Кanban – это метод управления проектами, которые завязаны на четкие дедлайны и качество конечного продукта. Слово kanban переводится с японского языка как вывеска или доска. Так kanban доска представляет собой ключевой инструмент метода и используется для визуализации результатов по каждой задаче и проекту в целом. Цель – сделать рабочий процесс максимально понятным для всех участников и равномерно продвигаться к результату.
|
Содержание
|
|
Пример канбан-доски |
Суть и содержание метода управления kanban
В основе метода управления kanban два основных правила. Первое – рабочий процесс нужно визуализировать, чтобы в каждый момент можно было оценить уровень загруженности сотрудников и оперативно вносить коррективы. Второе правило – количество задач, которые одновременно находятся в работе должно быть ограничено. Нужно определить предельный максимум и придерживаться его. Таким образом kanban метод позволяет видеть поток работы на каждом этапе, обеспечивая равномерную нагрузку при выполнении процесса.
|
Обратите внимание! Метод канбан содержит одну цель – стабильно добиваться готового качественного продукта вовремя. Это возможно, потому что правила kanban объясняют, кому и когда что делать, в каком количестве и за какое время. Одно из основных преимуществ системы – возможность ранжировать задачи по степени важности и в любой момент видеть текущую картину. |
Принципы работы kanban метода
Представим, что процесс подбора персонала состоит из отдельных этапов: снятие информации с заказчика, формулировка объявления, организация потока кандидатов, первичный отсев, входящая оценка, представление финальных кандидатов и оффер. На каждом этапе возможно сотрудничество с разными экспертами и подрядчиками, при этом цель одна – закрыть вакансию и получить эффект от работы сотрудника.
Внедрение канбан помогает организовать весь процесс, определив, сколько подзадач на каждом этапе, с какими проблемами можно столкнуться на любом этапе и как устранить факторы, которые мешают выполнить проект в срок. Удачный результат обеспечивается несколькими принципами работы.
Первый принцип – это обязательный визуал. Нужно заполнять карточки kanban на каждую задачу и указать статус: «сформулировать заявку на подбор» – статус «в работе». Второй принцип – ограничение незавершенного объема работы на одного исполнителя. Нужно заранее определить возможное оптимальное количество задач для продуктивной работы и придерживаться его.
Третий принцип концепции kanban заключается в том, чтобы оперативно обновлять статус задач, не допуская устаревшей информации и хаоса. Четвертый принцип – четко использовать канбан-правила, которые касаются того, как обрабатывать новые задачи и как поступать при возникновении проблем.
Пятый принцип касается обратной связи. Это о том, как вносить предложения, оптимизировать процесс и вводить методики, которые влияют на рост продуктивности и помогают быстрее завершить задачи.
Чтобы расставить приоритеты и исключить срывы сроков выполнения задач, каждой присваивают класс обслуживания. Всего четыре класса задач, которые на доске обозначают разными цветами: приоритетные, значимые, стандартные, низкие.
Рекомендации по ритмичности канбан встреч
| Периодичность | Условия |
|
Ежедневно |
Задача заблокирована |
|
Раз в две недели |
Одна встреча – добавление новых задач и распределение между исполнителями. Вторая – анализ результатов и способы их улучшения. |
|
Раз в месяц |
Обзор рисков, проблемных задач, оценка их влияния на продуктивность рабочего процесса |
|
Раз в квартал |
На встрече оценивают выбранный порядок работы, проводят корректировку при отклонениях |
|
|
Обратите внимание! Все kanban задачи и процесс сопровождают каденции. Это периодические встречи, в ходе которых решают вопросы процесса и устраняют помехи. Периодичность встреч зависит от количества задач и интенсивности работы с ними. |
Инструменты канбан
Доска – это обязательный элемент kanban процесса. Доски обязательны и в scrum, и в кanban, хотя есть отличия scrum от kanban. У каждого участника команды есть доступ к доске и в любое время можно увидеть, на каком этапе находится задача. Канбан доска может быть реальной или виртуальной: можно использовать простую пробковую или специализированные программы.
Kanban-доска подстраивается под любой процесс и применяется в любой области. Например, чтобы составить список дел по организации обучения и аттестации остаточных знаний.
У каждого проекта есть план процесса работ. Сначала его анализируют и разделяют доску на столбцы, которые отражают выбранне этапы. Но можно канбан-доску использовать и для текущих задач в отделе, а не только для проектов. Пример – ниже.
Kanban-карточки – это задачи, которые движутся по потоку и перетекают в другие столбцы в зависимости от их состояния. На карточке или стикере пишут название задачи и прикрепляют в начало доски. C помощью kanban-доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов.
|
|
Совет. Наименование столбцов меняют в зависимости от проекта, но важно сохранять их последовательность – это ключевая ценность кanban, которую называют потоком. |
Как правильно вести Kanban-доску
Как говорили выше, доска – это обязательный элемент kanban процесса. Ниже правила, как вести канбан-доску.
Фокусировать внимание на ближних задачах. Нужно сосредоточиться на тех задачах, которые можно закончить сегодня или максимум завтра. Ведь ценность работы – это завершенная работа. Только после этого можно переходить к следующим задачам.
Ограничить объем колонки «в процессе работы». Любой проект может забуксовать из-за узких мест в процессе или попытки выполнить за раз слишком много. Поэтому стоит следить за тем, чтобы не было перегруза в задачах.
Измерять пропускную способность и время выполнения. Метод kanban помогает делать больше за то же количество времени. Для этого нужно выполнять замеры ключевых метрик и измерить пропускную способность команды по задачам и общее количество выполненных работ.
Создать прозрачный рабочий процесс. Доска кanban выступает как источник прозрачности и понятности в работе над проектом. На идеальную прозрачность работает принцип: «если задачи нет на доске, значит над ней не работают».
Кастомизировать доску. Каждая компания, ее задачи и текущие проекты уникальны и не укладываются в эту номенклатуру. Стоит наполнять колонки смысловым значением, которое подчеркивает специфику задач на проекте.
