HR-dashboard: как использовать при подготовке отчетов

Дашборд для HR – это возможность наглядно представить руководству результаты работы. А также самому директору по персоналу понять, насколько его подразделению удалось выполнить ключевые показатели, какие зафиксированы тренды эффективности, зависимости и другие важные метрики. Информация в этом случае подается в понятном компактном виде с возможностью оценить индикаторы с разных сторон. В статье – виды дашбордов, которые применяют в HR и в чем их отличие от традиционных отчетов.

Виды дашбордов для HR и преимущества перед традиционным отчетом

HR-dashboard – это цифровая информационная панель с графиками, диаграммами и схемами, которые снабжены небольшими текстовыми пояснениями. Важное преимущество инструмента в его интерактивности и в том, что данные автоматически обновляются. К тому же в ходе презентации результатов проекта или определенного отчетного периода можно выводить на экран те метрики, которые важны в моменте и оценивать их в сравнении с другими показателями.

Дашборд HR наполняет в зависимости от того, с какой целью он сформирован. Отсюда можно выделить два вида дашбордов:

• оперативный,

• аналитический,

• стратегический.

Оперативный дашборд. Такие используют, чтобы оценить и представить руководителю показатели, которые часто меняются и которые нужно постоянно отслеживать – стоимость обучения одного сотрудника в разрезе подразделения, текучесть периода, стоимость подбора с учетом сезонного фактора.

Аналитический дашборд используют тогда, когда нужно свести информацию по разным направлениям работы. Например, так удобно будет представить результаты проекта по массовому рекрутингу, исследования методом 360 градусов или представить анализ продуктивности большого количества работников. В процессе работы можно отслеживать тенденции и делать прогнозы на будущие периоды.

Стратегический HR-дашборд. Он уместен для того, чтобы исследовать результативность бизнеса в целом и интересны в первую очередь топ-менеджерам компаний, а также, чтобы ставить и корректировать стратегические цели развития компании.

Сравнение традиционных отчетов и HR-дашбордов

Обратите внимание! Как правило, за построение дашборда отвечает специально обученный специалист- аналитик в службе персонала или в отделе аналитики. Он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в яркий и понятный дашборд и передает заказчику – руководителю, HR-специалисту, проектному менеджеру.

Возможности дашборда HR для разных направлений работы

HR-дашборды подходят под любые направления работы и разные проекты: обучения, рекрутинга, оценки персонала. Например, с помощью дашборда адаптации можно увидеть, сколько подобранных специалистов остаются в компании, а сколько уходит. В какие периоды адаптация работает эффективно, а когда пробуксовывает и сделать прогнозы на будущее.

Создавать можно и дашборд HR в Еxcel самостоятельно по рекрутингу или адаптации. Чтобы сделать такой дашборд в Excel, нужно создать таблицы с целевыми показателями и вывести на отдельный лист необходимые метрики. Останется только украсить панель и подсветить разными цветами нужные нюансы. Вместе с тем корпоративные CRM-системы для HR-работы сегодня справляются с задачей быстрее – формируют дашборд отчет автоматически и экономят время на создание визуализации и аналитику.

Дашборды для HR позволяют подключаться к большому списку источников данных, начиная от обычных файлов и заканчивая источниками больших данных или к веб-сервисам социальных сетей. Часто заранее подготавливается специализированный для аналитики источник или многомерный OLAP-куб. Примеры дашбордов показали, что это делается в случаях, когда запрос данных к исходному источнику требует большого количества времени или запрос перегружает сервер.

Совет. Получить хороший набор диаграмм можно с помощью приложения «Power BI». Сервис дает возможность создавать HR-dashboard, публиковать отчеты и просматривать их на мобильных устройствах и планшетах. Здесь же много встроенных вариантов диаграмм с возможностью использовать фильтры, таблицы, интерактив. Другие популярные сегодня сервисы «Tableau» для визуализации данных и абсолютно бесплатный, и простой в использовании «Google Data Studio».

Как сделать HR-дашборд

Чтобы сформировать интерактивную панель с визуализированной информацией, нужно сделать несколько последовательных шагов.

Неважно, как происходит создание дашбордов в HR – в Excel, при помощи BI-платформ или языков программирования. Главное – определить, есть ли нужное программное обеспечение в компании, достаточно ли компетенции специалистов, участвующих в подготовке, учесть сроки для решения задачи.

Размещая на экране визуальные элементы, важно придерживаться принципа от общего к частному. Человек считывает данные сверху вниз и слева направо. Поэтому стоит размещать блоки информации с учетом этой особенности восприятия.

В верхней части – ключевые показатели. Обычно их выводят одной цифрой, иногда добавляют цветные индикаторы для сравнения с планом или предыдущим периодом. В середине дашборда размещают важные графики и диаграммы, которые доносят цель интерактивной панели.

В нижней части дашборда располагается детализация показателей, чаще всего для этого используют таблицы с раскрывающимися при клике подробностями вплоть до фамилий конкретных работников.

Основные термины дашборд-таблиц

Обратите внимание! В работе с дашбордами для HR важен нейминг. Полезно научиться давать понятное название как самому отчету, так и визуальным элементам на интерактивной панели. Названия должны отражать суть доносимой информации и не вызывать дополнительных вопросов.

Читайте на сайте статьи по теме Как составить HR-отчет о проделанной работе HR-аналитика: зачем нужна и как внедрить в компании Главные HR-метрики, которые все анализируют