Обходной лист при увольнении (или маршрутный лист увольняющегося сотрудника) – ценный инструмент, который используют при организации выхода сотрудника из компании. В статье – ответы на вопросы, обязателен ли обходной лист при увольнении и как с ним работать.
|
Содержание
Обходной лист при увольнении: что это такое Зачем выдавать сотруднику обходной лист при увольнении В каких случаях и как использовать обходной лист при увольнении законно |
Обходной лист при увольнении: что это такое
Обходной лист при увольнении – это внутренний документ компании, который используют в процессе завершения трудовых отношений с сотрудником. По структуре это перечень подразделений или ответственных лиц, которые имеют полномочия подтвердить, что у сотрудника нет задолженностей и нерешенных вопросов. По формату это чек-лист, с помощью которого удобно упорядочивать передачу дел, возврат имущества и окончательное урегулирование всех обязательств сотрудника.
Современное трудовое законодательство не регламентирует работу с обходным листом, в отличие от трудовой книжки или обязательного приказа об увольнении. Именно поэтому форму обходного листа при увольнении, а также его графы компания может разработать самостоятельно, учитывая специфику бизнеса и внутренние правила.
|
Типовое содержание обходного листа при увольнении (образец)
|
|
Обратите внимание! Обходной лист при увольнении – не формальность, а по-настоящему эффективный управленческий инструмент. Работа с ним систематизирует процесс увольнения, защищает работодателя от финансовых потерь, утечки информации и юридических рисков. Корректное внедрение и использование обходного листа поможет правильно расстаться с сотрудником, сохранить активы компании и поддержать высокий уровень организационной дисциплины. |
Зачем выдавать сотруднику обходной лист при увольнении
Несмотря на то, что закон ничего не говорит о том, нужен ли обходной лист при увольнении, документ приносит ощутимую пользу. Основной плюс в том, что правильно оформленный документ способен помочь минимизировать большое количество рисков. Какие именно это риски, смотрите ниже в таблице:
Области применения обходного листа для защиты от рисков при увольнении
| Область применения | Подробности |
|
Сохранность материальных ценностей |
Сотрудники часто пользуются корпоративными ноутбуками, телефонами, планшетами, инструментами, пропусками, форменной одеждой, ключами от помещений. Обходной лист гарантирует, что все это будет сдано до окончательного расчета. Системный подход к возврату имущества снижает риск его утери, хищения или несанкционированного выноса. |
|
Информационная безопасность и защита данных |
IT-отдел подтверждает деактивацию учетных записей сотрудника в корпоративных системах, электронной почте, базах данных, CRM. Это критически важно для предотвращения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации и коммерческой тайне после увольнения. Использование обходного листа при увольнении обеспечивает возврат жестких дисков, флеш-накопителей, документов, содержащих служебную информацию. |
|
Финансовая дисциплина |
Бухгалтерия или финансовый отдел подтверждает отсутствие за сотрудником непогашенных авансов, невозвращенных подотчетных сумм, компенсаций за перерасходованные ГСМ. Полностью заполненный обходной лист позволяет бухгалтерии правильно рассчитать все удержания и выплаты. |
|
Передача дел и проектов |
Руководитель отдела подтверждает, что сотрудник передал все текущие проекты, документацию, клиентскую базу и необходимую информацию преемнику, обеспечивая плавность перехода и отсутствие провалов в работе. |
|
Юридическая защита и снижение рисков |
В случае возникновения споров (например, о невозврате имущества или о наличии задолженности) подписанный сотрудником обходной лист будет доказательством того, что сотрудник знал о наличии неурегулированных вопросов при увольнении. Обходной лист подтверждает, что компания действовала в рамках своих внутренних регламентов, что укрепляет ее позицию при возможных проверках или судебных разбирательствах. Четкая и прозрачная процедура увольнения демонстрирует профессионализм компании, что положительно сказывается на ее имидже как работодателя и в целом на корпоративной культуре. |
Подробнее об организации безопасных увольнений узнаете из курса повышения квалификации «HR-конфликтолог. Управление трудовыми конфликтами. Эффективное увольнение»
В каких случаях использовать обходной лист при увольнении законно
Эффективность процедуры зависит от того, насколько правильно инструмент интегрирован в общую процедуру увольнения. Независимо от того, обязателен или нет обходной лист при увольнении, документ нужен при любом виде увольнения – по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя.
Инициировать процедуру оформления документа следует не позднее чем за несколько дней до увольнения, чтобы у сотрудника было достаточно времени для обхода всех адресатов. В идеале обходной лист при увольнении выдают в первый день после получения заявления на увольнение или после подписания соглашения о расторжении договора.
Как использовать обходной лист при увольнении
Первым этапом нужно разработать и утвердить форму обходного листа. Удобнее создать унифицированный вариант, адаптированный под специфику компании. Утверждают документ внутренним приказом или регламентом, делая обходной лист обязательной частью процедуры увольнения. В документ включают все необходимые подразделения и четкий перечень того, что должно проверить каждое из них.
При выдаче документа сотруднику его нужно проинструктировать – подробно объяснить назначение обходного листа, порядок прохождения и сроки. Важно четко обозначить, что без полного заполнения обходного листа могут возникнуть задержки с окончательным расчетом (в частности, в части удержаний, если возникнет необходимость) и выдачей документов. При этом у сотрудников отделов тоже должны быть четкие инструкции о том, что именно они должны проверять.
В тех компаниях, где есть обходные листы, итоговый расчет с сотрудником и выдача ему трудовой книжки, а также других документов происходит только после сдачи заполненного документа. Однако по закону работодатель обязан выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет в последний рабочий день сотрудника (ст. 80, 84.1 ТК РФ), независимо от наличия или отсутствия обходного листа. Этот документ, скорее, является инструментом для выявления и урегулирования возможных задолженностей до окончательного расчета.
|
|
Обратите внимание! Если по результатам обходного листа выявится материальная задолженность, работодатель вправе применить процедуру удержания из заработной платы с соблюдением всех законодательных норм или взыскания через суд. Однако это не дает ему права задерживать выплату окончательного расчета и выдачу трудовой книжки. Отсутствие подписанного обходного листа не является законным основанием для невыплаты заработной платы. |
