому показателю, а также генерировать автоматические отчеты и уведомления. Главные плюсы автоматизации ключевых показателей эффективности – экономия времени и ресурсов с быстрым доступом к актуальным результатам. Сотрудники, которые видят свои результаты в режиме онлайн, становятся вовлеченными и более лояльными компании и менеджменту.

На рынке сегодня есть готовые решения, которые помогут автоматизировать процесс постановки ключевых показателей эффективности. Это, например, KPI Monitor, который появился на рынке в рамках программы импортозамещения, работает с количественными данными и позволяет использовать многомерный анализ данных и интерактивную визуализацию. Или программа KPI Suite, которую представляют как программную платформу, которая хорошо работает для организации совместной работы сотрудников.

Критерии выбора автоматизированной системы KPI:

• интерфейс, который понятен сотрудникам на всех уровнях;

• адаптивная конфигурация программы, которую можно адаптировать под уникальные потребности и бизнес-процессы;

• возможность интегрировать систему в действующую систему управления и учета;

• профессиональная техподдержка и обучение.

Все процессы должны быть прозрачными, чтобы сотрудники видели свои показатели.

Читайте на сайте статьи по теме Менеджер по обучению и развитию персонала: обязанности и KPI Менеджер по подбору персонала: обязанности и KPI Система OKR – управление по целям Как установить в компании систему грейдов. Алгоритм