Нанять за 7 секунд. Как автоматизация найма помогает ставить рекорды

Начиная с пандемии, бизнес вынужден преодолевать новые вызовы в сфере поиска и найма персонала. Сейчас перед рекрутерами стоит задача быстро и с минимальными финансовыми затратами находить и удерживать квалифицированные кадры. Это особенно актуально в массовом найме. Здесь рекрутеры тратят большое количество времени на рутинные процессы, которое несоизмеримо с числом закрытых вакансий.

О том, как компания нашла собственное решение по автоматизации массового подбора для аутсорсингового call-центра, узнаете из кейса Юлии Аникиной, директора по персоналу компании «Контакт Сервис».

Когда службе персонала пора подумать об автоматизации массового подбора, читайте в статье.

Четыре основных инструмента автоматизации найма

При массовом подборе рекрутерам приходится обрабатывать большой поток входящих резюме и закрыть сразу несколько вакансий в сжатые сроки. Большая часть времени уходит на рутинные процессы, которые несоизмеримы с количеством закрытых вакансий. Часы и дни работы по каждой вакансии означают дополнительные финансовые расходы для компании. Кроме того, специалисты могут погрязнуть в рутине и выгореть.

Перед рекрутерами стоит несколько однотипных, но объёмных задач:

1. Подготовка вакансии, размещение на поисковых порталах. Предположим, что на объявление откликнулась 1 000 человек. 

2. Изучение резюме и проведение телефонного интервью, на котором отсеивается 80% претендентов.

3. Проведение очных собеседований, на которых из условных 200 кандидатов, примерно, 25% не придут на встречу, а 50-60% не пройдут этот этап. А после окончания срока испытания или стажировки отпадет еще 10% кандидатов. В результате останется от 40 до 60 человек.

Соискатели же стали более требовательны к скорости и удобству обратной связи. Всё больше людей предпочитают телефонным звонкам переписки в мессенджерах или по почте. Эта ситуация подталкивает компании к внедрению автоматизации рутинных процессов в найме. Для этого необходимо разработать точную поэтапную стратегию и использовать все доступные инструменты. 

Есть много способов автоматизации подбора персонала. У каждого из них есть свои преимущества, которые могут быть полезны в зависимости от потребностей компании, например:

• Чат-боты на базе искусственного интеллекта. Часто применяют для первичного отбора кандидатов. В основном, боты «просматривают» кандидатов на job-площадках с помощью предустановленных алгоритмов и отправляют им сообщения с информацией о времени и дате собеседования. Кроме того, боты могут отправлять ссылки на тестирование или пробные технические задания, имиджевые видеоролики или презентаций компании. Автоматизированный обмен текстовыми сообщениями также может быть полезен для оповещения потенциального сотрудника о статусе в процессе найма.

• Информационные системы. Ими пользуются практически все рекрутеры, кроме самых ленивых. Это могут быть простые бесплатные таблицы Excel, так и более продвинутые программные решения, например 1C. Выбор зависит от объема и специфики деятельности рекрутера.

• Модули для поиска и найма персонала (ATS). Могут быть представлены как сложными программными продуктами для подбора персонала, так и легкими онлайн-решениями. На рынке представлены продукты, которые выполняют конкретные функции или используют для разработки и совершенствования HR-стратегии.

• Автоматизация публикаций вакансий. Инструмент размещает объявления о вакансиях автоматически на job-ресурсах, привлекая внимание лучших специалистов благодаря качественной персонализации.

Выбор одного из инструментов не исключает остальные, поэтому на рынке есть комбинированные и нестандартные продукты, которые объединяют в себе несколько функций.

Смотрите запись вебинара «Как применять искусственный интеллект в рекрутменте» с Элиной Куэста, HR, основателем и управляющим партнером сервиса рекомендательного рекрутмента iRecommendWork, членом Ассоциации карьерного консультирования и сопровождения.

Разработали собственное решение для колл-центра

«Главный герой» этого кейса – аутсорсинговый кол-центр с 16-летним опытом на рынке. У нас есть как физические площадки, так и операторы home-office с общим количеством рабочих мест более 1000 человек.

В определенный период мы столкнулись со стремительным ростом запросов от клиентов, что вызвало потребность в быстром массовом найме операторов. Нам пришлось пропорционально увеличить количество публикуемых вакансий. Чтобы решить эту проблему, нам понадобилось бы увеличить количество рекрутеров до 22 человек.

К аутсорсингу на рынке сформировалось отношение, как к более выгодной альтернативе по сравнению с внутренними колл-центрами. Поэтому такие компании чаще всего находятся в постоянном поиске оптимизации и экономии.

На старте проекта поставили две основные цели:

1. Сократить затраты на найм вдвое, до 12 руб. на один отклик, которые включали в себя заработную плату рекрутеров и hr-менеджеров, затраты на CRM и бот-платформу, а также заработную плату сценариста бота.

2. Перейти без потерь в воронке найма на бот.

Инструменты, которые помогли сократить расходы

В поисках решения мы изучили XOR* и HR messenger**.

*  - XOR — это чат-бот площадка для автоматизированной системы управления персоналом. Начиная с подробного интервью с соискателем и беседы с уже трудоустроенным специалистом и заканчивая опросами о рабочей среде и составлением расписания собеседований и работы рекрутеров — все это может выполнять чат-бот XOR.

**  - HR Messenger — это специализированный HR чат-бот, который автоматизирует общение с кандидатами и сотрудниками, собирает аналитику по источникам и воронке, общается с респондентами от имени компании и укрепляет HR-бренд.

Нюанс в том, что такие решения стоят не дешево, а оплачивать пришлось бы ежегодно. Кроме того, стоимость услуг поисковых платформ тоже выросла. 

Эти полезные, но очень дорогостоящие решения только бы увеличили себестоимость услуг компании. Поэтому мы создали собственное единое автоматизированное решение для массового подбора. 

Результаты кейса

Выполнили основные цели – сократилось время на обработку одного отклика, а его стоимость снизилась с 24,5 рубля до 11 рублей!

Рис. 1. Финансовая эффективность и окупаемость.

С помощью всех инструментов создали быстрый и удобный путь для потенциальных сотрудников– в течение 15 минут после отклика соискатель получает приглашение на собеседование от виртуального рекрутера с предложением записаться через бот или через чат в мессенджере. В случае нестыковок кандидат всегда может позвонить. HR-специалист подключается в случае, когда человек откликнулся на вакансию, но так и не записался на собеседование.

Доля записанных на собеседование через бот от тех, кто в него перешел, составляет 94%. Это говорит о высоком качестве опыта, который соискатель получает, общаясь с ботом. Более 85 % откликов полностью проходят автоматическую обработку. На оставшиеся 14 % уходит в среднем 46 секунд за один отклик.

В итоге получили средний показатель за один отклик – 7 секунд!

Реализация проекта «своими руками» обошлась компании в 10 раз дешевле других предложений на рынке. На решения XOR или HRMessenger пришлось бы тратить примерно 3 млн рублей ежегодно.

Наши расходы составили менее 0,1 млн руб. в год на лицензии Chat2Desk и 0,1 млн руб. на E-staff, а также мы потратили единоразово 0,18 млн рублей на сценариста. Интеграции выполнил наш собственный IT-специалист.

Так нам удалось оптимизировать ресурсы компании, сократить расходы и нанять много крутых сотрудников в нашу команду!

Рис. 2. Динамика проекта

Читайте на сайте статьи по теме Массовый подбор персонала: лайфхаки как быстро закрывать вакансии Автоматизация массового подбора: 5 маркеров, что нужно подумать об этом Чем полезен искусственный интеллект в управлении персоналом Как выбрать HRM-системы для управления персоналом Какие HR-задачи можно решить с помощью чат-бота для сотрудников