Проект, подразделение или команда становятся успешными, когда сотрудники выполняют задачи и соблюдают дедлайны. А руководитель или уполномоченный сотрудник контролирует процессы и принимает меры, если возникают сбои. В статье о том, какие методы и способы контроля существуют, и как руководителю не тратить на них все свое рабочее время.
Содержание
Зачем устанавливать контроль выполнения работ |
Алгоритм, как руководителю тратить меньше времени на контроль выполнения заданий |
Зачем устанавливать контроль выполнения работ
Контроль за выполнением задач нужен компании любого типа внутренней исполнительской и организационной культуры. Даже при самом демократичном стиле управления важно ставить цели, соблюдать стандарты работы, выдавать результаты и выдерживать дедлайны по задачам. Когда деятельность предсказуема, компания достигает поставленных целей и гармонично развивается. Работники при этом меньше выгорают, хорошо зарабатывают и продвигаются по карьерной лестнице.
А еще грамотная постановка задач и контроль их исполнения обеспечивают процесс работы и помогают:
-
быстро выявлять «узкие места» рабочих процессов и устранять их, не дожидаясь глобальных проблем;
-
поддерживать деятельность команды и благоприятный рабочий климат;
-
управлять производительностью сотрудников;
-
экономить финансовые ресурсы за счет оптимизации труда;
-
высвобождать рабочее время на развитие и реализацию идей;
-
повышать качество обслуживания внутренних и внешних заказчиков;
-
устанавливать понятные требования и критерии начисления вознаграждений;
-
вести профилактику авралов и выгорания персонала из-за переработок.
Совет. Не превращайте контроль выполнения работ в самоценный процесс и тотальную слежку – это даст обратный эффект и снизит продуктивность участников команд. Выбирайте такие методы контроля, которые не унижают человеческого достоинства, не транслируют недоверие к исполнителю и не мешают ему выбирать способы решения поставленных задач. Лучше всего работает контроль заданий по конечному результату с заранее обозначенными точками промежуточного контроля. |
Для тех, кто хочет стать лидером сфере и стремиться к вершине HR-карьеры приглашаем на наш курс «Директор по персоналу» в партнерстве с HRBOX» Программа курса охватывает все ключевые направления: от построения HR-стратегии и подбора персонала до HR-аналитики и построения HR-бренда работодателя. Спикеры – ведущие эксперты-практики в области HR. Хотите узнать подробности обучения? Оставьте заявку нашему менеджеру |
Виды контроля за выполнением работы
В практике управления есть несколько классификаций видов контроля с разными фокусами. Например, можно контролировать процесс или результат. В первом случае менеджеру придется потратить больше времени и сил, без возможности полностью погрузиться в другую работу. При этом не всегда можно ожидать от исполнителя блестящего результата, так как он строил работу по указке извне – особенно этого не любят молодые сотрудники. Контроль же результата в этом смысле более перспективен, но требует от менеджера грамотной постановки задачи, обеспечения процесса и исполнителя нужной квалификации.
Еще одна классификация видов контроля исполнения задач предполагает тотальный, поэтапный или выборочный контроль. Тотальный контроль логично применять в отношении работников на производственных линиях в качестве дублирующей проверки. Цель – минимизировать брак на каждом этапе производства, который приводит к прямым убыткам. Суть выборочного контроля выполнения работ в том, что руководитель сам решает, когда и на какого сотрудника обратить внимание. А периодический контроль отличается тем, что проверки происходят в определенное время – раз в месяц, неделю или по окончании рабочей смены.
Обратите внимание! Структурировать процесс и высвободить время менеджера для другой работы можно с помощью контроля исполнения задач по ключевым точкам. Для этого задачу разбивают на более мелкие части и расписывают четкий план-график с несколькими промежуточными периодами контроля. Например, чтобы закрыть вакансию нужно: создать входящую воронку, составить лонг-лист подходящих кандидатов, провести тестирование и представить нанимающему менеджеру финальных кандидатов. В конце каждого этапа нужно установить контроль выполнения задач. |
Смотрите запись вебинара с Натальей ВОЛОДИНОЙ «Как стать директором по персоналу». Скачивайте презентацию спикера по ссылке. |
Инструменты контроля выполнения задач
Инструменты контроля выбирайте, исходя из характера задачи или рабочего процесса, а также опираясь на особенности корпоративной культуры компании. Чаще всего инструменты и способы контроля комбинируют, чтобы один дополнял другой. Например, для итогового контроля результатов работы отдела продаж за определенный период можно выбрать KPI, индивидуальные отчеты или сформировать автоматический отчет из программы. А можно одно совместить с другим и на общем статусе проанализировать полученные по разным каналам результаты.
Обратите внимание! Контроль выполнения работ должен быть открытым. Поэтому сотрудники должны знать, что за их работой наблюдают. Нужно помнить, что тайная слежка запрещена законом. Более того, работодателю нужно получить согласие сотрудника на то, что его контролируют. Иначе компания нарушит право человека на неприкосновенность частной жизни и тайну переписки согласно статье 137 и 138 УК РФ. |
О том, какие полномочия руководителю можно передать другим исполнителям, а какие лучше оставить за собой и как это правильно сделать, читайте в этой статье.
Рассмотрим подробнее несколько популярных инструментов контроля выполнения работы.
Ревью по задачам или еще один более широкий вариант performance review. Это беседы с определенной периодичностью руководителя с исполнителем и командой исключительно по задачам, а не вообще о качестве работы или о текущих ошибках. Рerformance review – шире и помогает проверять продуктивность вместе с потенциалом. Предполагает самооценку сотрудника по работе за определенный период, а также обратную связь от партнеров и заказчиков.
Пример отчета для ревью по задаче
Пункт | Действия/статус |
Задача |
Организовать подбор, написать продающее объявление о вакансии директора по развитию территорий розничной сети и разместить его в выбранных ресурсах по поиску работы |
Цель |
Привлечь резюме и выбрать из них 10 релевантных кандидатов с опытом развития розничных продуктовых сетей в центральном районе России |
Дедлайн |
20 июня 2024 года |
Критерий выполнения задачи |
|
Фактический результат |
|
Статус выполнения задачи |
Задача выполнена с погрешностью в одного мотивированного кандидата |
Проведение регулярных митапов или летучек. Такие встречи можно проводить по утрам в начале рабочей недели, чтобы обсудить задачи и определить сроки их выполнения. А также в конце недели, чтобы зафиксировать, насколько получилось справиться с запланированным объемом работы. Планерки и летучки не должны затягиваться по времени – здесь нужен четкий регламент. В идеале летучка не должна длиться более 15-20 минут.
Запуск тайного покупателя. Востребованный в ритейле и сфере услуг инструмент контроля выполнения работы. С его помощью контролируют именно процесс, но который прямо влияет на результат: доброжелательность, использование скриптов продаж, работу с возражениями, завершение коммуникации. Метод требует предварительной подготовки: нужно создать стандарт обслуживания клиентов, прописать алгоритмы речевого взаимодействия с ними и обучить всему этому персонал.
Алгоритм, как руководителю тратить меньше времени на контроль выполнения заданий скачайте по ссылке
Еще несколько инструментов контроля выполнения работ
Инструмент контроля | Описание |
Постановка планов и ключевых показателей деятельности |
Это метрики, которые помогают контролировать выполнение работы по результату: количество заключенных договоров, обслуженных клиентов, проданных единиц продукта или объем привлеченных денег. Фактические цифры совпадают с планируемыми – сотрудник справился, и наоборот. Главное ставить в качестве плана достижимые значения и не манипулировать с группировкой значений, иначе у сотрудников не будет мотивации достигать результат.
Пример: согласно KPI менеджер по продажам получает по 25 000 рублей за отгрузку товара на миллион рублей. Это значит за продажи на 2 миллиона он получит 50 000, за 3 миллиона – 75 000 рублей. А что же будет, если он продаст на 2 миллиона 900 тысяч. Все еще 50 000 или 75 000 рублей? Такие нюансы важно учитывать при постановке планов |
Виртуальные доски контроля |
Удобно контролировать выполнение заданий с помощью доски успехов, куда каждый сотрудник заносит свои результаты за определенный период. Хорош метод тем, что минимизирует ощущение контроля сверху и вовлекает сотрудников в процесс самоконтроля. А еще постоянный мониторинг собственных результатов обладает мотивирующим эффектом и подстегивают сотрудника к более продуктивной работе |
Средства отслеживания активности сотрудников |
Помним про обязательность открытого контроля и запрет тайной слежки. Тем не менее, многие компании хотят контролировать время работы подчиненных, особенно на удаленке. Поэтому используют программы мониторинга окон рабочего стола, переходов на сайты и в целом отслеживают активность работы за компьютером. Этот инструмент контроля подходит далеко не для каждой работы, так как не учитывает времени ведения переговоров, мыслительного процесса и других вне экранных операций. А из уже значимых минусов – ощущение тотального контроля снижает ощущение комфорта от процесса работы и как следствие, мотивацию |
Данные в программу поступают из разных источников по мере выполнения сотрудником своей работы. А потом в автоматическом режиме проводится аналитика результатов и срезы по разным критериям: периоды, достижения, деньги, затраченные на результат ресурсы. Менеджеру на основе данных из программы проще распределять нагрузку между подчиненными и контролировать выполнение заданий. При этом никаких отчетов у сотрудников запрашивать не нужно. В любой CRM есть статусы задач, цифры, дедлайны и ответственные (пример программы – Битрикс24) |
|
GPS-трекинг для разъездной работы |
Удобно устанавливать на транспортное средство сотрудника, который по роду деятельности постоянно перемещается по разным точкам города или области. Как правило такие трекеры устанавливают на специальные планшеты и местонахождение сотрудника всегда можно определить. Менеджер понимает, с каким заданием и где находится сотрудник в каждый отрезок времени |
Видеонаблюдение и прослушивание телефонных звонков |
Установленные в офисе, торговом зале или производственном цеху камеры показывают, что происходит на объекте и как развивается ситуация в течение рабочего дня. Метод полезен для борьбы с кражами и при последующих разборах конфликтных ситуаций с клиентами или коллегами. Запись телефонных разговоров также помогает проконтролировать качество работы операторов и в случае негатива восстановить картину коммуникации. Кстати, записи звонков можно сохранять CRM и использовать в улучшении техники продаж |