Планирование численности персонала: как определить оптимальный кадровый состав

Считается, что планирование потребности в персонале – это просто: когда объем работы увеличивается, людей требуется больше и наоборот. На самом деле все сложнее, чем кажется на первый взгляд. В статье – как определить оптимальное количество сотрудников, и какие методы планирования численности персонала использовать.

Памятка «Современные методы оптимизации численности персонала компании» Таблица принципов расчета и планирования численности персонала в организации

Что включает понятие оптимальной численности персонала

Под достаточной или оптимальной численностью персонала понимают значение, которое указывает на то количество сотрудников, с помощью которых можно обеспечить выполнение объема работы компании. На конкретные цифры влияют различные факторы:

• сфера деятельности компании,

• модель управления, организация бизнес-процессов,

• квалификация персонала.

Формально в нашей стране действуют рекомендации по определению штатной численности работников в разных отраслях промышленности и госслужбе, которые были разработаны в разные годы. Они могут стать неким ориентиром или отправной точкой для планирования численности персонала предприятия.

Понятие оптимальной численности персонала продолжает другое важное понятие – среднесписочная численность. Этот показатель рассчитывается на определенный период, чаще на год. Его точную цифру получают, посчитав работников, которые юридически числятся в этот период в компании, как на основном месте работы, так и с неполной занятостью.

Фактическая же численность отражает количество людей, которые фактически исполняют трудовые обязанности. Еще одно понятие – штатная численность персонала – рассчитывается, исходя из планируемого объема работ путем деления его значения на принятую норму.

По каким критериям и как считать еще один важный показатель – эффективность персонала, читайте в статье  

Обратите внимание! Чтобы определить, сколько нужно сотрудников в конкретном подразделении в определенный период, нужно еще учесть и коэффициент абсентеизма – отсутствия сотрудников на рабочем месте по различным причинам, в том числе и по болезни. Тогда можно получить то число единиц в штатном расписании, которое обеспечит бесперебойное функционирование подразделения.

Методы планирования численности персонала

Самый распространенный метод планирования численности персонала – по трудоемкости производственных процессов и конкретных работ. С помощью этого метода определяют оптимальную численность рабочих, к примеру, в строительстве, машиностроении, легкой промышленности. Численность работников определяется по формуле ниже.

Еще один метод планирования потребности в персонале требует определить значения по фактическим затратам времени на основании хронометража работ и фотографии рабочего дня. Специалисты по нормированию труда фиксируют, сколько времени занимает каждая операция, обслуживание одного клиента или выпуск единицы продукции. Фотографии рабочего времени также используют, чтобы скорректировать фактическую численность работников.

Третий метод расчета планирования численности персонала – метод экстраполяции, в соответствии с которым проводят корректировку цифр на определенный процент. Например, подразделение численностью 100 человек обрабатывает 600 клиентских запросов в месяц. Если через три месяца нужно будет обрабатывать уже 800 запросов, численность команды нужно увеличивать: 100 × 800 / 600 = 133 чел.

Памятку «Современные методы оптимизации численности персонала компании» скачайте по ссылке.

Совет. В небольших компаниях и стартапах вполне уместно использовать экспертный метод планирования потребности в персонале. Он заключается в том, что штатную численность определяют на основе экспертного мнения специалистов по организационному развитию, HR-процессам, экономистов на основании их опыта и квалификации.

Как определить оптимальный состав сотрудников с учетом человеческого фактора

В идеальной ситуации расчет и планирование потребности в персонале в организации проводят на основе нормативов. За основу берут штатную ситуацию, когда все работники находятся на своих рабочих местах. Формально нормативы не учитывают, что люди уходят в отпуск, болеют, учатся и отправляются в командировки.

Чтобы скорректировать значение до фактического применяют коэффициент невыхода на работу. Его определяют путем учета использования рабочего времени от фонда рабочего времени по формуле ниже.

Например, специалист экономического отдела определил, что нормативная численность отдела сопровождения сделок – 10,9 человек. Чтобы уточнить эту величину, ему придется рассчитать коэффициент невыходов на период июль – декабрь 2023 года.

В расчете участвовали 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 – это оплачиваемый отпуск, 14 – больничные, 7 дней без сохранения зарплаты по ТК РФ. Все вместе – 280 часов (35 × 8). Доля нерабочих дней равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль – декабрь 2023 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек.

В идеале нормативы численности персонала в компании целесообразно пересматривать не реже, чем раз в год. Пересматривать нормы численности можно в целом по компании или по отдельным категориям и подразделениям.

Если же растут объемы производства и возникает необходимость в увеличении штата, можно это делать и чаще. В этом случае норму численности корректируют на новый период с учетом ожидаемого роста объемов работ.

Принципы расчета и планирования численности персонала в организации

Скачать таблицу полностью можно здесь

Обратите внимание! Если при расчетах получаются не целые числа – их необходимо округлять по математическим правилам округления. Принято при округлении учитывать ставки не менее 0,25.

Читайте на сайте статьи по теме Стратегия управления персоналом: как разработать Организационная структура компании: типы и компоненты Виды и методы адаптации персонала Методы поиска персонала