Постановка смарт целей и рациональное управление временем помогут HR-у справляться с большим объемом работы, когда в один промежуток времени приходится решать несколько разноплановых срочных и долгоиграющих задач. В статье о том, как научиться планировать рабочее время, какие методы тайм-менеджмента использовать, чтобы не срывать дедлайны и при этом не находиться в рабочем тонусе круглые сутки.
Содержание
Понятие и принципы тайм-менеджмента Популярные методы планирования работы Постановка SMART целей и другие инструменты тайм-менеджмента |
![]() |
Таблица техник тайм-менеджмента |
Понятие и принципы тайм-менеджмента
Слово тайм-менеджмент в переводе с английского языка означает управлять временем, а значит – продуктивно его использовать. Современное понятие практики организации time management включает несколько направлений: жизненный, организационный и групповой. В центре каждого – человек, который действует или по своему усмотрению, или по организованным алгоритмам. Так, к примеру, управление рабочим временем в организации внедряют по инициативе руководства, а за пределами офиса – человек организует для себя самостоятельно с помощью целенаправленного и осознанного целеполагания.
Подробнее остановимся на трех принципах успешного тайм-менеджмента и грамотной постановки целей.
Принцип 1: целеполагание. Целеполагание — это путь к цели, который выстраивают на личных приоритетах, т. е. сначала ставят цель и только потом без лишней тревожности планируют задачи для их реализации. Чтобы добиться определенного результата, важно сформулировать измеримую цель и спланировать шаги продвижения к ней. Понадобится детальный план, который позволит не отклоняться от конечной цели и действовать более рационально. Сначала нужно проранжировать определенные операции и оставить для выполнения только те, которые в определенный момент приведут к нужному результату. Остальные можно отложить или вовсе отказаться от них.
Пример
Получить релевантных кандидатов рекрутеру поможет такой план: сначала нужно определить, кого именно искать, потом сформулировать и разместить объявление на подходящих ресурсах. Затем разобрать отклики, ответить на вопросы соискателей и мотивировать их прийти на собеседование. Теперь нужно для каждого действия определить оптимальное время. Скажем, на создание и размещение рекламы хватит часа-полтора, разобрать десяток откликов можно за минут сорок, а пригласить на собеседование быстрее сообщением по мессенджеру, чем звонком на телефон. |
Принцип 2: расставить приоритеты, а потом придерживаться их, не распыляясь на пусть даже срочные, но второстепенные задачи. Если в понедельник утром нужно разместить объявления о вакансиях, которые зададут объем откликов на неделю, это важно сделать именно в это время. Это ключевой приоритет. Даже, если от руководителя поступило задание переключиться другие дела: подготовку статистики, отчета или важную беседу с коллегой.
Принцип 3: исполнительская дисциплина. Это значит, что зафиксированные в плане пункты на пути к цели нужно обязательно выполнить. Если в процессе работы окажется, что план требует изменений или доработки, сделать это и продолжать двигаться вперед. Без самоорганизации и самодисциплины вряд ли получится реализовать задуманное дело до конца.
Популярные техники тайм-менеджмента скачайте по ссылке.
Еще несколько полезных принципов грамотного целеполагания и ее реализации
|
Популярные методы планирования работы
Практика тайм менеджмента накопила достаточно эффективных техник и приемов, которые облегчают процесс планирования и реализации задач. Можно начать с простых инструментов и постепенно переходить к более сложным методам.
Список дел. Начать вырабатывать привычку планировать дела можно с обычного списка дел с переносом несделанного, если задачи остаются актуальными. Достаточно вечером или утром перед началом нового рабочего дня потратить минут десять и записать задачи, а затем последовательно вычеркивать сделанное. Список может быть сплошным, а может выглядеть как расписание с указанием времени. Список дел помогает не распылять силы на случайные отвлечения и рационально распределять время.
«Метод лягушки». Механизм этой техники тайм-менеджмента в том, чтобы сначала выполнять не слишком приятные задачи, а потом уже все остальные. Например, важные задачи, которые сами по себе не исчезнут и промедление с ними может привести к проблемам. Поэтому, чем раньше к ним приступить, тем лучше. Например, в HR-работе такими «лягушками» могут быть корректировка ЛНА, разбор конфликтной ситуации в команде, подготовка дисциплинарного взыскания или пакета документов для проверяющих органов.
Матрица Эйзенхауэра. Эта техника планирования работы дает возможность разделить срочные дела и второстепенные. Чтобы начать постановку целей и задач, разделите лист на четыре квадранта с осями важность и срочность. Квадрат со срочными и важными делами означает, что исполнять и контролировать их нужно в первую очередь и в срок, иначе возможны негативные последствия. Второй квадрат содержит срочные, но не такие важные дела, которые ограничены по времени, но глобально ни на что не влияют. Их можно поручить подчиненному или попросить помощи у коллеги. С квадратом три посложнее – это не срочные, но важные дела. Их можно сейчас отложить, но спланировать обязательно на какое-то другое время и не забыть. И квадрат четыре – не срочные и не важные дела. Тут требуется оценить, действительно ли их стоит выполнять или можно спокойно вычеркнуть.
Рис. 1. Матрица Эйзенхауэра
Постановка SMART целей и другие инструменты тайм-менеджмента
Инструменты тайм-менеджмента помогают на практике применять методы и техники планирования работы -так управлять временем удобнее. Например, такими инструментами можно назвать бумагу и ручку, чтобы составлять списки или личный бумажный органайзер, чтобы вносить пометки на каждый день.
Сегодня популярны в работе электронные органайзеры и приложения для постановки задач. Это специальные программы и онлайн-сервисы, которые помогают планировать дела, формировать цели и рассчитывать ресурсы. Электронные планировщики умеют фильтровать и группировать задачи, автоматически выставлять повторяющиеся и напоминать о предстоящих событиях.
Вот пример приложений для тайм-менеджмента: Any.do, Todoist, «ЛидерТаск», Google Календарь, Trello, Google Keep для заметок, планировщик TickTick.
Еще несколько инструментов тайм-менеджмента
|
![]() |
Обратите внимание! Механизм напоминания – один из самых полезных инструментов тайм-менеджмента. Ведь человек не в состоянии запомнить огромное количество данных, с которыми сталкивается каждый день. Да и работа часто требует большой концентрации, из-за чего что-то важное и не очень можно забыть. Напоминание позволит вовремя обратить внимание, что нужно отвлечься и выполнить какое-то другое дело. |
Еще один яркий и эффективный инструмент тайм-менеджмента и планирования работы – постановка смарт целей. С его помощью абстрактные идеи превращаются в понятные, конкретные и достижимые цели, которые легко выполнять без угрозы ментальному и физическому здоровью и перспективы выгореть. Предложил методику специалист по стратегическому планированию Джордж Т. Доран, описав ее в статье «SMART – способ описания управленческих целей и задач» в 1981 году. Аббревиатура расшифровывается как: S – конкретная, M – измеримая, A – достижимая, R – значимая, Т – ограниченная.
Расскажем подробнее о каждом из этих понятий:
1. Specific – цель должна быть конкретной и сформулированной так, чтобы любой исполнитель понимал ее о начала до конца и дополнительные разъяснения не требовались. Обязательно в формулировке задачи должен быть зашит вопрос «Что сделать?» Например, в HR-работе это может быть «закрыть вакансии», «разработать чек-лист оценки качества тренинга», «поднять трафик карьерного сайта». Цель подразумевает один конкретный результат.
2. Measurable – ставят измеримую цель, а результат иметь критерии для оценки. Например, «закрыть десять вакансий до 2 июля», «разработать чек-лист оценки качества тренинга к концу недели», «поднять трафик карьерного сайта до 5 000 человек в неделю».
3. Attainable – ставят, достижимую и реалистичную цель, чтобы выполнить ее имеющимися ресурсами. Недостижимые цели снижают мотивацию исполнителей и остаются незавершенными. Постановка целей по smart должна опираться на объективные показатели: например, статистику, данные бенчмаркинга, средние значения по рынку. Так задачи «закрыть двадцать новых вакансий в отделе продаж за неделю» или «к концу недели улучшить психологический климат в коллективе и создать в нем инклюзивную среду» явно нереалистичны.
4. Relevant – любая цель или задача должна быть значимой для подразделения и компании в целом и вести к конечному результату. Даже если небольшая и не глобальная цель, как, например, написать объявление о вакансии или провести день открытых дверей на производстве. В глобальном смысле все это работает на улучшение имиджа работодателя и укомплектованность штата.
5. Time bound – цель должна быть ограничена во времени – месяц, полгода, год. В более короткие сроки команда или исполнитель могут не уложиться, а в случае слишком отдаленной перспективы цель может потерять актуальность и всякий смысл. Если же сроков вообще нет, сотрудники начнут прокрастинировать и заниматься делами, у которых есть дедлайн.