Сотрудник просит рекомендательное письмо: как составить

3 октября

1851

Рекомендательное письмо призвано помочь бывшему сотруднику увереннее чувствовать себя в поисках новой работы, а компании – показать себя ответственным работодателем и укрепить имидж на рынке труда. В статье – как составить рекомендательное письмо от работодателя, что включить в текст и каких рисков избежать при оформлении документа.

Содержание

Рекомендательное письмо: что это такое

Как составить рекомендательное письмо

Юридические и репутационные риски рекомендательного письма

Пример рекомендательного письма

Рекомендательное письмо: что это такое

Рекомендательное письмо – это документ, в котором от имени конкретного руководителя сформулирован отзыв компании о сотрудничестве со специалистом. В тексте описывают профессиональные навыки, достижения, личные качества и возможности сотрудника.

Рекомендательное письмо от работодателя показывает будущим нанимателям специалиста, насколько кандидату удалось профессионально выйти из предыдущих трудовых отношений. Это самое важное назначение документа – подтверждение, что сотрудник довел до конца работу, передал дела преемнику, а не «хлопнул дверью».

Законодательство не регламентирует работу с этими документами и не устанавливает образец рекомендательного письма, поэтому их пишут в свободной форме, как правило, на бланке организации. В тексте перечисляют профессиональные качества, навыки, достижения и общий вклад сотрудника в работу компании. Цель документа — предоставить объективную оценку кандидата, подкрепив его резюме и собеседование экспертным мнением.

Основные характеристики рекомендательного письма

письмо оформляют на официальном бланке компании с указанием исходящих данных;
содержание текста опирается на факты и конкретные примеры;
текст документа пишется в деловом стиле и понятным языком с необходимой терминологией;
хорошее рекомендательное письмо отражает профессионализм руководителей и компании в целом, формируя положительный бренд работодателя.

Обратите внимание! Рекомендательное письмо отличается от обычной справки о трудовой деятельности, которая подтверждает только факт работы и должность специалиста в компании. Рекомендация содержит качественную оценку сотрудника как исполнителя или руководителя.

Как составить рекомендательное письмо

Примеры рекомендательных писем обычно есть в HR-подразделении. Там документ готовят, а затем передают на подпись руководителю. Как вариант — его может подписать HRD компании, если у него есть доверенность с правом подписи документов.

Чтобы написать качественное рекомендательное письмо, нужно уточнить у кандидата, для кого предназначен документ, запросить у непосредственного руководителя подробности о работе сотрудника, а информацию о его квалификации можно взять из профайла или резюме специалиста.

На подготовительном этапе создания документа требуется:

спросить сотрудника, для какой вакансии или сферы деятельности ему нужно письмо. Это поможет сфокусироваться на наиболее релевантных навыках;
ознакомиться с актуальным резюме сотрудника, чтобы внести в рекомендательное письмо те качества и достижения, которые он сам выделяет;
запросить и посмотреть результаты работы сотрудника, его должностные обязанности, достижения, отзывы коллег и руководителей, сосредоточиться на конкретных примерах.

Структура рекомендательного письма (образец)

Элемент структуры	Наполнение
Шапка письма	официальный бланк компании дата составления исходящий номер (по желанию) адресат, если известна конкретная компания или должностное лицо
Введение	имя, должность рекомендателя, название компании полное имя, должность сотрудника, период работы в компании характер взаимоотношений автора письма и сотрудника (кратко). Например, «Я был непосредственным руководителем...»
Основная часть (2-3 абзаца)	кратко перечислить ключевые обязанности, которые выполнял сотрудник. Это поможет будущему работодателю понять масштаб его полномочий привести конкретные примеры достижений, используя численные показатели, если это возможно. Например, «увеличил продажи на 15%», «оптимизировал процесс, сократив время на 20%» описать важные профессиональные навыки, аналитические способности, коммуникативные навыки, лидерские качества, умение работать в команде, технические навыки, подкрепляя их примерами описать характерные черты сотрудника, которые важны в работе: инициативность, ответственность, пунктуальность, обучаемость, стрессоустойчивость
Заключение	явно выразить свою рекомендацию. Например, «Я ответственно рекомендую…» или «Сотрудник станет ценным приобретением для любой команды» предложить предоставить дополнительную информацию при необходимости
Подпись	должность рекомендателя фамилия, имя, отчество рекомендателя контактные данные: телефон, email, Телеграм печать компании, если это предусмотрено внутренними правилами или требуется для придания официального статуса

Совет. Чтобы написать качественное и информативное рекомендательное письмо, важно избегать общих фраз: чем больше фактов и примеров, тем убедительнее оно получится. И конечно, смысл текста должен быть позитивным. Если нет возможности дать положительную рекомендацию, лучше вежливо отказаться, чем писать негативное письмо.

Юридические и репутационные риски рекомендательного письма

Трудовой кодекс РФ не требует от работодателя выдавать рекомендательные письма по запросу сотрудников, в отличие от трудовой книжки, справок о заработной плате или справки о трудовой деятельности. Таким образом, это больше проявление доброй воли и корпоративной этики, чем юридическая обязанность.

Однако отсутствие такой обязанности не гарантирует, что при составлении письма не будет потенциальных юридических рисков. Ниже в таблице — три ключевых риска, которых важно избегать.

Три риска при составлении рекомендательного письма от работодателя

Риск	Описание	Как минимизировать
Клевета и диффамация – распространение порочащих сведений	Риск связан с указанием в письме негативной информации о сотруднике, которая может нанести ущерб его деловой репутации и помешать трудоустройству. Сотрудник может подать иск о защите чести, достоинства и деловой репутации	Приводить только достоверные, подтвержденные фактами сведения. Избегать субъективных оценок, которые не могут быть доказаны. Если не получается написать положительное письмо, лучше ограничиться лишь подтверждением факта работы и занимаемой должности без оценочных суждений. Полезно обсудить черновик письма с сотрудником, чтобы убедиться в его согласии с формулировками.
Нарушение конфиденциальности	Разглашение конфиденциальной информации о компании или личной информации о сотруднике без его согласия	Не включать в письмо коммерческую тайну, ноу-хау компании, финансовые показатели, если это не является открытой информацией. Не раскрывать личные данные сотрудника, которые не имеют отношения к его профессиональным качествам.
Искажение фактов	Предоставление ложной информации о квалификации, опыте или достижениях сотрудника. Это может привести к потере доверия со стороны будущих работодателей и в редких случаях даже к косвенным претензиям к вашей компании	Рекомендуем основываться на реальных данных: должностных инструкциях, результатах оценки производительности, проектных отчетах.