Система внутренних коммуникаций в компании обеспечивает обмен идеями и решениями, способствует конструктивному диалогу и своевременному информированию персонала о текущих делах и перспективных планах. Глобально внутренние коммуникации представляют собой систему отправки и получения деловых и организационных сообщений, а также место хранения информации. В статье несколько примеров, какие каналы коммуникации используют внутри компании, чтобы формировать единое информационное пространство и повышать уровень взаимодействия между коллегами.
|
Содержание
Что такое внутренние коммуникации Для чего компании развивать внутренние коммуникации |
|
Памятка «Набор инструментов корпоративных внутренних коммуникаций» |
Что такое внутренние коммуникации
Понятие внутренних коммуникаций в компании объединяют различные инструменты, с помощью которых руководители взаимодействуют с подчиненными, подразделения друг с другом и сотрудники между собой. Потоки информации при этом поступают сверху вниз, снизу вверх и горизонтально в зависимости от информационного повода и способа подачи информации.
|
Пример
Комментарии под релизом профессионального конкурса с призами и грантами генерального директора, скорее, относится к внутренним коммуникациям сверху вниз, запросы сотрудников к управленцам – снизу вверх. А переписка в корпоративном чате или отчет команды волонтеров о проведенной акции можно расценить, как горизонтальную коммуникацию. |
Оптимальный набор инструментов и способов внутренних коммуникаций современной компании разнообразен: включает онлайн и офлайн ресурсы, автоматизированные системы, каналы для общения и разнообразные сервисы с корпоративным контентом.
|
Совет. Если используете средства корпоративных или внутренних коммуникаций, желательно придерживаться важных принципов. Срочную и важную информацию давайте в максимальном количестве источников и контролируйте доставляемость до сотрудников через руководителей и лидов. Несрочный, просветительский и развлекательный контент лучше подавать асинхронно, чтобы не отвлекать людей от выполнения их функций и задач. Каждый сотрудник должен иметь возможность в своем темпе и режиме знакомиться с такими новостями. |
Для чего компании развивать внутренние коммуникации
Ключевая задача системы внутренних коммуникаций – создать в компании общее информационное пространство без зон тотальной тишины, которые неизбежно заполняются слухами, интригами и манипуляциями. Плюс открытого информирования – достоверная информация на всех уровнях подчинения и для всех категорий персонала.
Пример возможной проблемы при недостроенной системе внутренних коммуникаций
В компании до установки единой системы информирования, новости сотрудникам сообщали непосредственные руководители, которые, в свою очередь, узнавали их на совещаниях. Так, в частности, новость об изменении моделей мотивации была интерпретирована управленцами по-разному: «скоро повысят зарплату», «могут убрать бонусы», «скорее всего, понизят тарифы» и «точно увеличат план». В результате такого информирования в отдельных командах возникло напряжение и часть сотрудников принялась посматривать по сторонам в поисках лучших условий. А ведь никакого официального релиза новой системы мотивации не было – проблема в отсутствии единого источника корпоративно информации.
Еще одна задача хорошо выстроенных внутренних коммуникаций в организации – улучшение корпоративной культуры и развитие бренда работодателя. В результате информационной открытости, свободному обмену новостями и взаимной обратной связи в командах складывается благоприятный психологический климат и устанавливаются здоровые рабочие отношения, которые легко считываются и за периметром организации. В результате текучесть действующего персонала снижается, а ценные специалисты даже в ситуации кадрового голода сами стремятся попасть на работу в компанию.
|
ТОП-5 критериев эффективности внутренних коммуникаций
1. Сотрудники регулярно и своевременно получают информацию. На практике это выглядит так: накануне важных событий, введения новшеств, после окончания проектов, акций и исследований персонал осведомлен о результатах активностей и понимает, как действовать дальше.
2. Информация точно достигает нужного адресата. В информационном потоке есть данные, которые показывают всему коллективу, а есть те, которые предназначены для определенных категорий персонала. Это разделение нужно соблюдать. Иначе сотрудники будут получать избыточную информацию и не смогут ее переработать.
3. Уровень вовлеченности и информированности сотрудников. Результат по этому критерию получают при помощи регулярных опросов вовлеченности в процессы компании. Ключевые вопросы при этом могут быть сформулирован так: «Считаете ли вы, что хорошо осведомлены о том, что происходит в компании?» и «Какой информации о процессах в компании вам не хватает, чтобы решать задачи и комфортно взаимодействовать внутри коллектива?»
4. Благоприятный психологический климат в командах. Этот критерий может быть определен также с помощью опросов. Кроме этого, HR-блок
может замерять в коллективах уровень тревожности, конфликтности и климата доверия. Там, где информационные потоки свободно движутся и покрывают 100 процентов персонала, общение в коллективах будет благоприятным, а количество разногласий снизится.
5. Согласованность действий в командах. Внутренние коммуникации помогают сотрудникам эффективно обмениваться информацией, чтобы достигать рабочих целей. Поэтому там, где система обмена данными хорошо налажена уменьшается количество ошибок в работе, становится меньше срывов дедлайнов из-за искажения информации и в целом элементы системы работают более согласованно. |
|
|
Обратите внимание! Важная функция системы внутренних коммуникаций – давать четкую, своевременную и достоверную информацию персоналу в кризисные моменты, чрезвычайных ситуациях и накануне серьезных изменений. Спокойный и деловой тон сообщений поможет успокоить людей, дать четкие инструкции к действию и обрисовать ближайшие перспективы компании. Именно внутриком поможет расставить все по полочкам и донести до персонала, что происходит, как настроено высшее руководство, когда и какие решения будут приняты и, как это повлияет на конкретных сотрудников. Если внутренние коммуникации не работают, начинается паника и хаос, которые могут стоить компании огромных денег и даже жизни. |
Кто занимается внутренними коммуникациями в организации
В небольших по численности компаниях (до 200 человек) внутренними коммуникациями может заниматься директор по персоналу, линейный HR-специалист или кото-то из сотрудников отдела PR и рекламы. По мере масштабирования организации функционал в области обмена информацией расширяется и требуют больших ресурсов и внимания. Тогда в штате появляется менеджер по внутренним коммуникациям или внутри службы персонала создают отдел по управлению внутренними коммуникациями.
Основной функционал: управление каналами коммуникаций, создание контента на основе информационных поводов, обратная связь персоналу, проведение опросов и исследований и информационное сопровождение событий, проектов и акций, которые проводит компания.
|
Смотрите запись вебинара «Диагностика корпоративной культуры: определяем тип и вектор развития» с Анной ДЕВЯТЬЯРОВОЙ. Скачайте презентацию спикера бесплатно здесь. |
Как построить систему внутренних коммуникаций в компании
Идея оптимизировать процесс движения корпоративных информационных потоков может исходить от первого лица компании, а может быть инициативой HR или PR специалистов. И в том, и в другом случае работа начинается с подготовки плана и важных расчетов расходов на создание портала, информационной системы, мобильного приложения. К проекту в идеале полезно подключить экономистов, финансистов, IT-специалистов – они в качестве внутренних экспертов помогут выбрать нужные инструменты внутренних коммуникаций и сформировать бюджет.
Если до сих пор никто специально не занимался внутренними коммуникациями компании, это не значит, что их нет. Руководители сообщают подчиненным о своих решениях, доносят информацию об изменениях, запрашивают какие-то данные. Так же между собой общаются и коллеги – поздравляют друг друга с праздниками, договариваются о совместном досуге, помогают с решением рабочих задач.
Не лишним будет оценить, как все это происходит сейчас, чтобы узнать, что сотрудникам и их руководителям хотелось бы изменить, и как они представляют идеальные внутренние коммуникации. Для этого можно провести опрос, например:
1. Какими источниками вы обычно пользуетесь, чтобы получать информацию о текущих делах в компании?
2. С помощью каких инструментов передачи данных вы общаетесь с коллегами, руководителями и подчиненными?
3. В каких случаях вы чувствуете, что не полностью вовлечены в новостную повестку и вам недостает достоверной информации?
4. Какими мессенджерами и соцсетями пользуетесь лично вы в повседневной жизни?
5. Как бы вы хотели получать информацию по работе и жизни в компании?
6. Считаете ли вы, что кроме важных корпоративных новостей в информационном пространстве должен быть развлекательный и общепросветительский контент?
После обработки ответов на вопросы, с учетом экспертной оценки будущего проекта, можно будет составить план с четкими предложениями, визуализировать его в наглядную презентацию и показать руководителю, который уполномочен принять решение об оптимизации в компании системы внутренних коммуникаций.
Набор инструментов корпоративных внутренних коммуникаций скачайте здесь
|
|
Обратите внимание! В процессе работы над систематизацией и улучшением системы внутренних коммуникаций, важно обеспечить безопасность информационных потоков. В идеале в штате компании или по договору должны работать специалисты этого профиля. Это особенно актуально сейчас, когда большая часть данных передается онлайн и может стать известна нежелательным лицам и организациям. Такую работу нужно вести в сотрудничестве со службой безопасности и IT-департаментом компании. |
