Тайм-менеджмент или управление временем – этот навык пригодится в HR. Объем работ в этой сфере предполагает многозадачность, когда в сравнительно небольшой отрезок времени нужно одновременно решать несколько задач разного характера. Есть задачи плановые, срочные и те, которые занимают несколько минут или могут длиться месяцами. В статье о том, как научиться распределять свое время, какие методы тайм-менеджмента использовать, чтобы не срывать дедлайны и при этом не находиться в рабочем тонусе, что называется, 24/7.
Содержание
|
Таблица техник тайм-менеджмента |
Понятие тайм-менеджмента
Слово тайм-менеджмент в переводе с английского языка буквально означает управлять временем, а значит – продуктивно его использовать. Сегодняшний тайменеджмент достаточно сформировался и включает несколько направлений:
-
жизненный;
-
организационный;
-
групповой тайм-менеджмент.
Во всех трех случаях в центре – человек, который действует или по своему усмотрению, или по организованным алгоритмам. Так, к примеру, таймменеджмент в организации, в том числе и групповой внедряют по инициативе руководства, а личный, жизненный – человек организует для себя самостоятельно.
В целом тайм-менеджмент работает по принципам в виде общих правил, включает приемы как способы реализации принципов и инструменты, которые делают возможным выполнение различных приемов и техник.
Обратите внимание! Современный тайм-менеджмент учитывает постоянные изменения, нестабильность и неопределенность вокруг. К тому же даже управление временем берет во внимание личные потребности и интересы личности. Поэтому работы популярных авторов на тему управления временем сегодня опираются на знания психологии и, конечно, предполагают активное использование современных технологий. |
Принципы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент будет успешным, если соблюдать три главных принципа.
Первый принцип тайм-менеджмента – чтобы прийти к результату, нужно поставить цель и спланировать продвижение к ней. План, желательно детальный, позволит действовать более рациональнее, не уходя с пути и не отвлекаясь на посторонние дела.
Планирование представляет собой выбор действий и их последовательности, а значит нужно для начала правильно расставить приоритеты. То есть проранжировать определенные операции и оставить для выполнения только те, которые в определенный момент приведут к нужному результату. Остальные можно отложить на какое-то время или вовсе отказаться от них.
Например, чтобы получить кандидатов, из которых можно выбрать подходящего, подойдет такой план: определить, кого именно искать, потом написать и разместить объявление в правильных каналах, разобрать отклики, ответить на вопросы и мотивировать подходящих соискателей прийти на собеседование. Теперь нужно для каждого действия определить оптимальное время. Скажем, на создание и размещение рекламы хватит часа-полтора, разобрать десяток откликов можно за минут сорок, а пригласить на собеседование быстрее сообщением по мессенджеру, чем звонком на телефон.
Второй принцип тайм-менеджмента – выбор приоритетов в каждый отрезок времени. Если утром в понедельник важно разместить объявления о вакансиях, которые зададут объем откликов на неделю, это нужно сделать именно в это время. Это приоритет. Даже, если поступило задание переключиться на подготовку статистики, отчета или важную беседу с коллегой.
Третий принцип тайм-менеджмента – самодисциплина, так как без этого не получится реализовать ни один пункт плана до конца.
Принципы тайм-менеджмента, которые важны не меньше первых трех:
-
фиксировать предстоящие дела и обозначать те, которые уже выполнены;
-
разбивать крупные дела на более мелкие;
-
выстраивать планы по иерархии от мелких к крупным: планы на день, на месяц, на квартал;
-
бороться с поглотителями времени в момент, когда нужно сделать что-то по плану – разговорами и переписками не по теме, контентом из других сфер;
-
гибко реагировать, если вводные задачи изменились, но доделывать до конца, если все осталось без изменения;
-
анализировать, на что уходит время.
Популярные приемы и техники тайм-менеджмента
Современный тайм-менеджмент накопил уже большое количество техник и приемов. Подробнее – ниже.
Список дел с переносом несделанного в новый список, если дела остаются актуальными. Эта техника тайм-менеджмента заключается в том, что вечером или ранним утром человеку нужно потратить минут десять и записать все, что предстоит сделать в определенный день, а затем последовательно отмечать сделанное. Список может быть произвольным, а может выглядеть как расписание, когда все дела распределены строго по времени. Расписание дает возможность не распылять силы на случайные отвлечения и рационально распределять свои силы.
«Метод лягушки» – еще техника, которую применяют в тайм-менеджменте. Суть его в том, чтобы сначала планировать и выполнять задачи, которые кажутся не слишком приятными, а потом уже все остальные. Замечено, что такими не очень приятными часто оказываются важные задачи, которые сами по себе не рассосутся и могут привести к проблемам. Чем раньше к ним приступить, тем лучше. Например, в HR такими «лягушками» могут быть разбор конфликтной ситуации в команде, подготовка дисциплинарного взыскания, подготовка пакета документов для проверяющих органов.
Матрица Эйзенхауэра – эта техника поможет понять, какие дела требуют срочности, а какие подождут. Это то, что улучшит планирование и тайм-менеджмент.
Нужно разделить лист на четыре квадранта с осями важность и срочность. Получится квадрат 1 со срочными и важными делами. Такие задачи нужно исполнять в первую очередь и в срок, иначе возможны негативные последствия.
Квадрат 2 содержит срочные, но не такие уж важные дела, которые ограничены по времени, не глобально ни на что не влияют. Их можно поручить подчиненному или попросить помощи у коллеги.
С квадратом 3 посложнее – это не срочные, но важные задачи. Их можно сейчас отложить, но спланировать обязательно на какое-то другое время и не забыть.
Квадрат 4 – не срочные и не важные дела. Тут требуется оценить, действительно ли их стоит выполнять или можно спокойно вычеркнуть.
Популярные техники тайм-менеджмента скачайте здесь
Матрица Эйзенхауэра
Инструменты тайм-менеджмента
Инструменты тайм-менеджмента помогают на практике применять методы и техники тайм-менеджмента и делают «управление временем» более удобным. Например, такими инструментами можно назвать бумагу и ручку, чтобы составлять списки или бумажный органайзер, чаще датированный, чтобы вносить пометки на каждый день. Сегодня все большей популярностью пользуются электронные органайзеры и приложения тайм-менеджмента. Это специальные программы и онлайн-сервисы, которые помогают планировать дела, формировать цели и рассчитывать ресурсы.
Электронные планировщики умеют фильтровать и группировать задачи, автоматически выставлять повторяющиеся задачи и напоминать о предстоящих событиях. Пример приложений для тайм-менеджмента: Any.do, Todoist, «ЛидерТаск», Google Календарь, Trello, Google Keep для заметок, планировщик TickTick.
Еще несколько инструментов тайм-менеджмента
|
Механизм напоминания – один из самых полезных инструментов тайм-менеджмента. Ведь человек не в состоянии запомнить огромное количество данных, с которыми сталкивается каждый день. Да и работа часто требует большой концентрации, из-за чего что-то важное и не очень можно забыть. Напоминание позволит вовремя обратить внимание, что нужно отвлечься и выполнить какое-то другое дело.
Полезные книги по тайм-менеджменту
Автор | Название |
Тимоти Пичил |
Не откладывай на завтра |
Лора Вандеркам |
Книга о потерянном времени |
Брайан Трейси |
Тайм-менеджмент |
Дэйв Креншоу |
Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успеть все |
Франческо Чирилло |
Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией |
Владимир Якуба |
Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь |
Ольга Баранова, Елена Погодичева |
Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты |
Ирина Корчагина |
Как успевать все на работе и в жизни. 50 простых правил |
Атул Гаванде |
Чек-лист: как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям |
Мария Хайнц |
Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым |
Читайте на сайте
Модное слово «нетворкинг» и как HR-у развить этот навык
Как развить power-skills – навыки работы в условиях неопределенности
|