Прежде чем новый сотрудник приступит к работе, работодателю нужно запросить документы по списку и правильно оформить трудовые отношения. Ошибки на этом этапе рекрутинга могут стоить дорого: от взаимного недоверия компании и специалиста до административных штрафов. В статье – перечень документов при приеме на работу и рекомендации для разных категорий сотрудников.
|
Таблица обязательных и ситуационных документов при приеме на работу |
Какие документы нужны при приеме сотрудника на работу
Список документов при приеме на работу установлен статьей 65 ТК РФ, а значит, регулируется законом. Поэтому без полного пакета документов законное оформление трудовых отношений затруднительно. Первый обязательный документ при приеме на работу – паспорт РФ, подтверждающий личность гражданина. Для иностранных граждан это могут быть паспорт иностранного государства, вид на жительство, разрешение на временное проживание. Второй документ из списка при трудоустройстве – это трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.
В данном случае возможны нюансы:
-
если у сотрудника есть трудовая книжка и он выбрал ее бумажный формат, то предоставляет документ работодателю;
-
если это первое место работы, трудовая книжка сотруднику не требуется. Работодатель оформляет сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
-
если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, он предоставляет только сведения о трудовой деятельности (формы СТД-Р или СТД-ПФР).
Список других обязательных документов при приеме на работу
| Документ | Пояснения |
|
Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) |
Уникальный номер в системе обязательного пенсионного страхования. Если у специалиста такого документа нет, работодатель сам оформляет его |
|
Документы воинского учета |
Обязательны для военнообязанных и тех, на кого распространяется призыв на военную службу |
|
Документ об образовании |
Аттестат о среднем образовании, диплом о среднем профессиональном или высшем образовании. Нужен для должностей, которые требуют специальных знаний или квалификации |
|
Справка об отсутствии судимости |
Нужна для сотрудников в системе образования, воспитания и развития детей и подростков, в медицине и социальной защите. Запрос такой справки у всех кандидатов неправомерен |
|
Медицинское заключение, медицинская книжка |
Обязательны в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и федеральными законами. Например, для работы на производстве с вредными и опасными условиями труда, на транспорте, в пищевой промышленности, медицине, образовании и торговле |
Неправильно требовать документы при приеме на работу, которые законом не определены как обязательные. К таким неправомерным запросам относятся, к примеру, ИНН, свидетельство о браке или рождении детей (если это не связано с предоставлением налоговых вычетов), справки с предыдущих мест работы о размере заработной платы. Эти документы сотрудник предоставляет по собственной инициативе, чтобы получать льготы или вычеты.
Какие документы при приеме на работу запросить у военнообязанных и подлежащих призыву
По закону работодатель ведет воинский учет, передает данные о военнообязанных сотрудниках в единую базу данных и вовремя актуализирует информацию. Поэтому служба управления персоналом дополнительно запрашивает у соискателя документы по списку, который установлен Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» и внутренним регламентом компании о воинском учете.
К общему списку документов при приеме на работу дополнительно нужны:
-
военнообязанным: военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета;
-
подлежащим призыву на военную службу: специальное удостоверение – приписное свидетельство.
Работодатель должен получить эти документы от сотрудника, убедиться в их подлинности, сверить данные, а также своевременно подавать сведения о приеме и увольнении военнообязанных сотрудников в соответствующие военные комиссариаты.
|
Обратите внимание! Если при приеме на работу выяснится, что соискатель не состоит на воинском учете, но обязан на нем состоять, работодатель в течение 3 рабочих дней направляет сведения в соответствующий военный комиссариат. А также разъясняет будущему сотруднику его обязанности по воинскому учету и предупреждает об ответственности за неисполнение этих обязанностей. |
При приеме на работу какие документы нужны несовершеннолетним работникам
Трудовое законодательство защищает права и здоровье несовершеннолетних. Сотрудников до 18 лет, к примеру, нельзя привлекать к работе с вредными или опасными условиями труда, задействовать в ночные смены и сверхурочном труде. Несовершеннолетние работают меньше по времени – сколько именно, зависит от их возраста и от того, продолжают ли они учебу.
|
|
Обратите внимание! При приеме на работу людей до 18 лет проводят предварительный медицинский осмотр. Медицинская справка или заключение – обязательный документ в списке документов при приеме на работу несовершеннолетних. |
Список дополнительных документов, которые могут потребоваться в зависимости от возраста несовершеннолетнего
| 14-15 лет | 15-16 лет |
|
Письменное согласие одного из родителей или попечителя |
Письменное согласие одного из родителей или попечителя – требуется, если несовершеннолетний учится в школе |
|
Разрешение органа опеки и попечительства |
Справка из образовательной организации |
|
Справка из школы, колледжа о режиме обучения. Работа не должна мешать учебе и выполняться в свободное от учебы время. В справке должно быть указано, что работа не нарушает процесс обучения. |
- |
Документы при приеме на работу водителей
При приеме на работу водителей, кроме стандартного пакета, требуются специфические документы, которые подтверждают их квалификацию и право на управление транспортными средствами. Специальные документы, необходимые для водителей смотрите ниже в таблице ниже.
Документы для приема водителей и требования к ним
| Документ | Требования к документу |
|
Водительское удостоверение соответствующей категории |
|
|
Медицинская справка водителя об отсутствии медицинских противопоказаний, показаний или ограничений к управлению транспортными средствами, форма № 003-В/у |
|
|
Документы, подтверждающие квалификацию и опыт работы водителя. Часто запрашиваются работодателем, хотя не всегда являются строго обязательными по ТК РФ |
|
|
|
Обратите внимание! Водители проходят обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры, обязательные инструктажи по безопасности дорожного движения и охране труда. Также работодателю рекомендуется проверять данные водительского удостоверения по базам ГИБДД, чтобы убедиться, что водитель не лишен прав. |
