Дистанционная адаптация: чем отличается от оффлайна

Доля новичков, которые проходят адаптацию полностью дистанционно растет. Это в основном касается офисного персонала и работников удаленных обособленных подразделений компаний. Суть дистанционной адаптации в том, что все мероприятия и встречи представителей компании и нового сотрудника проходят в онлайн, без личного присутствия сторон. Отсюда и проблемы, которые могут тормозить полноценную интеграцию новичка в корпоративную жизнь и профзадачи. В статье – основные отличия процессов очной адаптации от дистанционной.

О том, какие ошибки чаще всего допускают компании в офлайн и онлайн адаптации в статье по ссылке

Алгоритм адаптации дистанционных работников

Погружение в контекст компании

На этом этапе основная цель – познакомить новичка с руководителями и ключевыми сотрудниками компании. В список обязательных для знакомства людей кроме непосредственного руководителя могут входить лидеры юридического и финансового блоков, сотрудники, которые осуществляют расчеты с персоналом, сопровождают пользователей, оказывают им психологическую и профессиональную поддержку. Также новобранцам будет полезно познакомиться со структурой компании в целом, понять механизмы и способы их взаимодействия и основные цели.

Традиционная технология адаптации предполагает непосредственное знакомство сотрудника с компанией в офисе или производственной площадке – это обычно экскурсия, велком-тренинг с участием ключевых лиц компании, возможность задавать им вопросы и получать развернутые ответы. В процессе адаптации для удаленных сотрудников процессы не отменяются, а просто меняется их формат.

Так экскурсию по локациям компании можно записать на видео и демонстрировать на корпоративном портале в разделе про адаптацию. Велком-тренинг и другие онлайн-встречи проводят также удаленно в синхронном или асинхронном виде, вопросы представителям компании можно задавать в специальном чате или комментариях к видео.

Обратите внимание! Чтобы начать удаленный онбординг нужно убедиться, что у сотрудника есть необходимая техника, современное программное обеспечение, доступы к внутренним сервисам и контакты сервиса технической помощи, чтобы в случае проблем задавать вопросы онлайн.

Знакомство со своей новой командой

Цель этапа – помочь новичку с самого начала работы завязать человеческие отношения с руководителем и новыми коллегами. Если с первого дня работы это удастся сделать, через некоторое время уже установятся продуктивные рабочие связи, которые станут одним из факторов быстрой адаптации специалиста с профессиональной точки зрения. В условиях традиционной очной адаптации возможностей установить и поддерживать отношения достаточно – пятиминутки, митапы, неформальное общение в общих пространствах, перерывы на кофе.

При адаптации на удаленной работе HR-блоку компании придется специально позаботиться о том, чтобы организовать возможность общения новичка с коллективом. С точки зрения социальной адаптации полезны регулярные видеочаты внутри коллектива. Поначалу они могут стеснять новичка и покажутся неестественными, но потом люди привыкают и воспринимают дистанционное общение почти также, как и очное. Некоторые компании организуют перерывы на кофе по 15–30 минут с видеочатом между случайно выбранными членами команды. Еще один вариант взаимодействия между коллегами – обсуждения в книжном клубе, музыкальные стримы и беседы по разным темам.

Обратите внимание! Задачи удаленной адаптации мало отличаются от очной адаптации. Новичку предстоит адаптироваться в нескольких направлениях: привыкнуть к коллегам и их стилю коммуникации, освоить корпоративные правила, справиться со стрессом и адаптироваться к рабочим процессам.

Процедура документационного оформления на работу

Процесс онбординга новичка обычно начинается с процедуры оформления на работу. Работник приходит в отдел кадров и предъявляет документы: паспорт, диплом, трудовую книжку и другие. Специалист по кадровому делопроизводству предлагает заполнить анкету, проводит необходимые инструктажи и заключает с новым сотрудником трудовой договор. В очном режиме у новичка есть возможность в процессе подписания документов задать специалисту вопросы и оперативно получить на них ответы.

Особенности дистанционной коммуникации предполагают, что будущий работник предъявляет документы, обязательные для приема в электронном виде, а трудовой договор заключает путем обмена электронными документами с работодателем. С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника знакомят также через электронную систему документооборота. При этом используют электронные подписи, а факт ознакомления с документами работник подтверждает электронным уведомлением.

Сближающие и адаптирующие групповые активности

Процесс адаптации работников включает разнообразные групповые активности с участием действующих сотрудников и новичков. Причем это могут быть не специально организованные мероприятие – новых сотрудников привлекают к плановым событиям. Это могут быть развивающие тренинги, социальные акции, профессиональные конференции и семинары. В процессе совместной деятельности новичок быстрее вливается в коллектив, потому что у него и новых коллег появляются общие интересы, цели и задачи. Параллельно происходит погружение в культуру компании и знакомство с важными корпоративными ценностями.

Адаптация на удаленной работе хоть и сужает спектр возможностей, но не должна лишать новичка совместных активностей с коллегами. Современные технологии и средства цифровой коммуникации позволяют организовывать и проводить удаленно онлайн-игры, квизы, квесты, тематические клубы, тренинги и вебинары. Популярны также всевозможные конференции и дискуссии в сети. Все это поможет новому удаленному сотруднику как можно быстрее влиться в культурную среду компании и стать здесь своим.

Алгоритм адаптации дистанционных работников скачайте по ссылке.

Совет. В процессе адаптации удаленных сотрудников также как и при очной адаптации не стоит забывать про заключительный этап онбординга – Performance Review. Это встреча, на которой новичок, непосредственный руководитель и наставник обмениваются обратной связью и впечатлениями о том, как прошли все этапы процесса. Цель беседы – подвести итоги и убедиться, что сотрудник действительно влился в компанию.

Читайте на сайте статьи по теме Виды и методы адаптации персонала План адаптации сотрудника: что отразить в документе Как адаптировать новичков на этапе подбора: pre-boarding Как адаптировать в коллективе сотрудника-инвалида Как организовать процесс адаптации руководителя в компании