Виды и методы адаптации нового персонала

Успешная адаптация нового персонала приводит к более высокой производительности и лояльности сотрудников, а также позволяет выстраивать с ними долгосрочное сотрудничество. Без четко организованной адаптации усилия рекрутеров и затраченные на подбор средства бюджета окажутся напрасными, и сотрудник окажется неуспешным. В статье –популярные виды и методы адаптации персонала, которые полезно будет взять в работу.

Бланк адаптационной беседы с новичком после первой недели  Памятка «Топ-5 страхов новичка в первые дни работы» Таблица метрик и активностей системы подбора и адаптации Чек-лист оценки системы онбординга

Виды адаптации персонала: по содержанию и подходу к процессу

Полностью интегрировать сотрудника в работу компании поможет комплексная система адаптации, в рамках которой новичок постепенно привыкает к корпоративной культуре, способам межличностного взаимодействия, режиму работы и осознает свою профессиональную роль в конечном продукте компании. Технология адаптации персонала предполагает разноплановые мероприятия, которые затрагивают несколько видов адаптации.

Профессиональная адаптация персонала. Суть этого вида адаптации в том, чтобы помочь специалисту освоить специфику работы по своей профессии со спецификой именно этой организации. Даже если у работника есть многолетний опыт по профессии, ему нужно понять свои новые задачи, требования к способам выполнения рабочих операций, инструментарий и ключевые показатели конечного продукта.

Социальная адаптация. Сотрудник попадает в незнакомую для себя среду – это заведомо стрессовая ситуация. Ему нужно как можно быстрее понять, как взаимодействовать с новыми коллегами, какой уровень субординации одобряем, что принято, а что нет. Цель – стать «своим» в команде.

Психологическая адаптация. Этот вид адаптации персонала предполагает привыкание к режиму работы и отдыха, периодичности контактов с руководством и клиентами, дресс-коду или ношению спецодежды, уровню напряжения, сосредоточенности и стресса в процессе выполнения рабочих операций.

Процедурная или процессная адаптация. Сюда можно включить адаптацию нового персонала к способам формирования собственного дохода, периодичности выплат, правилам внутреннего распорядка, процедурам повышения квалификации и отчетности, способам обратной связи в коллективе и корпоративным ритуалам.

Типология видов адаптации с фокусом на подход к организации процесса

Методы адаптации сотрудников и условия успешности

В арсенале HR-специалистов достаточно разнообразных технологий адаптации персонала. В зависимости от целей адаптации сотрудников можно ограничиться традиционными проверенными методами, а можно пробовать новые продвинутые инструменты.

Но лучше всего на всех этапах адаптации сработает симбиоз нового и старого – адаптационная беседа с представителем службы персонала или руководителем после игровых мероприятий или обсуждение с бадди результатов изучения справочника нового сотрудника. Ниже расскажем подробнее о нескольких методах адаптации новых сотрудников.

Адаптационная беседа. Этот на первый взгляд самый простой из методов адаптации сотрудников. Он заключается в том, что HR-специалист, наставник или непосредственный руководитель говорит с новичком на разных этапах адаптации, чтобы обменяться обратной связью, скорректировать планы и разобрать ошибки в работе. Можно спланировать встречи так: в конце первой недели работы, потом еще через две недели и потом в конце испытательного срока.

Ключевые условия успешной адаптации нового персонала:

• четкий и понятный сотруднику план адаптации, разработанный с учетом специфики должности и компании;

• методическая поддержка со стороны HR-блока, чтобы руководитель не упускал важные этапы адаптации;

• забота и внимание к новичку со стороны руководителя без критики за то, во что сотрудник не был еще погружен;

• постоянный замер ключевых показателей адаптации, например, скорость освоения навыков, прирост показателей, уровень удовлетворенности работой.

Совет. Чтобы получить максимум информации от сотрудника, сформулируйте анкету с вопросами по блокам: комфорт на работе, понимание профессиональных задач, взаимодействие с коллективом, знание регламентов и процедур в компании. Беседа поможет выявить сложности, с которыми встречается новичок, ответить на его вопросы, устранить внутренние конфликты.

Адаптационная книга новичка. Этот документ – единый свод всей информации, которую должен освоить новый сотрудник в период адаптации. Он включает информацию:

• о правилах трудового распорядка,

• дресс-коде,

• стандартах и регламентах в инфографике,

• историю и планы компании,

• имена и контакты ключевых сотрудников и сервисов.

Книга новичка может быть бумажной или электронной.

Обратите внимание! Важно, чтобы адаптационная книга новичка была написана кратко, без «воды», живым и понятным языком. Обсудить прочитанное и усвоенное будет полезно во время адаптационной беседы.

Наставничество. Традиционный популярный метод адаптации сотрудников всех категорий, который дает хорошие результаты. Передача информации от более опытного специалиста новичку предполагает общение, многократное повторение операций, формат вопросов и ответов, а главное наставник вкладывает в подопечного время и энергию.

Наставник проводит не только производственную адаптацию – инструктаж на рабочем месте, помощь в организации работы, оценку остаточных знаний и умений. Он еще знакомит новичка с коллективом, проводит экскурсию, учит как действовать в экстренных ситуациях.

Игровые методы адаптации сотрудников. Игры организуют очно или онлайн или запускают гибридную геймификацию. В эту категорию можно отнести групповые деловые игры, в ходе которых ведущий моделирует рабочие ситуации, решая которые новичок приобретает нужные навыки и отрабатывает их.

Также геймификацию поддерживают квесты, которые помогают специалисту быстро включиться в корпоративный контекст – организаторы предлагают участникам игровые задачи, которые они должны решить. Популярными становятся и инновационные игры, в ходе которых отрабатывают практические навыки и способы мышления с помощью сложных игровых стратегий.

Сторителлинг. В рамках метода новых сотрудников знакомят с массивом информации о компании с помощью увлекательных рассказов, сценариев или видеофильмов. Информация, которая упакована в увлекательную историю с интригой, разными героями, кульминацией и развязкой, помогает лучше усвоить данные. Сторителлинг помогает понять историю компании, узнать о достижениях, почувствовать корпоративные традиции и правила.

Баддинг. Особенность этого метода адаптации нового персонала в том, что к новичку прикрепляют не руководителя, не опытного наставника, а такого же сотрудника. Он может работать на той же позиции, что и подопечный и быть с ним одного возраста. Специалист сам устроился на работу не так давно – полгода или год назад, но уже хорошо адаптировался и даже достиг каких-то успехов.

Шедуинг. Название метода произошло от английского слова, которое в переводе означает «тень». В процессе такой адаптации новичок буквально становится тенью более опытного коллеги – он наблюдает, как тот работает и пытается перенять стиль и способы выполнения рабочих задач.

В отличие от наставника, этот опытный специалист становится ролевой моделью, но не учит никого в традиционном смысле слова. Он просто делает свою работу – вытачивает деталь, ведет диалог с клиентом, устраняет поломку, заполняет документы. Новичок следует за ним и учится в работе.

Обратите внимание! Бадди, что в переводе с английского означает «приятель» будет непринужденно подсказывать новому сотруднику, как действовать, поддерживать, подбадривать и отвечать на вопросы. Непринужденное общение поможет новичку чувствовать себя комфортно и быстрее адаптироваться.

Методы адаптации для разных периодов начала взаимодействия с новым сотрудником

Методы адаптации перед началом работы:

• Предварительное общение. Общение с кандидатом в период между принятием оффера и первым рабочим днем, ответы на вопросы, предоставление информации о компании и должности.

• Подготовка рабочего места. Техническое обеспечение рабочего места, создание учетной записи и доступов к автоматизированным системам.

• Знакомство с документами и материалами. Предоставление будущему сотруднику на ознакомление трудового договора, правил внутреннего распорядка, инструкций, регламентов, которые не представляют коммерческой тайны.

В первый день работы и до недели:

• Знакомство с компанией и командой. Встречи с коллегами, взаимное представление друг другу, очная или виртуальная экскурсия по офису и другим объектам организации.

• Вводный инструктаж. Важный этап, когда сотрудник узнает об основных задачах своей позиции, разбирается с процессами, в которых будет участвовать и узнает правила взаимодействия с заказчиками работы и партнерами.

• Назначение наставника. Это может быть опытный сотрудник, который поможет адаптироваться и будет отвечать первое время на все вопросы. Или в качестве бадди поддержкой станет недавний такой же новичок, но который уже успел разобраться во многих вопросах.

• Программа вводного обучения. Требуется не для всех позиций – в основном там, где людей принимают на работу без опта или работа требует специфических знаний и навыков, которым больше нигде не научишься. Это план, по которому сотрудник будет изучать теорию и практику, чтобы начать работать самостоятельно.

В течение первого и до трех месяцев:

• Периодические установочные встречи с руководителем. Вопросы и ответы, обратная связь сотруднику, обсуждение прогресса, карьерных перспектив и поиск решений рабочих проблем.

• Справедливая оценка эффективности. Статистика, замеры, сопоставление результата с намеченным планом.

• Социальное сопровождение и активности. Привлечение сотрудника к участию в корпоративных мероприятиях, совместных командных акциях и организованном досуге.

Читайте на сайте статьи по теме Как правильно составить job-offer – приглашение на работу Как адаптировать новичков на этапе подбора: pre-boarding Адаптация персонала: ошибки, из-за которых новички сбегают