Автоматизация адаптации

Основная цель адаптации – помочь сотруднику, как можно быстрее выйти на проектную мощность и стать максимально продуктивным на своей должности или в определенной роли. Если новичков немного, в ручном режиме вполне возможно уделить внимание каждому. Если же компания масштабируется, активно привлекает персонал и имеет дело с массовым подбором, то без автоматизации подбора не обойтись. В чем польза автоматизации адаптации персонала и как организовать процесс, читайте в статье.

Таблица готовых решений для автоматизации адаптации

Зачем нужна автоматизация адаптации персонала

Недавно процесс адаптации проходил полностью вручную. Использовали традиционные инструменты: очные инструктажи, ознакомление с корпоративными правилами и политиками, индивидуальные беседы с наставником и руководителем, а также участие в тренингах и семинарах. С развитием технологий появилась возможность создавать программы и мобильные приложения, а онбординг стал прозрачнее и эффективней.

Во-первых, автоматизация адаптации персонала экономит время и ресурсы на всех этапах процесса. Взамен массовых офлайн активностей служба персонала на базе программного обеспечения создает онлайн-тренинги и вводные обучающие модули. Участники проходят их в удобное для себя время и в комфортном темпе. Это особенно актуально для крупных компаний с большим потоком стажеров.

Во-вторых, автоматизация адаптации позволяет подойти к процессу более последовательно и структурно: формировать четкие планы адаптации в строгой последовательности и точками контроля после каждого шага. В-третьих, автоматизация адаптации помогает лучше усваивать информацию и повышает вовлеченность новых сотрудников.

Как организовать процесс адаптации руководителя в компании, читайте в статье

Обратите внимание! Благодаря использованию видеоуроков, игр, анимационных роликов с интерактивными заданиями, новым сотрудникам проще запомнить информацию. А интерес к материалам помогает быстрее и на более продолжительный период вовлечься в процесс.

Как подготовить и внедрить автоматизацию адаптации

Проект автоматизации адаптации начинают с того, что продумывают оптимально требуемый функционал ресурса с возможностью в будущем его расширить. Структуру системы процесса адаптации можно представить в трех блоках: оформление трудовых отношений, знакомство с компанией и вводное обучение.   

Блок 1. Подписание трудового договора и прохождения обязательных инструктажей. В первый же день работы новичка нужно обеспечить инструментами для работы и включить во внутреннее информационное пространство. Предусмотрите в автоматизированной системе чек-лист организации первого рабочего дня по следующим пунктам: подписание необходимых документов, оснащение новичка техникой, добавление сотрудника в рабочие системы, папки и чаты, создание корпоративного адреса.

Блок 2. Целенаправленная интеграция новичка в культурную среду компании. Сотрудник в первые несколько дней узнает об истории и ценностях компании, ее географии и достижениях, знакомится с ключевыми руководителями и специалистами. Для этого он изучает тексты, видео, схемы, рисунки, которые загружены в систему и доступны в рамках организации адаптационного периода.

Блок 3. Первичные вводное обучение. Здесь сотрудник может проходить видеокурсы, читать лекции и инструкции, проходить промежуточную оценку и переходить к более сложным уровням обучения и асинхронно двигаться к успешному окончанию погружения в работу и окончанию испытательного срока.

Второй шаг в ходе реализации проекта автоматизации техническое задание на создание ресурса или выбор готового решения. Разработать свою собственную корпоративную платформу по адаптации, как правило, долго и дорого. Это могут позволить себе только крупные компании со значительными HR-бюджетами. Поэтому лучше выбрать подходящий готовый программный продукт, который может быть интегрирован в корпоративную систему компании.

Как правило, это модульная система с широким набором интеграций. В ней можно выбрать отдельные модули или установить платформу целиком. Так можно постепенно автоматизировать не только адаптацию, но и привлечение, входящую оценку, формирование команд, опросы, аналитику и обратную связь.

Смотрите запись вебинара «Успеть за 90 дней. Модель ускоренной адаптации» с Еленой Корбут. Скачайте бесплатно презентацию вебинара.

В систему также может быть зашит конструктор адаптационных треков и готовые шаблоны документов. В процессе работы с системой есть возможность встраивать опросы и тестирование по каждой порции пройденного материала. В результате менеджер по адаптации, наставник или непосредственный руководитель видят прогресс на всем пути автоматизированной адаптации сотрудника.

Примеры готовых решений для автоматизации адаптации скачайте здесь.

Обратите внимание! Оптимальная автоматизированная система адаптации устроена так, что новичок проходит через все этапы с настройкой персональных треков онбординга и пребординга: знакомится с компанией и коллегами; получает помощь в решении организационных вопросов с помощью чат-бота в телеграм; мягко входит в должность и с самого первого дня работы начинает развиваться в компании, например, получает реальные задачи, которые помогут ему успешно пройти испытательный срок.

Читайте на сайте статьи по теме Что включить в welcome-book для новичков Онбординг: что это такое и как организовать в компании Этапы адаптации, которые проходят сотрудники в компании