Что делать, если заказчик дал мало информации о вакансии

Иногда нанимающий менеджер дает слишком мало информации о вакансии или имеет неопределенное представление о профиле кандидата. В результате в заявку на подбор попадают общие фразы, а требования к кандидату выглядят размыто. Рекрутер получает отказ из-за недопонимания и абстрактных фраз в тексте вакансии, а срок подбора увеличивается. 

Почему так происходит, и как «выудить» информацию у заказчика – в авторском материале Екатерины Самодумовой.

«В своей практике подбора я, пожалуй, не встречала руководителя, который не имел бы даже поверхностного представления о требованиях к кандидату на открытую должность в своем подразделении. Чаще попадались управленцы с изначально завышенными ожиданиями от будущего сотрудника, пусть и не всегда в соответствии с реалиями рынка и возможностями компании».

Выясните потребности заказчика

Проблема «нужен кандидат, не могу определиться какой» может возникнуть по трем базовым причинам:

1. Потребность нанимающего менеджера (далее – заказчика) в сотруднике не актуальна (пришла разнарядка сверху).

2. Заказчик не хочет тратить время на разъяснения требований и условий («вы умные – сами разберетесь»).

3. Заказчик затрудняется четко сформулировать ожидания от нового сотрудника, поскольку позиция в штатном расписании новая или сам заказчик в компании недавно.

Первое, с чего бы я начала работу с неопределенным запросом – это выяснить потребности заказчика в конкретном сотруднике. Иначе подбор будет непредсказуемым и, вполне возможно, не результативным.

Постарайтесь выяснить, как можно больше подробностей о вакансии, задайте вопросы:

• В связи с чем открылась вакансия?

• Кто инициатор открытия вакансии?

Если вакансия появилась, значит это кому-нибудь нужно. Вопрос кому?

• К какому сроку новый сотрудник должен выйти на работу? Что будет, если к этому сроку не найдем/не утвердим подходящего кандидата на должность?

• Что должно измениться с приходом нового сотрудника?

От ответов будет зависеть ваша дальнейшая тактика. Ведь может оказаться и так, что сотрудник:

1) не нужен

2) нужен, но не сейчас

3) нужен, но на другую должность.

Если же потребность в новом работнике актуальна, то переходим к следующему инструменту – профиль должности.

Составьте профиль должности будущего сотрудника

Профиль на открытую вакансию может устареть, уже не подходить под насущные задачи или вообще отсутствовать. Задача HR-менеджера актуализировать данные в профиле или разработать новый при непосредственном участии заказчика.

Важно! Профиль должности – это документ. Его нужно согласовать, зафиксировать в электронном виде, и подписать (!) у заказчика, который ознакомился с финальной версией. Таким образом, мы входим с ним в единую систему координат.

Как составить профиль должности. Помогите заказчику выгрузить из головы видение нового сотрудника. Для этого используйте примеры разделов ниже.

Структура профиля должности может быть такой:

I. Цель должности – конечный результат деятельности сотрудника в месяц/квартал/год.

Например, для менеджера по продажам – выполнение плана продаж в единицах и деньгах, для производственного персонала – выработка требуемого объема норма/часов при соблюдении необходимого уровня качества, для сотрудника клиентской службы – решение вопросов/рекламаций клиентов в установленные сроки, согласно корпоративными стандартам компании и т.п.

II. Задачи должности – обязанности сотрудника 1,2,3… от наиболее важных к наименее.

III. Требования – обязательные и желательные, гласные и негласные, адекватные предлагаемым условиям и не очень.

Обязательных рекомендую порядка 5 (не более 7). Желательных – на усмотрение заказчика, тут можно и волю фантазии дать, если время есть.

Обозначьте те требования, без которых работа в должности будет неэффективной. Остальные – будут желательными = второстепенными. Их можно рассматривать, как дополнительные преимущества соискателя, которые помогут при выборе лучшего из подходящих.

Негласные требования, порой, важнее тех, что заказчик озвучивает формально. О предпочтениях и «противопоказаниях» лучше узнать сразу, чтобы не тратить ресурсы на представление несоответствующих, по мнению заказчика, кандидатов или переубедить заказчика.

Такие требования обычно не прописывают в официальном профиле, поэтому можно так и сказать: «а теперь не для протокола». Будьте готовы к дискуссиям на тему: полов, знаков зодиака и соискателей 50+ лет.

Детально проясните представление заказчика о новом сотруднике. Но не для того, чтобы угодить ему по всем параметрам, а сопоставить его «хотелки» с ситуацией на рынке труда и возможностями компании.

Если замечаете, что обязательные требования завышены/трудно выполнимы, используйте инструмент «мишень».

Подробнее о том, как правильно составить заявку на подбор, читайте в статье по ссылке

IV. Условия труда. Если вакансия редкая или дефицитная, обязательно определите вместе с заказчиком конкурентные преимущества должности не только в компании, но и в отделе/подразделении, чтобы впоследствии сформулировать интересное ценностное предложение для кандидатов.

V. Критерии оценки эффективности сотрудника. Отсутствие единой шкалы измерения повышает степень субъективности оценки со стороны заказчика и размывает границы ответственности сотрудника. Рекомендую прописать не менее 3-х понятных критериев, на которые новый сотрудник сможет непосредственно влиять.

VI. Ключевые показатели на испытательный срок (опционально). Задайте вопрос: «Как мы поймем: заказчик, HR и сам кандидат, что ИС прошел успешно?».

Ознакомьте кандидата с профилем должности устно на этапе интервью и подробно разберите с новым сотрудником при выходе на работу.

Подробнее о том, как составить профиль должности в статье по ссылке

Рекомендую сначала прояснить реальную потребность в вакансии и проработать профиль должности до того, как приступите к подбору. Проговаривайте выгоды заказчика, который инвестирует ценное время в разработку профиля – данный инструмент поможет не только HR, но и самому заказчику при введении нового сотрудника в должность и оценке его результатов.

Держите заказчика в курсе подбора, информируйте о трудностях, с которыми вы сталкиваетесь, об изменениях на рынке труда.

Профиль и мишень – живые инструменты. В них можно и нужно вносить изменения в зависимости от внешнего контекста и ситуации внутри компании.

И тогда закрытие вакансии неизбежно!

Читайте на сайте статьи по теме Сорсинг в HR: как находить скрытых кандидатов Воронка подбора: как увеличить поток кандидатов Как составить профиль должности