Корпоративные правила поведения внутри команды могут сложиться сами по себе и выглядеть, как свод неписанных способов взаимодействия. В этом случае есть риск нарушения этических норм, который однажды приведет к напряжению и конфликтам. Поэтому над созданием правил корпоративного поведения нужно целенаправленно работать – создать кодекс, который охватывает все сферы внутрикорпоративной жизни и обязателен к исполнению всеми сотрудниками организации. Что в него включить, узнаете из этой статьи.
|
Содержание
Что такое корпоративные правила поведения и зачем они нужны |
Что такое корпоративные правила поведения и зачем они нужны
Отличие коллектива или команды от рандомной группы людей в том, что их участники придерживаются общих для всех норм и правил поведения. Четкая система координат помогает сотрудникам быстрее адаптироваться в команде, успешно вести совместную деятельность и добиваться целей, не отвлекаясь на выяснение отношений и выбор нравственных ориентиров. Ведь у каждого сотрудника компании свое представление о том, «то такое хорошо, и что такое плохо».
Задача документа под условным названием корпоративные правила поведения – закрепить допустимые способы действовать в типичных ситуациях на работе. Конечно, это не однажды зафиксированные нормы, которые предписаны и не могут быть изменены. Внутренние правила корпоративного поведения в идеале – подвижная структура, которая меняется и развивается вместе с компанией.
|
Правила корпоративного поведения создают в пять этапов:
1-й этап. Собрать инициативную группу
2-й этап. Продумать структуру и содержание
3-й этап. Выбрать формат и стиль
4-й этап. Проверить гипотезу на фокус-группе
5-й этап. Выпустить документ в свет и популяризировать |
Корпоративные правила поведения – это свод правил и норм, которые должен знать и исполнять каждый сотрудник компании. Документ регулирует отношения между коллегами, руководителями и подчиненными, сотрудниками и внешними партнерами, онлайн взаимодействие и визуальную составляющую рабочего поведения. Четкое исполнение правил корпоративного поведения гарантирует благоприятный климат в коллективе и гармоничные рабочие отношения между сотрудниками, которые складываются из:
-
Внешнего проявления паттернов уважения между участниками команды.
-
Осознания границ дозволенного в процессе общения.
-
Понимания, что можно выносить за пределы компании, а что только для внутреннего пользования.
-
Использования одинаковых инструментов для разрешения противоречий и конфликтов интересов.
-
Единых стандартов действий при разнообразии характеров, темпераментов и культурных кодов.
Что включить в правила корпоративного поведения
Корпоративный кодекс с правилами и нормами затрагивает разные аспекты коммуникации людей в процессе выполнения рабочих задач. Чтобы документом было удобно пользоваться, его структурируют по определенным темам, начав с презентации общих этических принципов. После общих положений можно перейти к тематическим разделам. Ниже приведем примеры таких разделов.
Раздел 1. Общие принципы корпоративных правил поведения
-
Мы уважаем коллег, партнеров и клиентов независимо от их статуса и других факторов.
-
Мы проявляем пунктуальность, не опаздываем на очные и онлайн встречи, соблюдаем договоренности и дедлайны, сообщаем партнером об изменении планов.
-
Мы соблюдаем конфиденциальность и тщательно контролируем коммуникации за пределами компании и в онлайн пространстве.
-
Мы придерживаемся профессиональной этики, выполняя задачи качественно и в срок.
-
Мы хорошо выглядим и придерживаемся принятого в компании дресс-кода в зависимости от ситуации.
-
Мы ценим доброжелательное общение, слышим друг друга, благодарим друг друга за поддержку и помощь.
Раздел 2. Общение и субординация внутри компании. Во втором разделе правил корпоративного поведения регламентируют отношения между сотрудниками на работе. Можно закрепить форму обращения к коллегам и руководителям в устной и письменной деловой коммуникации на «Вы», на «ты», по имени или имени отчеству в зависимости от ситуации.
|
Пример
«Участники совещаний и переговоров обращаются друг к другу на «вы» по имени или по имени отчеству. При этом в частных беседах при взаимном согласии допустимо обращаться друг другу на «ты». |
Также можно прописать в первом разделе порядок обращений с рабочими вопросами и просьбами. Например так: «Подразделения компании друг для друга являются внутренними заказчиками. Все вопросы, запросы и обращения нужно фиксировать (почта, мессенджер, форма на портале). А тот, кому пришел запрос, должен в течение часа ответить на обращение и сориентировать по времени ответа».
|
Совет. В разделе правил корпоративного поведения про субординацию можно прописать также возможность или невозможность обращаться к вышестоящему руководству минуя непосредственного начальника, допустимость транслирования рабочих сюжетов в личных блогах и страницах соцсетей, правомерность дружеских и родственных связей на работе. Все эти аспекты рабочего взаимодействия могут становиться поводом для конфликтов, поэтому нуждаются в регламентации. |
Раздел 3. Правила онлайн общения. В последние годы цифровые коммуникации быстро развиваются – люди стали чаще общаться онлайн. Это стало нормой и в работе. Чтобы оставаться на связи, быть услышанным и понятым на расстоянии, нужно придерживаться правил этики, как и в реальном общении. Поэтому среди активных пользователей мессенджеров и соцсетей сформировался этикет, который полезно отразить в правилах корпоративного поведения.
Пропишите, что мессенджеры используют для быстрых и коротких контактов чтобы быстро решать вопросы. Например, уточнить спорную цифру в отчете или договориться о созвоне, а не вести длинную раздражающую партнера переписку. В документе также можно коснуться темы социальных сетей. Напомнить сотрудникам, что даже частная страница не только его личная территория. Это инструмент, с помощью которого потенциальные партнеры и кандидаты часто делают вывод о компании, в которой работает специалист. Поэтому важно сохранять баланс: нельзя размещать на собственной странице негатив о работе, клиентах и коллегах, провоцировать конфликты и обсуждать их. Это может испортить репутацию, разрушить отношения и привести к увольнению.
Электронная почта – по-прежнему основной инструмент делового общения. Часть корпораций предписывают своим сотрудникам и партнерам общаться только там. Другие выбирают этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности. Тем более что информацию, которая содержится в имейл, можно использовать, как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.
Пять пунктов, которые полезно внести в правила корпоративного поведения
| Тема, действие | Пояснение |
|
Регламентировать видеоконференции, которые помогают сохранить командный дух и экономят время |
Правила для видеоконференций гарантируют продуктивность онлайн-встреч и уберегут участников от зря потраченного времени, неприятных ситуаций и неловкости. Организатор встречи заранее согласовывает с участниками время звонка и формат – с включенной камерой или без. Людям нужно подготовиться к разговору, особенно если придется видеть друг друга. В начале онлайн-встречи нужно проверить устойчивость интернет-соединения и попросить собеседников сделать то же самое, чтобы полноценно общаться. Включать камеру или нет – решает руководитель или большинство. По умолчанию стоит ориентироваться на собеседников и выключать микрофон, когда говорит кто-то другой. |
|
Напомнить правила деловых переговоров по телефону |
Несанкционированный разговор по телефону сегодня нежелателен и воспринимается как вторжение в личное пространство. Поэтому в правилах корпоративного поведения можно прописать, что в ситуации, когда разговор предпочтителен, нужно заранее договориться с абонентом о времени и обозначить тему. За 10–15 минут уточнить в чате или мессенджере, все ли в силе и всем ли удобно говорить. |
|
Регламентировать общение с внешним миром |
Каждому сотруднику нужно общаться с потенциальным партнером или клиентом доброжелательно, уважительно, без панибратства и агрессии. Это касается и тех случаев, когда к нему обращается незнакомый человек на конференции, стенде выставки, во время социального мероприятия. Ведь любой работник – лицо компании и не может себе позволить рисковать репутацией работодателя. |
|
Прописать дресс-код |
Если тема стиля важна для руководства компании, ее тоже можно регламентировать. Желательно в легких формулировках, которые отражают суть пожеланий к внешнему виду: «в повседневной работе одеваемся, как удобно, а на деловых встречах выглядим посерьезнее: брюки, рубашка, галстук и пиджак желательны». Или: «шорты и топы без рукавов нежелательны, даже когда за окном жара – у нас работает климат-контроль». |
|
Перечислить табу |
Этот раздел может казаться чем-то негативным, но это не так. Это важное сообщение персоналу, которое поможет не попадать в неприятные ситуации и чувствовать себя более комфортно. Пример табу: «офис компании – пространство без дискриминации по любому признаку», «мы против открытых конфликтов и за цивилизованный диалог», «мы уважаем друг друга, поэтому: не используем резкий парфюм, громко не кричим, не ведем личных разговоров за рабочим столом и не критикуем коллег за спиной». |
|
|
Совет. Пропишите в правилах корпоративного поведения требования к электронному адресу. Он должен быть легким и понятным и содержать полезные данные – инициалы или название компании. Например, тяжело с адресом PreeedLykeW@. Намного проще воспринимать адрес Petrova_rezume@. В подписи к письму поместите свои данные – должность, компанию, сайт, телефон, дополнительные контакты, например, Telegram или Skype. |
Как заставить сотрудников следовать правилам
Доведите до сведения сотрудников правила корпоративного поведения и активно популяризируйте. Важно добиться, чтобы люди прочитали документ, поняли смысл и не саботировали выполнение правил. Чтобы это стало возможно, изначально нужно сделать документ читабельным, не перебарщивать с количеством слов, придумать яркую подачу и сопровождать формулировки интересной инфографикой. Запоминается и становится паттерном поведения то, что человек видит постоянно.
Поэтому полезно будет в повседневной рабочей жизни чаще напоминать сотрудникам важные принципы поведения в формате цитат из корпоративных правил поведения. Для этого можно использовать разные каналы коммуникации: мессенджеры, чаты, аккаунты в соцсетях, портал, приложения и тематические группы. Обеспечьте контроль выполнения корпоративных правил поведения, избегайте двойных стандартов.
Поддерживать безупречное корпоративное поведение можно с помощью небольших поощрений и преференций, а не штрафов и наказаний. Нетворкинг, возможность представлять компанию во внешней деловой среде, памятные презенты, премии – все это позволяет сотруднику осознавать свою значимость и причастность к делу и важной для него группе людей, где есть кодекс поведения и правила общения.
|
Пример
В правилах корпоративного поведения прописали, что нельзя обедать за рабочим столом. Это правило обязательно для всех. Плохо, если сотрудники видят, что очень важный специалист, у которого горят дедлайны машет на всех рукой и поглощает за компьютером резко пахнущие блюда из соседнего ресторана. «Если ему можно, то почему другим нельзя?» – возмущается коллектив. |
|
|
Обратите внимание! С сотрудниками, которые не хотят соблюдать правила корпоративного поведения нужно говорить, убеждать, показывать полезность регламентированных действий для всех. Можно побеседовать в неформальной обстановке и попросить быть внимательнее с своему поведению. Обычно этого бывает достаточно, так как человек может сразу не понять, что именно от него требуют. |
